Überblick: Der Linkus Web Client bietet umfassende Chat- und Messaging-Funktionen für interne Kommunikation mit Kollegen und externe Kommunikation mit Kunden über verschiedene Kanäle wie SMS, WhatsApp und andere Messaging-Plattformen.
Chat-Übersicht
Verfügbare Chat-Typen
| Chat-Typ | Beschreibung | Verwendung |
|---|---|---|
| Interner Chat | Instant Messaging mit Kollegen | 1:1 Chats und Gruppenchats innerhalb der Organisation |
| Externer Chat | Kundenkommunikation über externe Kanäle | SMS, WhatsApp, Facebook, Live Chat |
Interne Chat-Features
| Feature | Beschreibung | Limits |
|---|---|---|
| Gruppenchats | Max. 200 Mitglieder pro Gruppe | Max. 100 Gruppenchats pro Benutzer |
| Datei-Sharing | Teilen von Dateien und Bildern | Max. 100 MB pro Datei |
| Chat-Verlauf | Automatische Synchronisation zwischen Clients | Max. 1 Jahr Speicherung |
| Nachrichtentypen | Text, Emojis, Dateien, Bilder | Direkte Audio-/Video-Anrufe möglich |
Interner Chat
Einzelchat starten
- Chat-Bereich öffnen
Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf "Chat" und dann auf den Tab "Interner Chat". - Kollegen suchen
Geben Sie in der Suchleiste den Namen, die Nebenstellen-Nummer oder E-Mail-Adresse des gewünschten Kollegen ein. - Chat beginnen
Klicken Sie auf den gefundenen Kollegen, um den Chat zu starten.
Gruppenchat erstellen
- Gruppenchat-Option wählen
Klicken Sie im internen Chat auf das Plus-Symbol (➕) neben der Suchleiste. - Teilnehmer auswählen
Wählen Sie die gewünschten Kollegen aus der Liste aus. - Gruppe erstellen
Klicken Sie auf "Erstellen" um den Gruppenchat zu starten.
Chat-Verwaltung: Der erste Benutzer, der den Gruppenchat erstellt, wird automatisch zum Administrator und kann andere Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.
Nachrichten senden
- Text-Nachricht
Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf "Senden". - Emojis hinzufügen
Klicken Sie auf das Emoji-Symbol, um Emoticons zur Nachricht hinzuzufügen. - Dateien senden
Klicken Sie auf das Anhang-Symbol und wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer (max. 100 MB). - Bilder senden
Ziehen Sie Bilder direkt in das Chat-Fenster oder verwenden Sie die Anhang-Funktion.
Erweiterte Chat-Funktionen
Direkte Anrufe aus Chat
- Klicken Sie auf das Telefon-Symbol für Audio-Anruf
- Klicken Sie auf das Video-Symbol für Video-Anruf
- Der Chat bleibt während des Anrufs verfügbar
Chat-Verlauf
- Chat-Verläufe werden automatisch zwischen allen Linkus-Clients synchronisiert
- Nachrichten sind auf Web Client, Desktop Client und Mobile Client verfügbar
- Suchfunktion für vergangene Nachrichten
Externer Chat
Voraussetzungen: PBX Server 84.12.0.32 oder höher, Enterprise oder Ultimate Plan, mindestens ein Messaging-Kanal vom Administrator eingerichtet.
Unterstützte Externe Kanäle
| Kanal | Symbol | Chat-Typ | Session-Verhalten |
|---|---|---|---|
| SMS | 📱 | Nur 1:1 Gespräche | Abhängig von Administrator-Konfiguration |
| 💬 | Nur 1:1 Gespräche | Automatischer Schluss nach 24h Inaktivität | |
| 📘 | Nur 1:1 Gespräche | Abhängig von Administrator-Konfiguration | |
| Live Chat | 💭 | Nur 1:1 Gespräche | Abhängig von Administrator-Konfiguration |
Datei-Sharing Limits pro Kanal
| Kanal | Max. Dateigröße | Aufbewahrungszeit |
|---|---|---|
| SMS | 100 MB | 72 Stunden |
| 100 MB | 72 Stunden | |
| 25 MB | 72 Stunden | |
| Live Chat | 10 MB | 72 Stunden |
Externe Chat-Sessions verwalten
Kundenanfragen anzeigen
- Klicken Sie auf "Chat" und dann auf den Tab "Externer Chat"
- Alle eingehenden Kundenanfragen werden nach Kanälen sortiert angezeigt
- Ungelesene Nachrichten sind mit einem roten Punkt markiert
Auf Kundenanfragen antworten
- Chat-Session öffnen
Klicken Sie auf die gewünschte Kundenanfrage. - Nachricht verfassen
Geben Sie Ihre Antwort in das Textfeld ein. - Antwort senden
Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf "Senden".
