Integração com o Microsoft Outlook

Visão geral

A integração com o Microsoft Outlook conecta o Virtual-Call UC Cliente Desktop para Windows ao seu aplicativo Microsoft Outlook. Após a configuração, os usuários podem realizar chamadas diretamente a partir dos contatos do Outlook, receber um popup automático com as informações do contato ao receber uma chamada de um contato conhecido do Outlook e ter todas as atividades de chamada registradas automaticamente no Outlook.

A integração funciona em dois níveis: uma sincronização de contatos pelo lado do administrador (que requer a configuração prévia da integração com o Microsoft Entra ID) e uma configuração pelo lado do usuário no UC Cliente Desktop e no Outlook.

Pré-requisitos

• Virtual-Call UC Cliente Desktop para Windows instalado e com sessão iniciada
• Microsoft Outlook para Windows (versão clássica do desktop)
• Acesso de administrador ao portal web do Cloud PABX (para configuração da sincronização de contatos)
• Integração com o Microsoft Entra ID configurada (necessária para a sincronização de contatos do Outlook — consulte o artigo Integração com o Microsoft Entra ID)

Etapa 1: Ativar a sincronização de contatos do Outlook (Administrador)

Para que o reconhecimento de contatos funcione nas chamadas recebidas, um administrador deve ativar a sincronização de contatos do Outlook no portal web do Cloud PABX.

1. Acesse o portal web do Cloud PABX como administrador.
2. Navegue até Integrações > Colaboração.
3. Role a página até a seção Sincronização de Contatos do Microsoft Outlook.
4. Ative o botão de sincronização.
5. Opcional: marque a caixa de seleção Sincronização de Contatos de Caixa de Correio Compartilhada e escolha as caixas de correio a serem incluídas na lista suspensa.
6. Clique em Salvar.

Após a ativação, os contatos do Outlook (contatos pessoais e contatos das caixas de correio compartilhadas configuradas) serão sincronizados com o Cloud PABX e disponibilizados nos UC Clientes Desktop dos usuários.

Etapa 2: Ativar a integração no UC Cliente Desktop (Usuário)

Cada usuário deve ativar a integração com o Outlook na sua própria instalação do UC Cliente Desktop.

1. Abra o Virtual-Call UC Cliente Desktop no seu PC com Windows.
2. Acesse Preferências > Integração.
3. Ative o botão Habilitar Integração com Outlook.
4. Configure as seguintes opções conforme necessário:
   • Criação automática de contatos: Cria automaticamente um contato no Outlook para chamadores que ainda não estão na sua lista de contatos.
   • Sincronização de registro de chamadas: Registra automaticamente todas as atividades de chamada (chamadas recebidas, realizadas e perdidas) no Outlook.
5. Clique em Salvar.

Etapa 3: Ativar o suplemento do Outlook

O UC Cliente Desktop instala um suplemento no Outlook que habilita a função de clique para ligar diretamente do Outlook. É necessário ativá-lo manualmente no Outlook.

1. Abra ou reinicie o Microsoft Outlook.
2. Acesse Arquivo > Opções.
3. Na janela de Opções, clique em Suplementos no painel esquerdo.
4. Na parte inferior da janela, certifique-se de que Suplementos COM está selecionado no menu suspenso "Gerenciar" e clique em Ir.
5. Na caixa de diálogo Suplementos COM, marque a caixa de seleção do suplemento Virtual-Call UC Outlook Integration.
6. Clique em OK.

O suplemento estará ativo. Pode ser necessário reiniciar o Outlook para que as alterações entrem em vigor.

Utilizando a integração

Com as etapas concluídas, os seguintes recursos estão disponíveis:

• Clique para ligar a partir do Outlook: Abra qualquer contato no Outlook e clique no número de telefone para iniciar uma chamada pelo UC Cliente Desktop.
• Popup de chamada recebida: Quando uma chamada chega de um contato conhecido do Outlook, o perfil do contato é exibido automaticamente no Outlook.
• Registro automático de chamadas: Todas as chamadas com contatos do Outlook são registradas automaticamente no histórico de atividades do Outlook ao término da chamada.

Solução de problemas

• O suplemento não aparece na lista de suplementos do Outlook.
  Certifique-se de que o Virtual-Call UC Cliente Desktop está instalado e foi iniciado pelo menos uma vez antes de ativar o suplemento no Outlook. O suplemento é registrado pelo UC Cliente Desktop na primeira vez que ele é iniciado.
• As chamadas de contatos não exibem o nome do contato.
  A sincronização de contatos do Outlook deve ter sido ativada pelo administrador (Etapa 1). Sem a sincronização, o UC Cliente Desktop exibe apenas o número de telefone do chamador, sem o nome do contato.
• Os registros de chamadas não aparecem no Outlook.
  Verifique se a Sincronização de Registro de Chamadas está ativada em Preferências > Integração no UC Cliente Desktop e se o suplemento do Outlook está ativo.