Integração com HubSpot CRM

Visão Geral

A integração HubSpot CRM conecta o Virtual-Call Cloud PABX perfeitamente com o sistema HubSpot CRM. Este recurso permite que você gerencie dados de CRM diretamente de suas estações de trabalho telefônicas e aumente a eficiência de sua comunicação.

Principais Características:

• Click-to-Call: Inicie chamadas diretamente de números de telefone detectados em páginas do HubSpot
• Call Popup: Abra automaticamente detalhes de contato do CRM para chamadas recebidas
• Call Journal: Registro automático de todas as atividades de chamadas no HubSpot CRM
• Sincronização de contatos: Sincronização unidirecional de contatos HubSpot para a agenda telefônica.
• Criação de contatos: Criação automática ou manual de novos contatos para chamadas de/para números desconhecidos.

Pré-requisitos

Requisitos HubSpot:

• Plano HubSpot: Free, Starter, Professional ou Enterprise
• Conta HubSpot Developer: Necessária para criar um aplicativo legado para autorização OAuth
• Conta HubSpot Padrão: Uma conta com privilégio de Super Admin para autorizar a integração

Virtual-Call Cloud PABX:

• Versão de Firmware: 84.21.0.66 ou superior

Conectar HubSpot CRM

Etapa 1 – Criar um aplicativo HubSpot (conta developer)

Primeiro, você precisa criar um aplicativo legado em sua conta HubSpot developer para obter as credenciais OAuth (Client ID e Client Secret).

1. Faça login em sua conta HubSpot developer (developer.hubspot.com).
2. Navegue para Apps Legacy Apps e clique em Create legacy app. Selecione Public como o tipo de aplicativo.
3. Configure a aba App Info:
   • Nome do aplicativo público: Digite um nome (ex: "Virtual-Call CRM Integration")
   • Logo do aplicativo: opcional – fazer upload de um logo.
   • Descrição: Opcional – descrição do aplicativo
4. Mude para a aba Auth e configure as definições OAuth:
   • URL de redirecionamento: Copie a URL de Redirecionamento do Virtual-Call Cloud PBX (em Integrations CRM HubSpot) e cole aqui.

5. Na seção Scopes, adicione as seguintes permissões OAuth:

   Escopos CRM:

   • crm.objects.companies.read e crm.objects.companies.write
   • crm.objects.contacts.read e crm.objects.contacts.write
   • crm.objects.deals.read e crm.objects.deals.write
   • crm.objects.owners.read
   • crm.schemas.companies.read e crm.schemas.companies.write
   • crm.schemas.contacts.read e crm.schemas.contacts.write
   • crm.schemas.deals.read e crm.schemas.deals.write

   Escopos de Configurações:

   • settings.users.read e settings.users.write
   • settings.users.teams.read e settings.users.teams.write
6. Clique em Create app.
7. Após a criação, vá para a seção App credentials na aba Auth para recuperar suas credenciais:
   • Client ID: Copie este ID
   • Client Secret: Clique em “Show” e copie o segredo.

Etapa 2 – Conectar HubSpot CRM ao PABX

Agora conecte seu aplicativo HubSpot com o Virtual-Call Cloud PABX por meio da autorização OAuth.

1. Faça login em seu Virtual-Call Cloud PABX.
2. Navegue para Integrations CRM e selecione HubSpot.
3. Na seção Authorization, digite as credenciais:
   • Client ID: Cole o Client ID do aplicativo HubSpot
   • Client Secret: Cole o Client Secret do aplicativo HubSpot
4. Clique em Save. Uma nova janela do navegador será aberta, pedindo que você escolha uma conta HubSpot.
5. Selecione uma conta HubSpot padrão com privilégio de Super Admin e clique em Choose Account.

6. Revise a solicitação de permissão, marque a caixa de isenção e clique em Connect app.
7. Você será redirecionado para o Virtual-Call Cloud PBX. Uma janela pop-up exibe o resultado da autenticação. Clique em OK.
8. O status agora deve mostrar Connected. A integração foi configurada com sucesso.