Wichtig für WhatsApp: Sie können nur auf eingehende Nachrichten antworten. Das Initiieren neuer Gespräche ist nicht möglich.
Chat-Session weiterleiten
- Öffnen Sie die gewünschte Chat-Session
- Klicken Sie auf das Weiterleiten-Symbol
- Wählen Sie einen Kollegen aus der Liste
- Fügen Sie eine optionale Notiz hinzu
- Klicken Sie auf "Weiterleiten"
Vorteil: Der Kollege kann den gesamten Chat-Verlauf einsehen und nahtlos übernehmen.
Session archivieren/de-archivieren
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Chat-Session
- Wählen Sie "Archivieren" für abgeschlossene Gespräche
- Für archivierte Chats: Wählen Sie "De-archivieren" um sie wieder zu aktivieren
Chat zu Anruf eskalieren
- Öffnen Sie die entsprechende Chat-Session
- Klicken Sie auf das Telefon-Symbol im Chat-Fenster
- Die Kundennummer wird automatisch gewählt (falls verfügbar)
Chat-Benachrichtigungen konfigurieren
Chat-spezifische Benachrichtigungen
Chat stumm schalten
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Chat
- Wählen Sie "Benachrichtigungen stumm schalten"
- Der Chat wird mit einem Stumm-Symbol (🔇) markiert
- Neue Nachrichten werden als roter Punkt statt Nummer angezeigt
Chat-Benachrichtigungen reaktivieren
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den stumm geschalteten Chat
- Wählen Sie "Nachrichten-Benachrichtigungen"
- Benachrichtigungen für neue Nachrichten sind wieder aktiv
Globale Chat-Benachrichtigungen
Benachrichtigungston aktivieren/deaktivieren
- Gehen Sie zu Einstellungen → Features
- Im Bereich "Benachrichtigungen" aktivieren/deaktivieren Sie "Ton für neue Nachrichten abspielen"
- Klicken Sie auf "Speichern"
Pop-up-Benachrichtigungen konfigurieren
Im Web Client
- Gehen Sie zu Einstellungen → Features
- Aktivieren Sie "Nachrichten-Benachrichtigungen"
- Pop-up-Benachrichtigungen erscheinen während der Web Client-Nutzung
Im Browser (Desktop-Benachrichtigungen)
Voraussetzungen für Desktop-Benachrichtigungen:
- Web Client bleibt angemeldet
- Browser bleibt geöffnet
- Browser-Benachrichtigungen für die Website erlaubt
- "Nachrichten-Benachrichtigungen" im Web Client aktiviert
- Stellen Sie sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind
- Pop-up-Benachrichtigungen erscheinen unten rechts auf dem Desktop
- Klicken Sie auf die Benachrichtigung um zum Web Client zu wechseln
Chat-Produktivität steigern
Effiziente Chat-Nutzung
- Schnellzugriff: Pinnen Sie wichtige Chats für einfachen Zugriff
- Suchfunktion: Verwenden Sie die Suche um vergangene Nachrichten zu finden
- @-Erwähnungen: Nutzen Sie @Name in Gruppenchats für direkte Ansprache
- Tastenkürzel: Enter zum Senden, Shift+Enter für neue Zeile
Team-Kommunikation optimieren
- Themenbezogene Gruppen: Erstellen Sie separate Gruppenchats für verschiedene Projekte
- Status-Updates: Nutzen Sie Gruppenchats für regelmäßige Team-Updates
- Datei-Organisation: Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen beim Teilen
- Chat-Hygiene: Archivieren Sie abgeschlossene Gespräche regelmäßig
Kundenservice-Effizienz
- Schnelle Antworten: Bereiten Sie Textbausteine für häufige Anfragen vor
- Eskalation: Nutzen Sie Anruf-Eskalation für komplexe Probleme
- Weiterleitung: Leiten Sie Anfragen an Spezialisten weiter wenn nötig
- Dokumentation: Notieren Sie wichtige Kundengespräche für Nachverfolgung
🔧 Troubleshooting
Problem: Nachrichten kommen nicht an
- Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
- Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie es erneut
- Überprüfen Sie, ob der Empfänger online ist
- Kontrollieren Sie die Chat-Einstellungen des Empfängers
- Melden Sie sich ab und wieder an
Problem: Keine Chat-Benachrichtigungen
- Überprüfen Sie Browser-Benachrichtigungen für die Website
- Stellen Sie sicher, dass "Nachrichten-Benachrichtigungen" aktiviert ist
