Integration mit Odoo CRM

Überblick

Die Odoo CRM-Integration verbindet Ihre Virtual-Call Cloud-Telefonanlage nahtlos mit dem Odoo CRM-System. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, CRM-Daten direkt von Ihren Telefon-Workstations aus zu verwalten und die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern.

Wichtigste Funktionen:

• Click-to-Call: Direkte Anrufe über CRM-Kontakte initiieren
• Anruf-Popup: Automatisches Öffnen von CRM-Kontaktdaten während eingehender Anrufe
• Anruf-Protokoll: Automatische Protokollierung aller Anrufaktivitäten in Odoo CRM
• Kontaktsynchronisierung: Regelmäßige Synchronisierung von CRM-Kontakten mit dem Telefonbuch
• Lead-/Kontakterstellung: Automatische oder manuelle Erstellung neuer Kontakte während Anrufen

Voraussetzungen

Odoo-Anforderungen:

• Hosting: Odoo Online
• Edition: Odoo Enterprise
• Version: Odoo 14.0 oder höher
• Benutzerkonto: Administrator-Konto der Odoo-Datenbank mit Zugriff auf API-Einstellungen

Virtual-Call Cloud-Telefonanlage:

• Firmware-Version: 84.21.0.66 oder höher

Erforderliche Informationen aus Odoo:

• Datenbankname (z.B. „ihrefirma")
• Odoo-Domain (z.B. „https://ihrefirma.odoo.com")
• E-Mail-Adresse des Administrator-Kontos

Odoo CRM verbinden

Schritt 1 – API-Schlüssel in Odoo erstellen

Zunächst müssen Sie einen API-Schlüssel in Odoo generieren, um die Verbindung mit Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage zu authentifizieren.

1. Melden Sie sich im Odoo Database Manager an und klicken Sie auf die Schaltfläche Connect neben Ihrer Datenbank.
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Odoo Dashboards auf das Konto-Symbol und wählen Sie Preferences aus dem Dropdown-Menü.
3. Navigieren Sie zum Reiter Account Security.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEW API KEY.
5. Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung ein, z.B. „Integration Virtual-Call", und klicken Sie auf GENERATE KEY.
6. Notieren Sie den generierten API-Schlüssel und bewahren Sie ihn sicher auf. Sie werden diesen Schlüssel in Kürze benötigen.

Schritt 2 – Odoo CRM mit der Telefonanlage verbinden

Nun verbinden Sie Ihre Odoo-Datenbank mit der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage.

1. Melden Sie sich in Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage an.
2. Navigieren Sie zu Integrationen CRM und wählen Sie Odoo aus.
3. Geben Sie Ihre Authentifizierungsdaten ein: 
   • Ihre Odoo-Adresse: Die Domain Ihrer Odoo-Datenbank (z.B. https://ihrefirma.odoo.com)
   • Datenbankname: Der Name Ihrer Odoo-Datenbank (z.B. ihrefirma)
   • Administrator-Anmeldename: Die E-Mail-Adresse des Odoo-Administrator-Kontos
   • API-Schlüssel: Der API-Schlüssel, den Sie in Schritt 1 erstellt haben
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Im Bestätigungsfenster klicken Sie auf OK.
6. Der Status sollte nun Verbunden anzeigen. Die Integration ist erfolgreich konfiguriert.

Schritt 3 – Odoo-Benutzer mit Nebenstellen verknüpfen

Um die CRM-Integration voll zu nutzen, müssen Ihre Odoo-Benutzer mit Nebenstellen der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage verknüpft werden. Dies kann automatisch oder manuell erfolgen.

Automatische Zuordnung:

Das System vergleicht die Odoo-Benutzer-E-Mail-Adressen automatisch mit den E-Mail-Adressen der Nebenstellen-Benutzer in der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage.