Etapa 3 – Associar usuários HubSpot com extensões

Para aproveitar plenamente a integração de CRM, seus usuários HubSpot devem estar associados a extensões no Virtual-Call Cloud PABX.

1. Na página de integração de CRM, clique no ícone de atualização ao lado de HubSpot User para carregar a lista atual de usuários HubSpot.

2. Associe os usuários HubSpot com extensões:

   Associação Automática:

   Se os usuários HubSpot e extensões utilizarem o mesmo endereço de e-mail, você pode usar associação automática:

   1. Clique em Associate Automatically.
   2. Confirme a associação na janela pop-up clicando em OK.

   Associação Manual:

   Se os endereços de e-mail não corresponderem, associe os usuários manualmente:

   1. Clique no ícone de edição ao lado do usuário HubSpot.
   2. Na janela pop-up, selecione a(s) extensão(ões) desejada(s).
   3. Clique em Confirm.
3. Clique em Save para salvar as associações.

Configurar recursos de integração

Sincronização de contatos

A sincronização de contatos copia contatos e/ou empresas do HubSpot CRM para a agenda telefônica do Virtual-Call, para que você possa acessá-los diretamente do seu software telefônico.

1. Navegue para Integrations CRM.
2. Ative Synchronize Contacts Automatically.
3. Configure as seguintes configurações:
   • Synchronize Contacts From: Selecione os tipos de objetos a sincronizar:
     • Contacts – Contatos HubSpot
     • Companies – Contatos de empresa HubSpot
   • Synchronize to Phonebook: Selecione uma agenda vazia existente ou crie uma nova onde os contatos serão armazenados.
   • Always Query CRM: Esta opção ativa consulta de CRM em tempo real.
     • Ativado: O sistema executa uma consulta em tempo real do HubSpot CRM. Isso fornece os resultados mais atuais, mas aumenta o uso da API.
     • Desativado: O sistema primeiro usa a agenda local. O CRM só é consultado se nenhuma correspondência local for encontrada.
4. Clique em Save.

Resultado: A agenda sincronizada será marcada com um rótulo de CRM e estará disponível no Virtual-Call UC Client.

Criação de contatos

Este recurso permite que novos contatos sejam criados automática ou manualmente no HubSpot CRM quando uma chamada é recebida de um número desconhecido ou uma chamada é colocada para um número desconhecido.

1. Navegue para Integrations CRM.
2. Ative Create New Contact.
3. Configure as definições na seção Create Method:
   • Automaticamente: O sistema cria contatos automaticamente com base no tipo de chamada selecionado:
     • Inbound: Chamada recebida de um número desconhecido que não corresponde a nenhum contato, lead ou conta existente no CRM.
     • Outbound: Chamada de saída para um número desconhecido que não corresponde a nenhum contato, lead ou conta existente no CRM.
   • Manualmente: Usuários de extensão associada podem criar manualmente um novo contato no CRM durante uma chamada.
4. Clique em Save.

Resultado:

• Com criação automática, um novo contato será criado no HubSpot CRM quando uma chamada com um número desconhecido ocorrer. O nome do contato criado automaticamente tem o prefixo Automatic New Contact seguido do número de telefone.
• Com criação manual, os usuários podem adicionar um novo contato por meio da janela de chamada durante uma chamada.

Call popup

O call popup exibe automaticamente informações de contato do CRM em uma nova aba do navegador quando uma chamada de um contato do CRM é recebida. Você pode configurar quando o popup é acionado.

1. Navegue para Extension and Trunk Extension.
2. Clique na extensão para a qual você deseja ativar o popup e selecione a aba UC Clients.
3. Marque a caixa Open Contact URL Using System-Integrated CRM.
4. Selecione o Popup Method:
   • Automatically (Only for Incoming Calls): O popup abre automaticamente para chamadas recebidas. Configure o Trigger Event:
     • Ringing: O popup abre assim que uma chamada recebida de um contato de CRM toca
     • Answered: O popup abre quando a chamada é atendida
     • Call End: O popup abre quando a chamada termina
   • Manually: O popup abre apenas quando você clica no rótulo CRM na janela de chamada durante uma chamada.
5. Clique em Save.

