Call-Flow-Designer

Überblick

Der Call-Flow-Designer ist ein visuelles Drag-and-Drop-Werkzeug, mit dem Sie intelligente Anrufabläufe (Callflows) für Ihre Virtual-Call Cloud-Telefonanlage erstellen und verwalten. Über eine grafische Oberfläche verbinden Sie verschiedene Bausteine (Knoten) miteinander und definieren so exakt, wie eingehende Anrufe behandelt werden — von Begrüßungsansagen und Menüoptionen bis hin zu zeitbasiertem Routing, Datenbankabfragen und externen API-Aufrufen.

Planvoraussetzung: Der Call-Flow-Designer ist ausschließlich im Ultimate Plan verfügbar.

Voraussetzungen

Virtual-Call Cloud-Telefonanlage mit Ultimate Plan
Administratorzugriff auf das PBX-Verwaltungsportal
Mindestens eine konfigurierte Nebenstelle oder Warteschlange (als Weiterleitungsziel)

Systemgrenzen

Parameter	Limit
Maximale Anzahl an Callflows	80
Maximale Komponenten und Verzweigungen pro Callflow	200
Maximale Schritte pro Callflow	50

Seitenübersicht

Navigieren Sie zu Anrufsteuerung → Call-Flow-Designer.

Die Übersicht zeigt alle vorhandenen Callflows mit folgenden Spalten:

Spalte	Beschreibung
Status	Aktiviert/Deaktiviert — zeigt an, ob der Callflow aktiv ist.
Name	Name des Callflows.
Nummer	Zugewiesene Nebenstellennummer.
Rufnummer	Zugewiesene DID/Rufnummer.
Bemerkung	Optionale Beschreibung des Callflows.
Methode erstellen	Die beim Erstellen verwendete Methode (z. B. Beginnen Sie bei Null, Integrierte Vorlagen).
Vorgänge	Aktionen: Bearbeiten, Kopieren, Löschen.

Über der Tabelle stehen die Schaltflächen Hinzufügen, Exportieren, Optionen und Löschen sowie ein Suchen-Feld zur Verfügung.

Callflow hinzufügen

Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Callflow zu erstellen.

Feld	Beschreibung
Name	Name des Callflows. Pflichtfeld.
Bemerkung	Optionale Beschreibung.
Methode erstellen	Methode zum Erstellen des Callflows. Pflichtfeld. Optionen siehe unten.

Methode erstellen — Optionen

Im Dropdown Methode erstellen stehen drei Optionen zur Auswahl:

Option	Beschreibung	Zusätzliche Felder
Beginnen Sie bei Null	Erstellt einen leeren Callflow, den Sie im visuellen Editor von Grund auf aufbauen.	Keine
Integrierte Vorlagen	Erstellt einen Callflow auf Basis einer vorgefertigten Vorlage.	Vorlagen-Name (Pflichtfeld) — z. B. Linearer Callflow, Zeitbasierter Callflow, Zertifizierter Callflow, Datenbank-Authentifizierung.
Aus Datei importieren	Importiert einen zuvor exportierten Callflow aus einer Datei.	Callflowdatei hochladen (Pflichtfeld) — Klicken Sie auf Hochladen, um die Datei auszuwählen.

Methode: Integrierte Vorlagen

Methode: Aus Datei importieren

Verfügbare Vorlagen

Vorlage	Anwendungsfall
Linearer Callflow	Leitet Anrufe basierend auf der vom Anrufer eingegebenen DTMF-Taste an verschiedene Ziele weiter. Ideal für einfaches menügesteuertes Routing.
Zeitbasierter Callflow	Leitet Anrufe abhängig von der Tageszeit weiter (Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten oder Feiertage).
Zertifizierter Callflow	Wertet Benutzereingaben anhand vordefinierter Ausdrücke aus, um Anrufe bedingt weiterzuleiten. Nützlich für PIN- oder Code-basierten Zugang.
Datenbank-Authentifizierung	Validiert Benutzereingaben gegen eine Datenbank, um Anrufe weiterzuleiten. Geeignet für Szenarien, die eine Anrufer-Authentifizierung erfordern.

Optionen

Klicken Sie auf Optionen, um globale Einstellungen für den Call-Flow-Designer zu konfigurieren.

Feld	Beschreibung
Beenden-Taste	Legt fest, welche Taste der Anrufer zur Bestätigung drücken muss (z. B. „Drücken Sie # zur Bestätigung").

Visueller Flow-Editor

Klicken Sie in der Spalte Vorgänge auf das Bearbeiten-Symbol, um den visuellen Flow-Editor zu öffnen.

Der Editor besteht aus einer Arbeitsfläche in der Mitte und einer Seitenleiste links mit den verfügbaren Knoten (Bausteinen). Am oberen Rand befinden sich die Schaltflächen Zurück, In einem neuen Tab öffnen, Als Entwurf sichern und Speichern.

Bausteine (Knoten)

Ziehen Sie Knoten aus der Seitenleiste auf die Arbeitsfläche, um Ihren Callflow aufzubauen. Die Bausteine sind in fünf Kategorien unterteilt:

Einstiegskomponente

Knoten	Beschreibung
Initial Action	Der Einstiegspunkt jedes Callflows. Legt fest, welche Rufnummer(n) den Callflow auslösen, und spielt optional eine Begrüßungsansage ab.

