Übersicht
KI-Transkription wandelt Sprache automatisch in Text um – sowohl für Voicemail-Nachrichten als auch für Telefongespräche. Anstatt ganze Aufnahmen anzuhören, können Benutzer Transkripte direkt im Virtual-Call UC Client lesen oder per E-Mail erhalten. Das spart Zeit und erleichtert das Suchen, Prüfen und Archivieren von Gesprächsinhalten.
Zwei Transkriptionsarten stehen zur Verfügung:
- Voicemail-Transkription — Wandelt Voicemail-Nachrichten in Text um, sodass Benutzer den Inhalt schnell lesen können, anstatt die Aufnahme abzuhören.
- Anruf-Transkription — wandelt aufgezeichnete Telefongespräche in Text um. Das Transkript steht nach Gesprächsende zur Verfügung.
Voraussetzungen
- Administrator-Zugang zum PBX-Adminportal.
- Ausreichend KI-Kapazität (einmaliges Kontingent). Sie können Ihr verbleibendes Kontingent unter Dashboard prüfen.
Voicemail-Transkription aktivieren
Schritt 1: Funktion aktivieren
- Melden Sie sich im PBX-Adminportal an und navigieren Sie zu KI > KI-Toolbox.
- Aktivieren Sie die Checkbox Voicemail-Transkription.
- Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 2: Sprache und Geltungsbereich konfigurieren
Nach der Aktivierung konfigurieren Sie die Transkriptionssprache und legen fest, welche Nebenstellen die Funktion nutzen sollen.
- Klicken Sie im Abschnitt Voicemail-Transkription auf Einstellungen.
- Konfigurieren Sie die folgenden Optionen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Sprache | Wählen Sie die Sprache(n) für die Transkription. Wählen Sie Automatische Erkennung, damit das System die Sprache automatisch erkennt (unterstützt bis zu 5 Sprachen), oder wählen Sie eine bestimmte Sprache für eine höhere Genauigkeit, wenn alle Voicemails in derselben Sprache sind. |
| Nebenstellen-Geltungsbereich | Legen Sie fest, welche Nebenstellen die Voicemail-Transkription nutzen können. Wählen Sie Alle, um die Funktion für alle Nebenstellen zu aktivieren, oder Bestimmte Nebenstellen, um einzelne Nebenstellen auszuwählen. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3: Einstellungen pro Nebenstelle (optional)
Administratoren können die Voicemail-Transkription für einzelne Nebenstellen anpassen. So lassen sich beispielsweise für bestimmte Benutzer automatische Transkriptionen aktivieren, während andere die Transkription manuell auslösen müssen.
- Navigieren Sie zu Nebenstellen > Nebenstelle und klicken Sie auf die gewünschte Nebenstelle.
- Wechseln Sie zum Tab KI.
- Konfigurieren Sie die Voicemail-Transkriptionseinstellungen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Voicemail-Transkriptionsmodus |
Automatisch — jede neue Voicemail wird automatisch transkribiert. Manuell — Benutzer müssen im UC Client eine Schaltfläche klicken, um eine bestimmte Voicemail zu transkribieren. |
| Sprache | Überschreibt die systemweite Spracheinstellung für diese Nebenstelle. Nützlich, wenn ein Benutzer vorwiegend Voicemails in einer anderen Sprache als der Standardsprache erhält. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Anruf-Transkription aktivieren
Schritt 1: Funktion aktivieren
- Melden Sie sich im PBX-Adminportal an und navigieren Sie zu KI > KI-Toolbox.
- Aktivieren Sie die Checkbox Anruf-Transkription.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Die Anruf-Transkription erfordert eine aktivierte Anrufaufzeichnung. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Nebenstellen oder Anruffunktionen die Aufzeichnung aktiviert haben.
Schritt 2: Sprache und Geltungsbereich konfigurieren
- Klicken Sie im Abschnitt Anruf-Transkription auf Einstellungen.
- Konfigurieren Sie die folgenden Optionen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Sprache | Wählen Sie die Sprache(n) für die Transkription. Wählen Sie Automatische Erkennung, damit das System die Sprache automatisch erkennt, oder wählen Sie eine bestimmte Sprache für genauere Ergebnisse. |
| Nebenstellen-Geltungsbereich | Legen Sie fest, welche Nebenstellen die Anruf-Transkription nutzen können. Wählen Sie Alle, um die Funktion für alle Nebenstellen zu aktivieren, oder Bestimmte Nebenstellen, um einzelne Nebenstellen auszuwählen. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3: Einstellungen pro Nebenstelle (optional)
Administratoren können die Anruf-Transkription für einzelne Nebenstellen anpassen.
- Navigieren Sie zu Nebenstellen > Nebenstelle und klicken Sie auf die gewünschte Nebenstelle.
- Wechseln Sie zum Tab KI.
- Konfigurieren Sie die Anruf-Transkriptionseinstellungen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Automatische Anruf-Transkription | Wenn aktiviert, werden alle aufgezeichneten Anrufe dieser Nebenstelle automatisch transkribiert. Wenn deaktiviert, können Benutzer einzelne Anrufe weiterhin manuell über den UC Client transkribieren. |
| Transkription nach Anruf anzeigen | Wenn aktiviert, wird nach Gesprächsende eine Benachrichtigung mit der Transkription auf dem UC Client des Benutzers angezeigt. |
| Sprache | Überschreibt die systemweite Spracheinstellung für diese Nebenstelle. |
- Klicken Sie auf Speichern.
Transkriptionen abrufen
Benutzer können ihre Transkriptionen über folgende Wege abrufen:
- Virtual-Call UC Web Client/Desktop Client / Mobile Client – Voicemail-Transkriptionen werden neben der Voicemail-Nachricht angezeigt. Anruf-Transkriptionen sind im Anrufverlauf oder in den Aufzeichnungsdetails verfügbar.
- E-Mail-Benachrichtigung — Wenn Voicemail-per-E-Mail konfiguriert ist, wird der Transkriptionstext zusammen mit der Audiodatei in der E-Mail-Benachrichtigung mitgesendet.
Tipp: Für die manuelle Transkription können Benutzer im UC Client die Transkriptionsschaltfläche neben einer Voicemail oder Anrufaufzeichnung klicken, um ein Transkript bei Bedarf zu erstellen.
KI-Kapazitätsverbrauch überwachen
Die KI-Transkription verbraucht mit jeder Transkription KI-Kapazität. So überwachen Sie Ihren Verbrauch:
- Dashboard – Das KI-Kapazitäts-Widget auf dem PBX-Dashboard zeigt Ihr verbleibendes einmaliges Kontingent auf einen Blick.
- Transkriptions-Nutzungsdetails — Navigieren Sie zu KI > KI-Toolbox > Transkriptions-Nutzungsdetails, um eine detaillierte Aufschlüsselung der Transkriptionsnutzung nach Nebenstelle, Datum und Transkriptionsart anzuzeigen.
Wichtig: Wenn Ihre KI-Kapazität aufgebraucht ist, funktionieren die Transkriptionsfunktionen nicht mehr, bis zusätzliche Kapazität erworben wird. Überwachen Sie Ihren Verbrauch regelmässig, um Dienstunterbrechungen zu vermeiden.
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