- Kontrollieren Sie System-Benachrichtigungseinstellungen
- Überprüfen Sie, ob der Chat stumm geschaltet ist
- Starten Sie den Browser neu
Problem: Dateien können nicht gesendet werden
- Überprüfen Sie die Dateigröße (max. 100 MB für interne Chats)
- Kontrollieren Sie das Dateiformat (manche Formate können blockiert sein)
- Versuchen Sie eine kleinere Datei als Test
- Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
- Wenden Sie sich an den Administrator bei wiederholten Problemen
Problem: Externer Chat funktioniert nicht
- Überprüfen Sie, ob externe Chat-Kanäle vom Administrator eingerichtet wurden
- Kontrollieren Sie Ihren PBX-Plan (Enterprise/Ultimate erforderlich)
- Stellen Sie sicher, dass die PBX-Version 84.12.0.32 oder höher ist
- Überprüfen Sie Ihre Berechtigungen für externe Chats
- Wenden Sie sich an den Administrator für Kanal-Konfiguration
Problem: Chat-Verlauf fehlt
- Überprüfen Sie die Synchronisation zwischen den Geräten
- Melden Sie sich ab und wieder an um Synchronisation zu erzwingen
- Überprüfen Sie, ob die maximale Speicherzeit (1 Jahr) überschritten wurde
- Kontrollieren Sie, ob Nachrichten versehentlich gelöscht wurden
- Wenden Sie sich an den Support bei dauerhaften Problemen
Problem: Gruppenchat-Funktionen nicht verfügbar
- Überprüfen Sie, ob Sie Administrator des Gruppenchats sind
- Kontrollieren Sie die maximale Anzahl von Gruppenchats (100 pro Benutzer)
- Überprüfen Sie die maximale Teilnehmerzahl (200 pro Gruppe)
- Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer online und erreichbar sind
- Versuchen Sie, den Gruppenchat neu zu erstellen
✅ Best Practices
Professionelle Kommunikation
- Verwenden Sie klare und präzise Sprache in geschäftlichen Chats
- Nutzen Sie angemessene Grußformeln je nach Kontext
- Respektieren Sie Arbeitszeiten - vermeiden Sie nächtliche Nachrichten
- Kennzeichnen Sie dringende Nachrichten entsprechend
- Verwenden Sie Emojis sparsam und professionell
Team-Zusammenarbeit
- Erstellen Sie themenbezogene Gruppenchats für Projekte
- Verwenden Sie @-Erwähnungen für direkte Ansprache in Gruppenchats
- Teilen Sie relevante Dateien direkt im entsprechenden Chat-Kontext
- Halten Sie Gruppenchats fokussiert und vermeiden Sie Off-Topic-Diskussionen
- Archivieren Sie abgeschlossene Projekt-Chats regelmäßig
Kundenservice-Exzellenz
- Antworten Sie auf Kundenanfragen zeitnah (idealerweise innerhalb von 15 Minuten)
- Verwenden Sie professionelle und höfliche Sprache
- Personalisieren Sie Ihre Antworten mit dem Kundennamen
- Leiten Sie komplexe Anfragen an entsprechende Spezialisten weiter
- Dokumentieren Sie wichtige Kundeninteraktionen für Nachverfolgung
Sicherheit und Datenschutz
- Teilen Sie keine sensiblen Daten über unsichere Kanäle
- Verwenden Sie sichere Netzwerke für geschäftskritische Kommunikation
- Beachten Sie Datenschutzbestimmungen bei Kundenkommunikation
- Löschen Sie vertrauliche Chat-Verläufe nach Projektabschluss
- Melden Sie verdächtige oder Spam-Nachrichten dem Administrator
Produktivitäts-Optimierung
- Nutzen Sie Benachrichtigungseinstellungen um Ablenkungen zu minimieren
- Planen Sie feste Zeiten für Chat-Bearbeitung statt permanenter Überwachung
- Verwenden Sie die Suchfunktion um alte Informationen schnell zu finden
- Erstellen Sie Textbausteine für häufig verwendete Antworten
- Nutzen Sie Video-/Audio-Anrufe für komplexe Diskussionen statt langer Chat-Verläufe
System-Wartung
- Bereinigen Sie regelmäßig alte und irrelevante Chats
- Überprüfen Sie periodisch Ihre Benachrichtigungseinstellungen
- Aktualisieren Sie Ihr Profil und Ihre Kontaktinformationen
- Testen Sie neue Chat-Features in einem sicheren Umfeld
- Halten Sie sich über System-Updates und neue Features informiert
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