Visão geral
O módulo de Gestão Hoteleira oferece funcionalidades integradas de hotelaria para o seu Cloud PABX, permitindo que hotéis gerenciem quartos de hóspedes, chamadas de despertar, check-ins/check-outs e faturamento de chamadas em uma única plataforma. A equipe da recepção pode realizar as operações diárias diretamente pelo Virtual-Call UC Desktop/Web Client.
Requisitos
| Item | Requisito |
|---|---|
| Assinatura | Plano Enterprise ou Plano Ultimate |
| UC Desktop Client | Versão 1.9.3 ou superior |
Etapa 1. Ativar a Gestão Hoteleira
- Faça login no portal de administração do PABX e acesse Gestão hoteleira.
- Ative a opção Habilite a Gestão hoteleira.
A página de configuração possui três abas: Configurações do hotel, Gestão de quartos e Serviço de despertador.
Etapa 2. Configurar as definições do hotel
Na aba Configurações do hotel, configure as definições básicas do hotel, as políticas de quartos, as informações de faturamento e as permissões da equipe.
Moeda e informações do hóspede
Na seção Básico, insira a unidade monetária (ex.: €, $, R$) no campo Unidade monetária. Esta moeda é utilizada em todos os documentos de faturamento.
Para coletar informações adicionais do hóspede durante o check-in, ative Campos personalizados de informações do hóspede e clique em Adicionar para criar campos personalizados (até 10).
Política de quartos
Na seção Configurações do quarto, configure as definições gerais para os quartos de hóspedes.
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Horário de check-out padrão | Defina o horário padrão de check-out para os hóspedes. |
| Número do serviço de quarto | Selecione um ou mais números de serviço (ex.: recepção, serviço de quarto) que os hóspedes podem ligar a qualquer momento pelo telefone do quarto, independentemente do status de check-in. |
| Usar o nome do quarto como nome do identificador de chamadas. | Quando ativado, o nome do quarto (em vez do nome do hóspede) é exibido como identificador de chamadas em ligações internas do telefone do quarto. |
| Configurar regras de chamadas de quartos de hóspedes | Defina regras para chamadas entre quartos: Negar Chamadas entre Quartos, Permitir Apenas Chamadas Internas entre Hóspedes do Grupo ou Permitir Chamadas entre Quartos. |
Tipos de quarto
Na seção Tipo de quarto, defina os tipos de quarto disponíveis no seu hotel (ex.: Quarto Individual, Quarto Duplo, Suíte). São suportados até 10 tipos de quarto.
Informações da fatura
Na seção Informações da fatura, insira os dados do hotel (logotipo, nome, endereço, informações de contato). Estas informações aparecem em todas as faturas e contas dos hóspedes.
Permissões da equipe
Na seção Permissão de configuração do cliente para gestão hoteleira, você pode conceder permissões específicas a membros da equipe (ex.: recepção), permitindo que realizem operações hoteleiras pelo UC Desktop/Web Client.
- Clique em Adicionar para criar uma regra de permissão.
- Selecione o(s) ramal(is) aos quais deseja atribuir permissões.
- Na seção Tipo de permissão, selecione as permissões desejadas:
| Permissão | Descrição |
|---|---|
| Painel de quartos | Acesso ao Painel de Quartos no UC Client para realizar check-in, check-out, troca de quartos, configurar DND, alterar status do quarto e gerenciar chamadas de despertar. |
| Serviço de despertador | Acesso ao painel do Serviço de Despertar para agendar tarefas de despertar e consultar registros. |
| Serviço de quarto | Gerenciamento de chamadas dos hóspedes pelo Painel do Operador no UC Client. |
| Histórico de Estadia | Visualização do histórico de estadia dos hóspedes no UC Client. |
| Excluir Histórico de Check-in | Exclusão de registros do histórico de estadia. |
Dica: são suportadas até 10 regras de permissão. Essas permissões concedem acesso às operações de quartos no UC Client, mas não concedem acesso ao gerenciamento hoteleiro no portal de administração do PABX. Para conceder acesso ao nível de administrador, atribua a função Hotel Gerente ao usuário desejado em Extensão e Tronco > Extensão > Adicionar > Informações do usuário > Função do usuário.
- Clique em Salvar.
Etapa 3. Configurar quartos de hóspedes
Acesse a aba Gestão de Quartos para adicionar quartos e configurar os status dos quartos.
Adicionar quartos de hóspedes
Você pode adicionar quartos individualmente ou em lote.
Adicionar um quarto individual:
- Clique em Adicionar > Adicionar.
- Configure o nome do quarto, o tipo de quarto e o ramal associado.
- Clique em Salvar.
Adicionar quartos em lote:
- Clique em Adicionar > Adicionar em massa.
- Selecione o tipo de quarto e defina a quantidade de quartos a criar (1–99).