Resultado:

• Automático: Quando uma chamada recebida de um contato de CRM é recebida, uma nova aba do navegador com os detalhes do contato HubSpot é aberta.
• Manual: Os usuários podem clicar no rótulo CRM na janela de chamada para abrir a página de contato no HubSpot.

Call Journal

O call journal registra automaticamente todas as chamadas como uma atividade no HubSpot CRM. Todas as chamadas recebidas, enviadas e perdidas são registradas na seção de atividades do contato correspondente.

1. Navegue para Integrations CRM.
2. Ative Call Journal.
3. Configure as definições:
   • Description: Defina o conteúdo da entrada de log. Você pode usar as seguintes variáveis:
     • {Time} – Data e hora da chamada
     • {Call_Log_Status} – Status da chamada
     • {Call_From} – Número do chamador
     • {Call_To} – Número do destinatário
     • {Talk_Duration} – Duração da conversa
   • Play Call Recording: Quando ativado, os usuários de CRM podem reproduzir a gravação de chamada diretamente no HubSpot CRM. O sistema solicita o arquivo de gravação do PBX.
   • Disable Display Missed Call Records in Unanswered Agents: Quando ativado, para chamadas de fila e grupo de toque, as entradas de log são mostradas apenas para o agente que atende a chamada. As entradas perdidas para agentes que não respondem são suprimidas.
4. Clique em Save.

Resultado: Todas as atividades de chamadas são registradas automaticamente na seção de atividades do contato HubSpot correspondente. Os usuários podem visualizar logs de chamadas e gravações associadas na aba Activities da página de contato.

Solução de problemas

Falha na autorização:

• Verifique se o Client ID e o Client Secret foram inseridos corretamente (sem espaços iniciais/finais).
• Certifique-se de que a URL de redirecionamento está configurada corretamente no aplicativo HubSpot.
• Certifique-se de que todos os escopos OAuth necessários foram adicionados ao aplicativo HubSpot.
• Ao selecionar uma conta, escolha uma conta HubSpot padrão com privilégio de Super Admin – não uma conta developer.

Falha na sincronização de contatos:

• Verifique se cada contato tem pelo menos um primeiro ou último nome e um número de telefone.
• Certifique-se de que a conexão HubSpot está ativa (Status: "Connected").
• Os contatos só podem ser sincronizados para uma agenda vazia. Crie uma nova agenda se necessário.

Call popup não abre:

• Verifique as configurações de bloqueador de pop-up do seu navegador e adicione o domínio HubSpot à lista de exceções.
• Certifique-se de que a opção “Open Contact URL Using System-Integrated CRM” está ativada na extensão.
• Verifique se o UC Desktop Client ou UC Web Client está conectado.

Os usuários não são associados automaticamente:

• Verifique se os endereços de e-mail do usuário HubSpot e da extensão Virtual-Call correspondem exatamente.
• Utilize associação manual neste caso.

Desativar ou desconectar a integração.

Você pode desativar ou desconectar completamente a integração HubSpot a qualquer momento.

Desativar a integração:

• Navegue para Integrations CRM.
• Clique no botão Disable.
• A configuração é preservada; você pode reativar a integração posteriormente.

Desconectar a integração:

• Navegue para Integrations CRM.
• Clique no botão Disconnect ou Remove.
• Aviso: Esta ação exclui todas as configurações e desconecta completamente a conexão. Você precisará reconfigurar todas as configurações se desejar reativar a integração posteriormente.

Novo Método de Autenticação a partir da Versão 84.23.0.24

Suporte a OAuth2 PKCE

Os modelos de integração CRM/Helpdesk personalizados agora suportam o método de autenticação Authorization Code Flow with Proof Key for Code Exchange (PKCE). Este método utiliza um par challenge-verifier em vez de um client secret, melhorando assim a segurança da autenticação OAuth 2.0.