1. Klicken Sie in der Odoo-Integration auf die Schaltfläche Automatisch zuordnen.
2. Bestätigen Sie die Zuordnung im Popup-Fenster mit OK.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Manuelle Zuordnung:

Wenn die automatische Zuordnung nicht funktioniert oder Sie spezifische Zuordnungen vornehmen möchten, können Sie Benutzer manuell zuordnen.

1. Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol neben dem Odoo-Benutzer, den Sie zuordnen möchten.
2. Wählen Sie aus der Liste die Nebenstellen aus, die diesem Benutzer zugeordnet werden sollen.
3. Klicken Sie auf Confirm (oder die entsprechende Bestätigungsschaltfläche).
4. Klicken Sie auf Save, um die Änderungen zu speichern.

Integrationsfunktionen konfigurieren

Kontaktsynchronisierung

Die Kontaktsynchronisierung kopiert Kontakte aus Ihrem Odoo CRM in das Virtual-Call Telefonbuch, damit Sie diese direkt aus Ihrer Telefonsoftware aufrufen können.

1. Navigieren Sie zu Integrationen CRM Odoo.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakte automatisch synchronisieren.

3. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

   

   • Kontakte synchronisieren von: Wählen Sie aus dem Dropdown, welche Odoo-Datensätze synchronisiert werden sollen:
     • Individuum – Synchronisiert Kontakte aus der Kontaktverwaltung
     • Leads – Synchronisiert Leads aus der Lead-Verwaltung
     • Firma – Synchronisiert Unternehmenskontakte
   • In Telefonbuch synchronisieren: Wählen Sie ein vorhandenes Telefonbuch aus oder erstellen Sie ein neues, in dem die Kontakte gespeichert werden sollen.
   • CRM immer abfragen: Diese Option aktiviert die Echtzeit-CRM-Abfrage bei eingehenden Anrufen und bei der Suche im Virtual-Call UC Client.
     • Aktiviert: Das System führt eine Echtzeit-Abfrage des CRM durch, wenn Sie im UC Client nach einem Kontakt suchen (auch über Kurzwahl). Dies bietet die aktuellsten Ergebnisse, benötigt aber mehr Ressourcen.
     • Deaktiviert: Das System nutzt zunächst das lokale Telefonbuch. Das CRM wird nur abgefragt, falls kein lokaler Treffer gefunden wird.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Das synchronisierte Telefonbuch wird mit einem CRM-Label gekennzeichnet und ist im Virtual-Call UC Client verfügbar.

Lead- und Kontakterstellung

Mit dieser Funktion können neue Kontakte oder Leads automatisch in Odoo CRM erstellt werden, wenn Sie während eines Anrufs auf eine unbekannte Nummer anrufen.

1. Navigieren Sie zu Integrationen CRM Odoo.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuen Kontakt erstellen.
3. Konfigurieren Sie die Einstellungen:
   • Kontakt oder Lead erstellen: Wählen Sie, ob Kontakte (Individuen) oder Leads erstellt werden sollen.
   • Erstellungsmethode:
     • Automatisch: Das System erstellt Kontakte/Leads automatisch während eines Anrufs. Sie können wählen, für welche Anruftypen dies gelten soll:
       • Nur eingehende Anrufe
       • Nur ausgehende Anrufe
       • Eingehende und ausgehende Anrufe
     • Manuell: Während eines Anrufs können Benutzer manuell einen neuen Kontakt/Lead erstellen (über ein Kontextmenü im Anruffenster).
4. Klicken Sie auf Speichern.

Anruf-Popup

Das Anruf-Popup zeigt automatisch die CRM-Kontaktinformationen an, wenn Sie einen Anruf erhalten oder tätigen. Dies verbessert die Effizienz, da Sie sofort Kontextinformationen haben.

