Aufzeichnungsdateien verwalten

Überblick

Im Bereich Aufzeichnungsdateien Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage finden Sie alle gespeicherten Audio-Aufzeichnungen Ihrer Telefonate. Sie können diese filtern, anhören, herunterladen und nicht mehr benötigte Aufzeichnungen löschen – sowohl einzeln als auch in grösseren Mengen.

Die Aufzeichnungen können lokal auf der Telefonanlage oder im Archiv (externer Speicher, falls konfiguriert) abgelegt sein.

Hinweis: Welche Anrufe überhaupt aufgezeichnet werden, konfigurieren Sie unter Anruffunktionen → Aufzeichnung. Details finden Sie im Artikel Anrufaufzeichnung.

Voraussetzungen

Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
Aktivierte Anrufaufzeichnung mit mindestens einem konfigurierten Aufzeichnungsbereich
Berechtigung zum Anhören und Herunterladen von Aufzeichnungen (je nach Rolle eingeschränkt)

Wichtig: Anrufaufzeichnungen unterliegen Datenschutz- und Rechtsvorschriften (z. B. DSGVO). Stellen Sie sicher, dass alle Gesprächsteilnehmer über die Aufzeichnung informiert wurden, bevor Sie Aufzeichnungen weitergeben.

Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Berichte & Aufzeichnungen → Aufzeichnungsdateien.

Spalten in der Tabelle

Spalte	Beschreibung
ID	Eindeutige ID der Aufzeichnung
Zeit	Datum und Uhrzeit des Anrufs
Anruf von	Anrufende Nummer oder Nebenstelle
Anruf an	Angerufene Nummer oder Nebenstelle
Anrufdauer	Gesamte Dauer des Anrufs
Lokale Dateigröße	Grösse der Aufzeichnungsdatei
Kommunikationstyp	Eingehend, ausgehend oder intern
Dateistandort	Symbole zeigen, wo die Datei liegt: Archiv und/oder lokal
Vorgänge	Aktionen pro Zeile (siehe Abschnitt unten)

Aktionssymbole pro Zeile

Symbol	Aktion	Beschreibung
	Abspielen	Öffnet den Player (im Web oder auf einer Nebenstelle)
	Herunterladen	Lädt die Aufzeichnung als Datei herunter
	Löschen	Entfernt die Aufzeichnung dauerhaft

Filter verwenden

Im oberen Bereich finden Sie die folgenden Filter:

Filter	Beschreibung
Zeit	Zeitraum (von – bis)
Anruf von	Anrufende Nummer oder Nebenstelle
Anruf an	Angerufene Nummer oder Nebenstelle
ID	Eindeutige Aufzeichnungs-ID
Dateistandort	Alle / Lokal / Archiviert

Tipp: Mit dem Filter Dateistandort finden Sie schnell nur die Aufzeichnungen, die noch lokal verfügbar sind oder die bereits ins Archiv verschoben wurden.

Aufzeichnung anhören

Klicken Sie in der Spalte Vorgänge auf das Symbol . Es öffnet sich der Aufzeichnungsdialog mit zwei Wiedergabe-Optionen:

Im Web abspielen

Der eingebettete Audio-Player erlaubt das direkte Abspielen im Browser, inklusive Lautstärke-Regler und Fortschrittsbalken. Ideal zum schnellen Überprüfen einer Aufzeichnung am Arbeitsplatz.

An Nebenstelle abspielen

Die Aufzeichnung kann auch direkt an eine Nebenstelle (z. B. Tischtelefon) gesendet werden. Nützlich, wenn Sie die Aufzeichnung in besserer Audioqualität über ein Telefon anhören möchten.

Wählen Sie im Dropdown An Nebenstelle abspielen die Ziel-Nebenstelle.
Klicken Sie auf Abspielen.
Das Telefon der gewählten Nebenstelle klingelt – beim Abnehmen wird die Aufzeichnung wiedergegeben.

Aufzeichnung herunterladen

Einzelne Aufzeichnung

Klicken Sie in der Spalte Vorgänge auf das Symbol . Die Aufzeichnung wird als Audiodatei (z. B. .wav) heruntergeladen.

Mehrere Aufzeichnungen (Bulk-Download)

Aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Aufzeichnungen (oder die Checkbox in der Kopfzeile für „Alle auswählen").
Klicken Sie oben auf Aufzeichnungen herunterladen.
Die ausgewählten Dateien werden gebündelt heruntergeladen.

Hinweis: Das maximale Download-Limit für Aufzeichnungsdateien beträgt 2 GB pro Download-Vorgang.

Aufzeichnung löschen

Einzelne Aufzeichnung

Klicken Sie in der Spalte Vorgänge auf das Symbol . Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Mehrere Aufzeichnungen

Aktivieren Sie die Checkboxen mehrerer Aufzeichnungen und klicken Sie oben auf Löschen.

Wichtig: Das Löschen einer Aufzeichnung entfernt nur die Datei. Der zugehörige CDR-Eintrag bleibt bestehen – Sie sehen also weiterhin, dass der Anruf stattgefunden hat. Welche Beziehung zwischen CDR und Aufzeichnung gilt, konfigurieren Sie unter Anruffunktionen → Aufzeichnung.

Automatische Bereinigung

Damit Aufzeichnungen den Speicherplatz nicht überlasten, können Administratoren eine automatische Bereinigung einrichten – z. B. das Löschen von Aufzeichnungen nach einer bestimmten Anzahl von Tagen.

Diese Einstellungen finden Sie unter System → Speicher → Automatische Bereinigung. Details folgen im separaten Artikel Speicher und automatische Bereinigung.

Typische Szenarien

Szenario 1: Qualitätskontrolle eines Vertriebsgesprächs

Filtern Sie nach Datum und der Nebenstelle des Mitarbeiters.
Spielen Sie die Aufzeichnung im Browser ab oder senden Sie sie an eine Nebenstelle.
Hinterlegen Sie ggf. eine Anruf-Notiz im CDR (siehe Artikel Anrufdatenberichte).

Szenario 2: Beweissicherung für rechtliche Zwecke

Filtern Sie den genauen Anruf nach Zeit oder ID.
Laden Sie die Aufzeichnung herunter und sichern Sie sie an einem rechtssicheren Ort.

Szenario 3: Periodisches Aufräumen

Setzen Sie unter System → Speicher eine automatische Bereinigung ein.
Prüfen Sie regelmässig den Filter Dateistandort: Lokal, um Speicherbelastungen zu erkennen.

Bewährtes Vorgehen

Beschränken Sie den Zugriff auf Aufzeichnungen über Rollenberechtigungen – Audiodaten enthalten besonders sensible Informationen.
Nutzen Sie ein Archiv (externen Speicher) für langfristig benötigte Aufzeichnungen.
Konfigurieren Sie die automatische Bereinigung passend zu Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie.
Informieren Sie Anrufer per Aufzeichnungsansage (siehe Artikel Anrufaufzeichnung) – DSGVO-konform.
Für vertrauliche Gespräche: Geben Sie Mitarbeitenden die Pause/Fortsetzen-Berechtigung, damit sie sensible Abschnitte aus der Aufzeichnung herausnehmen können.
Dokumentieren Sie intern, wer Zugriff auf Aufzeichnungen hat und unter welchen Bedingungen Aufzeichnungen weitergegeben werden dürfen.

Beiträge in diesem Abschnitt

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