Übersicht
Der KI-Rezeptionist ist ein virtueller Empfangsassistent, der Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt. Er begrüsst Anrufer, beantwortet Fragen anhand Ihrer Wissensdatenbank und leitet Anrufe an das richtige Ziel weiter – alles ohne menschliches Eingreifen. Jeder KI-Rezeptionist unterstützt bis zu 10 gleichzeitige Anrufe.
Voraussetzungen
- Administrator-Zugang zum PBX-Adminportal.
- Der SIP-TCP-Port muss auf der Telefonanlage aktiviert sein. Dies ist von Virtual-Call bereits vorkonfiguriert – Sie müssen nichts unternehmen.
KI-Rezeptionist erstellen
- Melden Sie sich im PBX-Adminportal an und navigieren Sie zu KI > KI-Rezeptionist.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Füllen Sie die nachfolgend beschriebenen Konfigurationsschritte aus und klicken Sie anschliessend auf Speichern und Übernehmen.
Schritt 1: Personalisierung
Konfigurieren Sie die grundlegende Identität und Stimme Ihres KI-Rezeptionisten.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Ein beschreibender Name zur Identifikation dieses Rezeptionisten (z. B. „Kundenservice KI"). |
| Nummer | Die interne Nebenstellennummer für diesen Rezeptionisten. Anrufe an diese Nummer werden vom KI-Rezeptionisten entgegengenommen. |
| Primäre Sprache | Die Hauptsprache, in der der Rezeptionist mit Anrufern kommuniziert. |
| Rezeptionist | Wählen Sie ein Stimmprofil für die primäre Sprache. Klicken Sie auf das Kopfhörersymbol, um die einzelnen Stimmen anzuhören. |
| Zusätzliche Sprachen | Optional. Fügen Sie weitere Sprachen hinzu, damit der Rezeptionist die Sprache des Anrufers automatisch erkennen und in dieser antworten kann. |
Tipp: Sie können die Sprechgeschwindigkeit des KI-Rezeptionisten anpassen, indem Sie oben rechts im Abschnitt „Rezeptionist" auf Geschwindigkeit klicken. Die Geschwindigkeitseinstellung gilt für alle Sprachen.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 2: Unternehmensinformationen
Geben Sie Unternehmensdaten an, damit der KI-Rezeptionist geschäftsbezogene Fragen korrekt beantworten kann.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Kerndienstleistungen des Unternehmens | Beschreiben Sie die Tätigkeit Ihres Unternehmens (bis zu 5'000 Zeichen). Der KI-Rezeptionist nutzt diese Informationen, um allgemeine Fragen zu Ihrem Unternehmen zu beantworten. |
| Firmenadresse | Die physische Adresse Ihres Unternehmens (bis zu 255 Zeichen). |
| Geschäftszeiten | Wählen Sie die Zeitzone(n) mit konfigurierten Geschäftszeiten. Der KI-Rezeptionist nutzt diese, um Anrufer über Ihre Öffnungszeiten zu informieren. |
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 3: Begrüssung
Legen Sie die Willkommensnachricht fest, die Anrufer hören, wenn der KI-Rezeptionist den Anruf entgegennimmt.
- Aktivieren Sie den Schalter Begrüssung.
- Geben Sie eine Begrüssungsnachricht in der primären Sprache des Rezeptionisten ein.
- Optional: Wählen Sie Begrüssung nicht unterbrechen, um zu verhindern, dass Anrufer die Begrüssung unterbrechen können.
Hinweis: Wenn Sie die Begrüssung deaktivieren, wartet der KI-Rezeptionist nach der Anrufannahme darauf, dass der Anrufer zuerst spricht. Zeitbasierte Begrüssungen (unterschiedliche Nachrichten für Geschäftszeiten, ausserhalb der Geschäftszeiten und Feiertage) können Sie nach der Erstellung des Rezeptionisten konfigurieren.
Wichtig: Zeitbasierte Begrüssungen können nicht über den Online-Test getestet werden. Verwenden Sie einen echten Produktionsanruf, um diese Funktion zu testen.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 4: Namensanwahl
Aktivieren Sie diese Funktion, damit Anrufer durch Nennen eines Namens an die entsprechende Nebenstelle weitergeleitet werden können.
- Aktivieren Sie den Schalter Namensanwahl.
- Wählen Sie, welche Nebenstellen per Name erreichbar sein sollen:
- Alle Nebenstellen – jede Nebenstelle kann per Name erreicht werden.
- Erlaubte Nebenstellen – Nur ausgewählte Nebenstellen können erreicht werden.
- Eingeschränkte Nebenstellen – Ausgewählte Nebenstellen werden ausgeschlossen; alle anderen können erreicht werden.
Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 5: Failover-Ziel
Legen Sie fest, wohin Anrufe weitergeleitet werden, wenn der KI-Rezeptionist das Anliegen des Anrufers nicht lösen kann oder keine passende Weiterleitungsregel greift.