- Configure o padrão de nome do quarto (prefixo + sufixo) e o número do ramal inicial.
- Clique em Salvar.
Personalizar status do quarto
O sistema fornece 6 status integrados — Sujo, Limpo, Inspecionado, Reparação, Disponível e Indisponível — com códigos de função associados para a equipe de limpeza. Você também pode adicionar status personalizados.
- Clique em Personalizar status do quarto.
- Configure os status e seus códigos de função (prefixo padrão:
*63). A equipe de limpeza pode discar esses códigos pelo telefone do quarto para atualizar o status. - Defina o status padrão do quarto e escolha quando ele será redefinido: No Check-in ou Redefinir automaticamente a cada X Dias.
- Clique em Salvar.
Dica: São suportados até 26 status de quarto (6 integrados + 20 personalizados). Para alterar o prefixo do código de função do status do quarto, acesse Funcionalidades de Chamadas > Código de Função > Gerenciamento Hoteleiro > Status do Quarto.
Etapa 4. Configurar o serviço de despertar
Acesse a aba Serviço de despertador para configurar o número de despertar e as regras de despertar.
Número de despertar
O número de despertar é um número interno que os hóspedes podem ligar pelo telefone do quarto para gerenciar suas próprias chamadas de despertar. Insira um número no campo Número do despertador ou utilize o padrão.
Importante: O número de despertar não pode conflitar com números existentes no PABX. Após salvar, este número não pode ser alterado.
Regras do despertador
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Limite de tempo de toque (s) | Por quanto tempo a chamada de despertar toca antes de expirar (5–300 segundos). |
| Adiar (soneca) | Número de vezes que a chamada é repetida se o hóspede não atender, e o intervalo entre cada repetição. |
| Prompt voz | A mensagem de voz reproduzida quando o hóspede atende à chamada de despertar. As mensagens são sincronizadas a partir de Definições do PABX > Prompt de voz > Prompt personalizada. |
| Destino em caso de falha (Failover) | Para onde a chamada é encaminhada se o hóspede não atender: Desligar, Extensão ou Grupo de toque. |
Operações da recepção
Após a configuração do serviço hoteleiro, a equipe autorizada da recepção pode gerenciar as operações diárias pelo Virtual-Call UC Desktop/Web Client em Gestão Hoteleria > Painel de Quartos. As seguintes operações estão disponíveis:
| Operação | Descrição |
|---|---|
| Check-in | Registrar hóspedes nos quartos, coletar informações, definir horário previsto de saída e conceder privilégios de chamadas (nacionais/internacionais). |
| Check-out | Realizar o check-out dos hóspedes, gerar faturas e redefinir o quarto para o próximo hóspede. |
| Troca de quarto | Transferir um hóspede registrado para outro quarto, preservando o histórico de estadia. |
| Configurar DND | Ativar ou desativar o modo Não Perturbe para quartos individuais. |
| Alterar status do quarto | Atualizar o status de limpeza de um quarto (ex.: Sujo, Limpo, Inspecionado). |
| Chamadas de despertar | Agendar, editar ou cancelar chamadas de despertar para hóspedes. |
| Chamadas de hóspedes | Monitorar e gerenciar chamadas dos hóspedes pelo Painel do Operador (requer permissão de Serviço de Chamadas). |
| Histórico de estadia | Visualizar e exportar registros de estadia dos hóspedes, incluindo detalhes do quarto, duração e custos totais. |
| Faturas e contas | Visualizar custos de chamadas e gerar faturas dos hóspedes no check-out. |
Dica: Check-in/check-out em grupo também é suportado. Utilize o botão Check-in/Check-out em Grupo no Painel de Quartos para registrar ou liberar vários quartos de uma vez — ideal para grupos de turismo.
Faturamento de chamadas
O Cloud PABX inclui uma contabilização de chamadas integrada que calcula automaticamente os custos das chamadas externas dos hóspedes. Para utilizar esta funcionalidade:
- Configure as regras de tarifas em Relatórios e Gravações > Relatórios de Chamadas > Tarifa. Cada regra define a tarifa, a unidade de cobrança, o prefixo de correspondência e o custo inicial para chamadas externas.
- Conceda permissão de chamadas externas aos hóspedes durante o check-in, selecionando Permitir Chamadas Nacionais ou Permitir Chamadas Internacionais no menu suspenso Privilégio de Chamadas na página de check-in.
Após o hóspede realizar uma chamada externa, o PABX calcula o custo com base na tarifa aplicável e lança na conta do hóspede. Os detalhes de faturamento podem ser visualizados na página do quarto no UC Client.
Dica: Por padrão, os hóspedes podem ligar apenas para o número de serviço e números de emergência. Chamadas entre quartos e chamadas externas estão desativadas. As regras de chamadas podem ser configuradas em Gestão Hoteleira > Configurações do hotel > Gestão de quartos.
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