Anrufberichte und Statistiken

Überblick

Im Bereich Anrufberichte Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage finden Sie alle Statistiken und Auswertungen zu Ihrer Telefonie – übersichtlich als Diagramm und Tabelle. Sie können die Daten nach Zeitraum, Nebenstelle und Kommunikationstyp filtern, herunterladen oder automatisch per E-Mail versenden lassen.

Zusätzlich bietet die Seite einen optionalen Tarif-Bereich, in dem Sie Ihre Tarife hinterlegen können, um einen eigenen Kostenüberblick zu Ihren Anrufen zu erhalten.

Voraussetzungen

• Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
• Berechtigung zum Einsehen von Anrufberichten (je nach Rolle eingeschränkt)

Übersicht öffnen

Navigieren Sie zu Berichte & Aufzeichnungen → Anrufberichte. Die Seite ist in vier Tabs unterteilt:

• Anrufberichte — Hauptansicht mit Filter, Diagramm und Tabelle
• Geplante Berichte — Automatische Berichte per E-Mail
• Geplante Berichte herunterladen – Liste der bereits generierten Berichtsdateien
• Tarif — Hinterlegung eigener Tarife für die Kostenübersicht

Tab „Anrufberichte“

Filter und Auswahl

Im oberen Bereich konfigurieren Sie die Auswertung:

Felder mit * sind Pflichtfelder.

Aktionen

• Neu laden — aktualisiert das Diagramm und die Tabelle mit den gewählten Filtern.
• Herunterladen – exportiert den aktuell angezeigten Bericht (z. B. als CSV).

Nebenstelle/Nebenstellengruppe

Unter den Aktionsbuttons können Sie zwischen zwei Ansichten umschalten:

• Nebenstelle — Auswertung pro einzelner Nebenstelle.
• Nebenstellengruppe — Zusammengefasste Auswertung pro Gruppe.

Diagramm und Tabelle

Die Ergebnisse erscheinen sowohl als Kreisdiagramm (farbcodierte Statusverteilung – Angenommen, Nicht angenommen, Beschäftigt, Fehlgeschlagen, Voicemail) als auch als detaillierte Tabelle mit Kennzahlen pro Nebenstelle:

• Angenommen, nicht angenommen, beschäftigt, fehlgeschlagen, Voicemail
• Anrufdauer insgesamt
• Gesprächsdauer insgesamt

Die Zahlen in der Tabelle sind anklickbar – ein Klick öffnet die zugehörigen CDR-Einträge (siehe Artikel Anrufdatenberichte).

Tab „Geplante Berichte“

Im Tab Geplante Berichte konfigurieren Sie wiederkehrende Auswertungen, die automatisch per E-Mail versendet werden.

Geplanten Bericht erstellen

1. Klicken Sie auf Bericht hinzufügen.
2. Füllen Sie die folgenden Felder aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Felder mit * sind Pflichtfelder.

E-Mail-Vorlage anpassen

Über den Button E-Mail-Vorlage können Sie den Standard-Text der Versand-E-Mail anpassen – einschliesslich Betreff, Anrede und Hinweisen.

Tab „Geplante Berichte herunterladen“

Im Tab Geplante Berichte herunterladen sehen Sie alle bereits generierten Berichtsdateien mit Name, geplanter Zeit und Aktionen (Herunterladen, Löschen).

Mit dem Suchfeld oben rechts können Sie grosse Listen schnell durchsuchen. Nicht mehr benötigte Dateien entfernen Sie über den Button Löschen.

Tab „Tarif“

Der Tab Tarif ermöglicht Ihnen, Ihre eigenen Anruftarife in der Telefonanlage zu hinterlegen, um einen Kostenüberblick über Ihre Anrufe zu erhalten. Die Auswertung erfolgt anschliessend direkt in den Anrufberichten.

Tarif hinzufügen

1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Füllen Sie die Tarif-Einstellungen aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Felder mit * sind Pflichtfelder.

Tarife importieren/exportieren

Für eine grössere Anzahl von Tarifen können Sie über den Button Importieren eine UTF-8-kodierte CSV-Datei hochladen. Umgekehrt lädt Exportieren die vorhandenen Tarife als CSV herunter – ideal zum Sichern oder Weiterverarbeiten in Excel.

Typische Szenarien

Szenario 1: Wöchentlicher Vertriebsbericht per E-Mail

• Tab Geplante Berichte → Bericht hinzufügen.
• Berichtstyp Nebenstelle Anrufaktivitäten, Gruppe „Vertrieb“, Kommunikationstyp ausgehend, Frequenz Wöchentlich.
• Der Vertriebsleiter erhält jeden Montag automatisch einen aktuellen Bericht per E-Mail.

Szenario 2: Tägliche Warteschlangen-Auswertung

• Tab Anrufberichte → Berichtstyp Warteschlangen-Leistung.
• Zeit gestern, Warteschlange „Support“.
• Klick auf Herunterladen speichert das Ergebnis als CSV für weitere Analyse.

Szenario 3: Eigene Kostenübersicht mit Tarifen

• Tab Tarif → Tarife für Festnetz, Mobil und international hinterlegen.
• In den Anrufberichten werden die Kosten pro Anruf auf Basis Ihrer hinterlegten Tarife berechnet und angezeigt.

Bewährtes Vorgehen

• Nutzen Sie geplante Berichte für wiederkehrende Auswertungen – das spart tägliche Handarbeit.
• Setzen Sie die Gültigkeitsdauer von Download-Links auf einen kurzen Wert (z. B. 24 Stunden), wenn E-Mails sensible Anrufdaten enthalten.
• Prüfen Sie regelmässig die Download-Liste und entfernen Sie ältere Exporte, um Speicher zu sparen.
• Für komplexe Tarifstrukturen empfiehlt sich die Pflege per CSV-Import – so bleibt die Tarifliste zentral verwaltbar.
• Beschränken Sie den Zugriff auf Anrufberichte über Rollenberechtigungen – die Daten enthalten personenbezogene Informationen und unterliegen der DSGVO.