Hinweis: Der Begriff „Failover" bedeutet „Rückfalloption". Das Failover-Ziel ist das Ziel, an das Anrufe automatisch weitergeleitet werden, wenn der KI-Rezeptionist dem Anrufer nicht weiterhelfen kann — beispielsweise eine Warteschlange, eine Rufgruppe oder eine bestimmte Nebenstelle.
- Wählen Sie im Dropdown Failover-Ziel einen Zieltyp: Nebenstelle, Warteschlange, Rufgruppe, Konferenz, Callflow, IVR (Sprachmenü) oder Gruppen-Voicemail.
- Wählen Sie das spezifische Ziel aus.
Klicken Sie auf Speichern und Übernehmen.
Ergebnis
Der KI-Rezeptionist wird erstellt und erscheint in der Liste mit dem Status online. Dies zeigt an, dass er verbunden und bereit ist, Anrufe entgegenzunehmen.
Wichtig: Wenn der Status Abnormal anzeigt, fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen. Eine Ereignisbenachrichtigung KI-Rezeptionist Anrufleitung Abnormal wird automatisch ausgelöst.
Wie Anrufer den KI-Rezeptionisten erreichen
Nach der Konfiguration können Anrufer den KI-Rezeptionisten auf zwei Wegen erreichen:
- Direktwahl — Interne Benutzer wählen die Nebenstellennummer des Rezeptionisten. Externe Anrufer wählen eine dem Rezeptionisten zugewiesene Rufnummer (DID).
- Als Anrufrouting-Ziel – Fügen Sie den KI-Rezeptionisten als Ziel in einer eingehenden Route, einem IVR (Sprachmenü) oder einem Callflow hinzu.
Bestehende KI-Rezeptionisten verwalten
Klicken Sie nach der Erstellung auf den Rezeptionisten in der Liste, um die Detailseite zu öffnen. Dort können Sie:
- Tab „Fähigkeiten" — Einzelne Funktionen aktivieren oder deaktivieren (Begrüssung, Wissensdatenbank, Namensanwahl, Absichtsbasierte Weiterleitung, Informationssammlung, Werkzeuge, SMS senden, MCP-Server).
- Tab „Unternehmensinformationen" — Unternehmensbeschreibung, Adresse und Geschäftszeiten aktualisieren.
- Tab „Online-Test" — Den Rezeptionisten per Anruf oder Chat testen, bevor er produktiv eingesetzt wird.
- Tab „Einstellungen" — Name ändern, eine direkte Rufnummer (DID) zuweisen, Failover-Ziel aktualisieren, Anruf-Timeouts anpassen, Sprache oder Stimmprofil ändern.
Wichtig: Der Online-Test hat bekannte Einschränkungen. Die absichtsbasierte Weiterleitung und zeitbasierte Begrüssungen funktionieren im Testmodus nicht. Testen Sie diese Funktionen mit einem echten Produktionsanruf.
Neue Fähigkeiten: SMS senden und MCP-Server
Mit Release 25.1 stehen im Tab Fähigkeiten zwei zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
- SMS senden — Der KI-Rezeptionist kann während eines laufenden Anrufs automatisch eine SMS an den Anrufer senden, um wichtige Informationen (z. B. einen Link oder eine Bestätigung) schnell zu übermitteln.
- MCP-Server — Weist dem KI-Rezeptionisten einen oder mehrere MCP-Server zu, um Geschäftstools und externe Systeme im grossen Umfang anzubinden. Damit kann der Rezeptionist auf strukturierte Weise mit angebundenen Systemen interagieren, z. B. um Daten abzufragen oder Vorgänge auszulösen.
MCP-Server einrichten und zuweisen
MCP-Server werden zentral verwaltet und können anschliessend einzelnen KI-Rezeptionisten zugewiesen werden.
- Navigieren Sie zu KI > KI-Rezeptionist und wechseln Sie oben in der Übersicht zum Tab MCP-Server.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen MCP-Server anzulegen. Hinterlegen Sie Name, Beschreibung, Server-Typ und URL des MCP-Servers.
- Klicken Sie auf Speichern.
Um einen bereits angelegten MCP-Server einem bestimmten KI-Rezeptionisten zuzuweisen:
- Öffnen Sie den gewünschten KI-Rezeptionisten und wechseln Sie zum Tab Fähigkeiten.
- Aktivieren Sie die Kachel MCP-Server und öffnen Sie diese.
- Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie einen oder mehrere der zentral angelegten MCP-Server aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf Speichern und anschliessend auf Übernehmen.
Hinweis: Ein MCP-Server muss zunächst zentral über die Übersicht angelegt werden, bevor er einem KI-Rezeptionisten zugewiesen werden kann.
KI-Rezeptionisten löschen
- Navigieren Sie zu KI > KI-Rezeptionist.
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü (⋮) neben dem Rezeptionisten, den Sie entfernen möchten, und wählen Sie Löschen.
- Bestätigen Sie mit OK.
- Klicken Sie oben auf der Seite auf Übernehmen.
Kommentare
0 Kommentare
Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.