Übersicht
Das Hotelmanagement-Modul bietet integrierte Hotelfunktionen für Ihre Cloud-Telefonanlage. Hotels können damit Gästezimmer, Weckrufe, Check-ins/Check-outs und die Gesprächsabrechnung über eine zentrale Plattform verwalten. Das Empfangspersonal kann den täglichen Betrieb direkt über den Virtual-Call UC Desktop/Web Client abwickeln.
Voraussetzungen
| Element | Anforderung |
|---|---|
| Abonnement | Enterprise Plan oder Ultimate Plan |
| UC Desktop Client | Version 1.9.3 oder höher |
Schritt 1. Hotelmanagement aktivieren
- Melden Sie sich im PBX-Administratorportal an und navigieren Sie zu Hotelmanagement.
- Aktivieren Sie den Schalter Hotelmanagement aktivieren.
Die Konfigurationsseite enthält drei Tabs: Hotel-Einstellungen, Zimmerverwaltung und Weckdienst.
Schritt 2. Hotel-Einstellungen konfigurieren
Auf dem Tab Hotel-Einstellungen konfigurieren Sie die grundlegenden Hoteleinstellungen, die Gästezimmer-Richtlinien, die Rechnungsinformationen und die Mitarbeiterberechtigungen.
Währung und Gastinformationen
Im Abschnitt Grundlagen geben Sie die Währungseinheit (z. B. €, $, CHF) im Feld Währungseinheit ein. Diese Währung wird auf allen Rechnungen und Abrechnungsdokumenten verwendet.
Um beim Check-in zusätzliche Gastdaten zu erfassen, aktivieren Sie Benutzerdefinierte Gastinformationsfelder und klicken Sie auf Hinzufügen, um eigene Felder zu erstellen (bis zu 10).
Gästezimmer-Richtlinien
Im Abschnitt Raumeinstellungen konfigurieren Sie die allgemeinen Einstellungen für Gästezimmer.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Standard-Check-out-Zeit | Legen Sie die Standard-Check-out-Zeit für Gäste fest. |
| Servicenummer | Wählen Sie eine oder mehrere Servicenummern (z. B. Empfang, Zimmerservice), die Gäste jederzeit vom Zimmertelefon aus anrufen können — unabhängig vom Check-in-Status. |
| Zimmername als Anrufer-ID-Name verwenden | Wenn aktiviert, wird bei internen Anrufen vom Zimmertelefon der Zimmername (statt des Gastnamens) als Anrufer-ID angezeigt. |
| Anrufregeln für Gästezimmer konfigurieren | Legen Sie Regeln für Anrufe zwischen Gästezimmern fest: Anrufe zwischen Gästezimmern verbieten, Nur interne Anrufe zwischen Gruppengästen erlauben oder Anrufe zwischen Gästezimmern erlauben. |
Zimmertypen
Im Abschnitt Zimmertyp definieren Sie die verfügbaren Zimmertypen Ihres Hotels (z. B. Einzelzimmer, Doppelzimmer, Suite). Bis zu 10 Zimmertypen werden unterstützt.
Rechnungsinformationen
Im Abschnitt Informationen zur Rechnungsstellung geben Sie die Hoteldaten ein (Logo, Name, Adresse, Kontaktinformationen). Diese Informationen erscheinen auf allen Gastrechnungen und Rechnungsdokumenten.
Mitarbeiterberechtigungen
Im Abschnitt Clientkonfigurationsberechtigung für die Hotelverwaltung können Sie bestimmten Mitarbeitern (z. B. Empfangspersonal) Berechtigungen erteilen, damit diese Hoteloperationen über den Virtual-Call UC Desktop/Web Client durchführen können.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Berechtigungsregel zu erstellen.
- Wählen Sie die Nebenstelle(n) aus, denen Berechtigungen zugewiesen werden sollen.
