Übersicht
Der KI-Rezeptionist ist ein virtueller Empfangsassistent, der Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt. Er begrüsst Anrufer, beantwortet Fragen anhand Ihrer Wissensdatenbank und leitet Anrufe an das richtige Ziel weiter – alles ohne menschliches Eingreifen. Jeder KI-Rezeptionist unterstützt bis zu 10 gleichzeitige Anrufe.
Voraussetzungen
- Administrator-Zugang zum PBX-Adminportal.
- Der SIP-TCP-Port muss auf der Telefonanlage aktiviert sein. Dies ist von Virtual-Call bereits vorkonfiguriert – Sie müssen nichts unternehmen.
KI-Rezeptionist erstellen
- Melden Sie sich im PBX-Adminportal an und navigieren Sie zu KI > KI-Rezeptionist.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Füllen Sie die nachfolgend beschriebenen Konfigurationsschritte aus und klicken Sie anschliessend auf Speichern und Übernehmen.
Schritt 1: Personalisierung
Konfigurieren Sie die grundlegende Identität und Stimme Ihres KI-Rezeptionisten.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Ein beschreibender Name zur Identifikation dieses Rezeptionisten (z. B. „Kundenservice KI"). |
| Nummer | Die interne Nebenstellennummer für diesen Rezeptionisten. Anrufe an diese Nummer werden vom KI-Rezeptionisten entgegengenommen. |
| Primäre Sprache | Die Hauptsprache, in der der Rezeptionist mit Anrufern kommuniziert. |
| Rezeptionist | Wählen Sie ein Stimmprofil für die primäre Sprache. Klicken Sie auf das Kopfhörersymbol, um die einzelnen Stimmen anzuhören. |
| Zusätzliche Sprachen | Optional. Fügen Sie weitere Sprachen hinzu, damit der Rezeptionist die Sprache des Anrufers automatisch erkennen und in dieser antworten kann. |
Tipp: Sie können die Sprechgeschwindigkeit des KI-Rezeptionisten anpassen, indem Sie oben rechts im Abschnitt „Rezeptionist" auf Geschwindigkeit klicken. Die Geschwindigkeitseinstellung gilt für alle Sprachen.
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Schritt 2: Unternehmensinformationen
Geben Sie Unternehmensdaten an, damit der KI-Rezeptionist geschäftsbezogene Fragen korrekt beantworten kann.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Kerndienstleistungen des Unternehmens | Beschreiben Sie die Tätigkeit Ihres Unternehmens (bis zu 5'000 Zeichen). Der KI-Rezeptionist nutzt diese Informationen, um allgemeine Fragen zu Ihrem Unternehmen zu beantworten. |
| Firmenadresse | Die physische Adresse Ihres Unternehmens (bis zu 255 Zeichen). |
| Geschäftszeiten | Wählen Sie die Zeitzone(n) mit konfigurierten Geschäftszeiten. Der KI-Rezeptionist nutzt diese, um Anrufer über Ihre Öffnungszeiten zu informieren. |
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Schritt 3: Begrüssung
Legen Sie die Willkommensnachricht fest, die Anrufer hören, wenn der KI-Rezeptionist den Anruf entgegennimmt.
- Aktivieren Sie den Schalter Begrüssung.
- Geben Sie eine Begrüssungsnachricht in der primären Sprache des Rezeptionisten ein.
- Optional: Wählen Sie Begrüssung nicht unterbrechen, um zu verhindern, dass Anrufer die Begrüssung unterbrechen können.
Hinweis: Wenn Sie die Begrüssung deaktivieren, wartet der KI-Rezeptionist nach der Anrufannahme darauf, dass der Anrufer zuerst spricht. Zeitbasierte Begrüssungen (unterschiedliche Nachrichten für Geschäftszeiten, ausserhalb der Geschäftszeiten und Feiertage) können Sie nach der Erstellung des Rezeptionisten konfigurieren.
Wichtig: Zeitbasierte Begrüssungen können nicht über den Online-Test getestet werden. Verwenden Sie einen echten Produktionsanruf, um diese Funktion zu testen.