Anrufsteuerungs-Knoten

Knoten	Beschreibung
Prompt	Spielt eine Audioansage oder Text-to-Speech-Nachricht für den Anrufer ab.
Öffnungszeit	Verzweigt den Anruf basierend auf definierten Geschäftszeiten (Geschäftszeiten, außerhalb der Geschäftszeiten, Feiertage).
Menü	Erstellt ein IVR-Menü mit Tasteneingaben (z. B. „Drücken Sie 1 für…"). Leitet den Anruf basierend auf der gedrückten DTMF-Taste weiter.
Benutzereingabe	Erfasst DTMF-Eingaben des Anrufers über die Tastatur. Wird typischerweise mit einem Zustand-Knoten kombiniert, um die Eingabe auszuwerten.
Sprache	Ändert die Spracheinstellung für alle nachfolgenden Ansagen im Callflow.
Aufzeichnung	Startet oder stoppt die Anrufaufzeichnung. Kann optional eine Benachrichtigungsansage abspielen.
Wählen Sie nach Nummer	Ermöglicht dem Anrufer, direkt eine Nebenstellennummer zu wählen, um ein Ziel zu erreichen.
Nach Namen wählen	Ermöglicht dem Anrufer, einen Mitarbeiter über die Eingabe der ersten drei Buchstaben des Namens zu erreichen. Dies ist eine Endkomponente.
Transfer	Leitet den Anruf an ein festgelegtes Ziel weiter (Nebenstelle, Warteschlange, Rufgruppe, Voicemail etc.). Dies ist eine Endkomponente.
Auflegen	Beendet den Anruf. Dies ist eine Endkomponente.

Callflow-Knoten

Knoten	Beschreibung
Zustand	Verzweigt den Anruf basierend auf logischen Ausdrücken. Wertet Variablen aus (z. B. Benutzereingabe, Anrufer-ID, Uhrzeit) und lenkt den Anruf in verschiedene Zweige.
Schleife	Wiederholt eine Gruppe von Knoten eine festgelegte Anzahl von Malen oder bis eine Bedingung erfüllt ist.

Interne Datenoperationen

Diese Knoten fragen Daten aus der internen PBX-Datenbank ab oder aktualisieren sie während eines Anrufs. In der Seitenleiste erscheinen sie unter dem Sammelpunkt Interne Datenoperationen:

Operation	Beschreibung
Get Extension Presence Status	Ruft den aktuellen Präsenzstatus einer Nebenstelle ab.
Set Extension Presence Status	Ändert den Präsenzstatus einer Nebenstelle.
Get Queue Agent	Ruft Informationen über Agenten in einer Warteschlange ab.
Get Queue Info	Ruft Warteschlangen-Statistiken ab, z. B. wartende Anrufe und verfügbare Agenten.
Get Agent Status	Ruft den Anmelde-/Pausenstatus eines Warteschlangen-Agenten ab.
Set Agent Status	Ändert den Anmelde- oder Pausenstatus eines Warteschlangen-Agenten.
Get System Info	Ruft Systeminformationen wie Datum, Uhrzeit und Systemsprache ab.
Get System Capacity	Ruft Systemkapazitätsdaten ab (z. B. Anzahl aktiver Anrufe, registrierte Nebenstellen).
Get Extension Info	Ruft Konfigurationsdetails einer Nebenstelle ab.
Get Company Contact Info	Ruft Kontaktdaten aus dem Firmentelefonbuch ab.

Externe Integrations-Knoten

Knoten	Beschreibung
E-Mail-Absender	Versendet E-Mails mit anpassbarem Inhalt während eines Callflows. Nützlich für Benachrichtigungen, Warnungen oder die Übermittlung anruferspezifischer Informationen.
Datenbank-Zugriff	Führt SQL-Abfragen gegen eine externe Datenbank aus, um während eines Anrufs Daten abzurufen oder zu aktualisieren.
HTTP-Anfrage	Sendet HTTP-Anfragen an externe Webserver und ermöglicht so die Integration mit Drittanbieter-Diensten und APIs.

Über Einklappen am unteren Rand der Seitenleiste können Sie die Knotenliste ein- oder ausblenden.

Arbeitsfläche

Am unteren Rand der Arbeitsfläche befinden sich Steuerelemente für die Ansicht: Übersichtskarte, Zoom (−/+), Zentrieren, horizontal ausrichten und vertikal ausrichten.

Callflows verwalten

Callflow aktivieren oder deaktivieren

Ein Callflow verarbeitet Anrufe nur, wenn er aktiviert ist. So ändern Sie den Status:

Suchen Sie auf der Call-Flow-Designer-Übersichtsseite den gewünschten Callflow.
Klicken Sie auf den Status-Schalter.
Bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Das Deaktivieren eines Callflows löscht ihn nicht. Anrufe an die zugewiesene Nummer folgen stattdessen der regulären eingehenden Route.

Callflows exportieren und importieren

Sie können Callflows als Dateien exportieren – zur Sicherung oder zur Übertragung zwischen Systemen:

Exportieren: Wählen Sie einen oder mehrere Callflows aus und klicken Sie auf Exportieren. Die Datei kann später über Aus Datei importieren wiederhergestellt oder auf ein anderes System übertragen werden.
Importieren: Klicken Sie auf Hinzufügen, wählen Sie Aus Datei importieren als Erstellungsmethode und laden Sie die Datei hoch.

Callflow kopieren

Um einen bestehenden Callflow zu duplizieren, klicken Sie in der Spalte Vorgänge auf das Kopieren-Symbol . Passen Sie den Namen an und speichern Sie.

Callflow löschen

Wählen Sie einen oder mehrere Callflows aus und klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie die Löschung im Pop-up-Dialog.

Warnung: Das Löschen eines Callflows ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Exportieren Sie den Callflow als Sicherung, bevor Sie ihn löschen.