- Wählen Sie im Abschnitt Berechtigungstyp die gewünschten Berechtigungen aus:
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Zimmer-Panel | Zugriff auf das Zimmer-Panel im UC Client für Check-in, Check-out, Zimmerwechsel, DND-Einstellung, Raumstatus-Änderung und Weckruf-Verwaltung. |
| Weckdienst | Zugriff auf das Weckdienst-Panel zum Planen von Weckaufgaben und Einsehen der Protokolle. |
| Anrufdienst | Verwaltung von Gastanrufen über das Operator Panel im UC Client. |
| Aufenthaltsverlauf | Einsicht in den Aufenthaltsverlauf der Gäste im UC Client. |
| Check-in-Verlauf löschen | Löschen von Einträgen im Aufenthaltsverlauf. |
Tipp: Es werden bis zu 10 Berechtigungsregeln unterstützt. Diese Berechtigungen gewähren Zugriff auf Zimmeroperationen im UC Client, jedoch keinen Zugang zur Hotelverwaltung im PBX-Administratorportal. Um Zugang auf Administratorebene zu gewähren, weisen Sie dem gewünschten Benutzer die Rolle Hotel Manager zu unter Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle > Benutzerinformationen > Benutzerrolle.
- Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3. Gästezimmer einrichten
Wechseln Sie zum Tab Zimmerverwaltung, um Gästezimmer hinzuzufügen und Raumstatus zu konfigurieren.
Gästezimmer hinzufügen
Sie können Gästezimmer einzeln oder im Stapel hinzufügen.
Einzelnes Zimmer hinzufügen:
- Klicken Sie auf Hinzufügen > Hinzufügen.
- Konfigurieren Sie den Zimmernamen, den Zimmertyp und die zugeordnete Nebenstelle.
- Klicken Sie auf Speichern.
Zimmer im Stapel hinzufügen:
- Klicken Sie auf Hinzufügen > Stapel hinzufügen.
- Wählen Sie den Zimmertyp und legen Sie die Anzahl der zu erstellenden Zimmer fest (1–99).
- Konfigurieren Sie das Zimmernamenmuster (Präfix + Suffix) und die Start-Nebenstellennummer.
- Klicken Sie auf Speichern.
Raumstatus anpassen
Das System bietet 6 integrierte Raumstatus – Schmutzig, Sauber, Geprüft, In Reparatur, Verfügbar und Nicht verfügbar – mit zugehörigen Funktionscodes für das Housekeeping. Sie können auch eigene Status hinzufügen.
- Klicken Sie auf Raumstatus anpassen.
- Konfigurieren Sie die Status und deren Funktionscodes (Standard-Codepräfix:
*63). Das Housekeeping-Personal kann diese Codes vom Zimmertelefon aus wählen, um den Raumstatus zu aktualisieren. - Legen Sie den Standard-Raumstatus fest und wählen Sie, wann er zurückgesetzt wird: Beim Check-in oder Automatisch alle X Tage zurücksetzen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Es werden bis zu 26 Raumstatus unterstützt (6 integrierte + 20 benutzerdefinierte). Um das Präfix des Raumstatus-Funktionscodes zu ändern, navigieren Sie zu Anruffunktionen > Funktionscode > Hotelmanagement > Raumstatus.
Schritt 4. Weckdienst einrichten
Wechseln Sie zum Tab Weckdienst, um die Weckrufnummer und die Weckregeln zu konfigurieren.
Weckrufnummer
Die Weckrufnummer ist eine interne Nummer, die Gäste vom Zimmertelefon aus anrufen können, um eigene Weckrufe zu verwalten. Geben Sie eine Nummer im Feld Weckrufnummer ein oder verwenden Sie den Standardwert.
Wichtig: Die Weckrufnummer darf nicht mit bestehenden Nummern in der Telefonanlage kollidieren. Nach dem Speichern kann diese Nummer nicht mehr geändert werden.