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Schritt 4: Namensanwahl
Aktivieren Sie diese Funktion, damit Anrufer durch Nennen eines Namens an die entsprechende Nebenstelle weitergeleitet werden können.
- Aktivieren Sie den Schalter Namensanwahl.
- Wählen Sie, welche Nebenstellen per Name erreichbar sein sollen:
- Alle Nebenstellen – jede Nebenstelle kann per Name erreicht werden.
- Erlaubte Nebenstellen – Nur ausgewählte Nebenstellen können erreicht werden.
- Eingeschränkte Nebenstellen – Ausgewählte Nebenstellen werden ausgeschlossen; alle anderen können erreicht werden.
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Schritt 5: Failover-Ziel
Legen Sie fest, wohin Anrufe weitergeleitet werden, wenn der KI-Rezeptionist das Anliegen des Anrufers nicht lösen kann oder keine passende Weiterleitungsregel greift.
Hinweis: Der Begriff „Failover" bedeutet „Rückfalloption". Das Failover-Ziel ist das Ziel, an das Anrufe automatisch weitergeleitet werden, wenn der KI-Rezeptionist dem Anrufer nicht weiterhelfen kann — beispielsweise eine Warteschlange, eine Rufgruppe oder eine bestimmte Nebenstelle.
- Wählen Sie im Dropdown Failover-Ziel einen Zieltyp: Nebenstelle, Warteschlange, Rufgruppe, Konferenz, Callflow, IVR (Sprachmenü) oder Gruppen-Voicemail.
- Wählen Sie das spezifische Ziel aus.
Klicken Sie auf Speichern und Übernehmen.
Ergebnis
Der KI-Rezeptionist wird erstellt und erscheint in der Liste mit dem Status online. Dies zeigt an, dass er verbunden und bereit ist, Anrufe entgegenzunehmen.
Wichtig: Wenn der Status Abnormal anzeigt, fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen. Eine Ereignisbenachrichtigung KI-Rezeptionist Anrufleitung Abnormal wird automatisch ausgelöst.
Wie Anrufer den KI-Rezeptionisten erreichen
Nach der Konfiguration können Anrufer den KI-Rezeptionisten auf zwei Wegen erreichen:
- Direktwahl — Interne Benutzer wählen die Nebenstellennummer des Rezeptionisten. Externe Anrufer wählen eine dem Rezeptionisten zugewiesene Rufnummer (DID).
- Als Anrufrouting-Ziel – Fügen Sie den KI-Rezeptionisten als Ziel in einer eingehenden Route, einem IVR (Sprachmenü) oder einem Callflow hinzu.
Bestehende KI-Rezeptionisten verwalten
Klicken Sie nach der Erstellung auf den Rezeptionisten in der Liste, um die Detailseite zu öffnen. Dort können Sie:
- Tab „Fähigkeiten" — Einzelne Funktionen aktivieren oder deaktivieren (Begrüssung, Wissensdatenbank, Namensanwahl, Absichtsbasierte Weiterleitung).
- Tab „Unternehmensinformationen" — Unternehmensbeschreibung, Adresse und Geschäftszeiten aktualisieren.
- Tab „Online-Test" — Den Rezeptionisten per Anruf oder Chat testen, bevor er produktiv eingesetzt wird.
- Tab „Einstellungen" — Name ändern, eine direkte Rufnummer (DID) zuweisen, Failover-Ziel aktualisieren, Anruf-Timeouts anpassen, Sprache oder Stimmprofil ändern.
Wichtig: Der Online-Test hat bekannte Einschränkungen. Die absichtsbasierte Weiterleitung und zeitbasierte Begrüssungen funktionieren im Testmodus nicht. Testen Sie diese Funktionen mit einem echten Produktionsanruf.
KI-Rezeptionisten löschen
- Navigieren Sie zu KI > KI-Rezeptionist.
- Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü (⋮) neben dem Rezeptionisten, den Sie entfernen möchten, und wählen Sie Löschen.
- Bestätigen Sie mit OK.
- Klicken Sie oben auf der Seite auf Übernehmen.
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