Überblick
Unter E-Mail konfigurieren Sie den E-Mail-Server, verwalten E-Mail-Vorlagen und überwachen versendete E-Mails Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage. Das System nutzt E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Funktionen – zum Beispiel für Voicemail-Benachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzungen und Anrufberichte.
Voraussetzungen
- Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
Tab: E-Mail-Server
Navigieren Sie zu System → E-Mail und wählen Sie den Tab E-Mail-Server.
Integrierter SMTP-Server
Standardmässig verwendet das System den integrierten SMTP-Server. In diesem Modus werden E-Mails direkt über den eingebauten Mailserver des Systems versendet. Es sind keine weiteren Einstellungen erforderlich.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Servertyp | Wählen Sie „Integrierter SMTP-Server“. Standard. |
Klicken Sie auf Test, um eine Test-E-Mail zu versenden und die Konfiguration zu überprüfen.
Benutzerdefinierter E-Mail-Server
Wenn Sie einen eigenen Mailserver oder einen externen E-Mail-Dienst verwenden möchten, wählen Sie Benutzerdefinierter E-Mail-Server.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Servertyp | Wählen Sie „Benutzerdefinierter E-Mail-Server“. |
| E-Mail-Server-Anbieter auswählen | Wählen Sie Ihren E-Mail-Anbieter (z. B. „Allgemein“, „Gmail“, „Office 365“ usw.). Pflichtfeld. |
| E-Mail-Adresse Absender | Die Absender-E-Mail-Adresse für System-E-Mails. Pflichtfeld. |
| E-Mail-Adresse oder Teilnehmername | Benutzername oder E-Mail-Adresse zur Authentifizierung am Mailserver. |
| Passwort | Passwort zur Authentifizierung am Mailserver. |
| Ausgehender Mailserver (SMTP) | Hostname oder IP-Adresse des SMTP-Servers. Pflichtfeld. |
| Port | Port des SMTP-Servers (Standard: 25). Pflichtfeld. |
| TLS-Verschlüsselung aktivieren | Aktiviert die TLS-Verschlüsselung für den E-Mail-Versand. Empfohlen. |
Klicken Sie auf Test, um eine Test-E-Mail zu versenden und die Konfiguration zu überprüfen.
Tab: E-Mail-Vorlagen
Wechseln Sie zum Tab E-Mail-Vorlagen, um die vom System verwendeten E-Mail-Vorlagen zu verwalten.
Spalten in der Übersicht
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Typ | Typ der Vorlage (z. B. „E-Mail“) |
| Name | Name der E-Mail-Vorlage (z. B. „Passwort zurücksetzen“, „Mailserver Test-E-Mail“) |
| Vorgänge | Aktionen: Bearbeiten |
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um den Inhalt einer Vorlage anzupassen.
Sprache der E-Mail-Benachrichtigung
Klicken Sie auf die Schaltfläche Sprache der E-Mail-Benachrichtigung, um die Sprache der vom System versendeten E-Mails festzulegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sprache | Wählen Sie die Sprache für E-Mail-Benachrichtigungen (z. B. „English“, „Deutsch“). |
Tab: Protokolle über verschickte E-Mails
Wechseln Sie zum Tab Protokolle über verschickte E-Mails, um alle vom System versendeten E-Mails einzusehen und nach bestimmten E-Mails zu suchen.
Filter
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Ergebnis schicken | Filtern nach Versandergebnis (z. B. „Alle“, „Erfolgreich“, „Fehlgeschlagen“) |
| E-Mail-Vorlage Name | Filtern nach E-Mail-Vorlage |
| Zeit erzeugt | Zeitraum filtern (Startdatum und Enddatum) |
| E-Mail Empfänger | Filtern nach Empfänger-E-Mail-Adresse |
Spalten in der Übersicht
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Zeit erzeugt | Zeitpunkt, zu dem die E-Mail erstellt wurde |
| E-Mail-Vorlage Name | Name der verwendeten E-Mail-Vorlage |
| E-Mail Empfänger | E-Mail-Adresse des Empfängers |
| Zeit zuletzt gesendet | Zeitpunkt des letzten Versandversuchs |
| Ergebnis schicken | Versandergebnis (z. B. „Erfolgreich“, „Fehlgeschlagen“) |
| Return Code | Rückgabecode des Mailservers |
E-Mail-Server konfigurieren
- Navigieren Sie zu System → E-Mail.
- Wählen Sie im Tab E-Mail-Server den gewünschten E-Mail-Servertyp.
- Falls Sie „Benutzerdefinierter E-Mail-Server“ wählen, füllen Sie alle erforderlichen Felder aus (E-Mail-Server-Anbieter, Absender-Adresse, SMTP-Server, Port).
- Aktivieren Sie bei Bedarf TLS-Verschlüsselung aktivieren.
- Klicken Sie auf Test, um den E-Mail-Versand zu testen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Bewährtes Vorgehen
- Verwenden Sie einen benutzerdefinierten E-Mail-Server (z. B. Gmail, Office 365), um eine zuverlässige E-Mail-Zustellung sicherzustellen und Probleme mit Spam-Filtern zu vermeiden.
- Aktivieren Sie immer TLS-Verschlüsselung, um die E-Mail-Kommunikation zu schützen.
- Senden Sie nach der Konfiguration eine Test-E-Mail, um die korrekte Zustellung zu überprüfen.
- Stellen Sie die Sprache der E-Mail-Benachrichtigung auf die Sprache Ihrer Benutzer ein.
- Prüfen Sie regelmässig die Protokolle über verschickte E-Mails, um fehlgeschlagene Zustellungen frühzeitig zu erkennen.
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