Weckregeln
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Klingeldauer (s) | Wie lange der Weckruf klingelt, bevor er abbricht (5–300 Sekunden). |
| Schlummern | Anzahl der Wiederholungen, wenn der Gast nicht abnimmt, und das Intervall zwischen den Wiederholungen. |
| Sprachansage | Die Sprachansage, die abgespielt wird, wenn der Gast den Weckruf annimmt. Ansagen werden synchronisiert aus PBX-Einstellungen > Sprachansage > Benutzerdefinierte Ansage. |
| Failover-Ziel | Wohin der Anruf weitergeleitet wird, wenn der Gast nicht abnimmt: Auflegen, Nebenstelle oder Rufgruppe. |
Empfangsoperationen
Nach der Einrichtung des Hoteldienstes kann das berechtigte Empfangspersonal den täglichen Betrieb über den Virtual-Call UC Desktop/Web Client unter Hotelmanagement > Zimmer-Panel verwalten. Folgende Operationen stehen zur Verfügung:
| Operation | Beschreibung |
|---|---|
| Check-in | Gäste einchecken, Gastinformationen erfassen, voraussichtliche Abreisezeit festlegen und Anrufberechtigungen vergeben (Inlands-/Auslandsgespräche). |
| Check-out | Gäste auschecken, Rechnungen erstellen und das Zimmer für den nächsten Gast zurücksetzen. |
| Zimmerwechsel | Einen eingecheckten Gast in ein anderes Zimmer verlegen, wobei der Aufenthaltsverlauf erhalten bleibt. |
| DND einstellen | Bitte nicht stören (DND) für einzelne Zimmer aktivieren oder deaktivieren. |
| Raumstatus ändern | Den Housekeeping-Status eines Zimmers aktualisieren (z. B. Schmutzig, Sauber, Geprüft). |
| Weckrufe | Weckrufe für Gäste planen, bearbeiten oder stornieren. |
| Gastanrufe | Gastanrufe über das Operator Panel überwachen und verwalten (erfordert Anrufdienst-Berechtigung). |
| Aufenthaltsverlauf | Aufenthaltsdaten der Gäste einsehen und exportieren, einschliesslich Zimmerdetails, Aufenthaltsdauer und Gesamtkosten. |
| Rechnungen | Gesprächskosten einsehen und Gastrechnungen beim Check-out erstellen. |
Tipp: Gruppen-Check-in/Check-out wird ebenfalls unterstützt. Verwenden Sie die Schaltfläche Gruppen-Check-in/Check-out im Zimmer-Panel, um mehrere Zimmer gleichzeitig ein- oder auszuchecken – ideal für Reisegruppen.
Gesprächsabrechnung
Die Cloud-Telefonanlage verfügt über eine integrierte Gesprächsabrechnung, die automatisch die Kosten für ausgehende Gastanrufe berechnet. So nutzen Sie diese Funktion:
- Richten Sie Gebührenregeln ein unter Berichte und Aufzeichnungen > Anrufberichte > Tarif. Jede Regel definiert den Tarif, die Abrechnungseinheit, das Präfix und die Anfangskosten für ausgehende Anrufe.
- Erteilen Sie Gästen beim Check-in die Berechtigung für ausgehende Anrufe, indem Sie Inlandsgespräche erlauben oder Auslandsgespräche erlauben aus dem Dropdown Anrufberechtigung auf der Check-in-Seite auswählen.
Nachdem ein Gast ein ausgehendes Gespräch geführt hat, berechnet die Telefonanlage die Gebühr anhand des geltenden Tarifs und bucht sie auf die Gastrechnung. Die Abrechnungsdetails können auf der Zimmerseite im UC Client eingesehen werden.
Tipp: Standardmässig können Gäste nur die Servicenummer und Notrufnummern anrufen. Zimmer-zu-Zimmer-Anrufe und ausgehende Gespräche sind deaktiviert. Die Anrufregeln können unter Hotelmanagement > Hotel-Einstellungen > Raumeinstellungen konfiguriert werden.
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