1. Navigieren Sie zu Nebenstellen & Trunk Nebenstelle.
2. Klicken Sie auf die Nebenstelle, für die Sie das Popup aktivieren möchten, und wählen Sie den Reiter UC Clients (Virtual-Call UC Client).
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakt-URL über systemintegriertes CRM öffnen.
4. Wählen Sie die Popup-Methode:
   • Automatisch (nur eingehende Anrufe): Das Popup öffnet sich automatisch bei eingehenden Anrufen. Wählen Sie, wann das Popup auslösen soll:
     • Klingeln: Popup öffnet, sobald das Telefon klingelt
     • Angenommen: Popup öffnet, wenn der Anruf angenommen wird
     • Anrufende: Popup öffnet, wenn der Anrufer identifiziert wird
   • Manuell: Das Popup öffnet sich nur, wenn Sie während eines Anrufs auf das CRM-Label oder eine entsprechende Schaltfläche im Anruffenster klicken.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Wenn ein Anruf eingeht und ein Kontakt im CRM gefunden wird, öffnet sich automatisch (oder manuell) ein Browser-Fenster mit den Kontaktdetails aus Odoo.

Anruf-Protokoll

Das Anruf-Protokoll (Call Journal) dokumentiert automatisch jeden Anruf als Aktivität im Odoo CRM. Dies erstellt eine vollständige Kommunikationshistorie für jeden Kontakt oder Lead.

1. Navigieren Sie zu Integrationen CRM Odoo.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anruf-Protokoll.
3. Konfigurieren Sie die Einstellungen:
   • Betreff: Geben Sie ein Betreffformat für die Protokolleinträge ein, z.B. „Anruf von {Call_From} zu {Call_To}". Der Betreff wird als Aktivitätstitel angezeigt.

   • Beschreibung: Definieren Sie den Inhalt des Protokolleintrags. Sie können folgende Variablen verwenden:

     • {Time} – Anrufdatum und -uhrzeit
     • {Call_Log_Status} – Status des Anrufs (angenommen, abgelehnt, verpasst, etc.)
     • {Call_From} – Anrufernummer oder -name
     • {Call_To} – Empfängernummer oder -name
     • {Talk_Duration} – Gesprächsdauer in Sekunden

     Beispiel: „Anruf mit {Call_From} am {Time}. Status: {Call_Log_Status}. Dauer: {Talk_Duration}s"

   • Verpasste Anrufe bei nicht angenommenen Agenten ausblenden: Wenn aktiviert, werden verpasste Anrufe von nicht zugeordneten Agenten nicht protokolliert. Dies reduziert Unordnung in der CRM-Historie.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Alle Anrufaktivitäten werden automatisch als Einträge im Aktivitätsbereich des entsprechenden Odoo CRM-Kontakts oder Leads dokumentiert. So haben Sie eine vollständige Kommunikationshistorie.

Fehlerbehebung

Kontaktsynchronisierung schlägt fehl:

• Überprüfen Sie, dass jeder Kontakt, der synchronisiert werden soll, einen Vor- und Nachnamen (oder einen vollständigen Namen) sowie mindestens eine Telefonnummer enthält.
• Stellen Sie sicher, dass die Odoo-Datenbankverbindung aktiv ist (Status: „Verbunden").
• Versuchen Sie, die Synchronisierung manuell durch Speichern der Einstellungen erneut zu starten.

Anruf-Popup wird nicht geöffnet:

• Überprüfen Sie die Popup-Blocker-Einstellungen Ihres Browsers und fügen Sie die Odoo-Domain zur Ausnahmenliste hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass der Kontakt im CRM existiert und korrekt zugeordnet ist.
• Überprüfen Sie, dass die Option „Kontakt-URL über systemintegriertes CRM öffnen" auf der Nebenstelle aktiviert ist.

API-Schlüssel verloren oder abgelaufen:

• Melden Sie sich in Odoo an und navigieren Sie zu Account Security.
• Löschen Sie den alten API-Schlüssel.
• Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel und ersetzen Sie diesen in den Einstellungen der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage.

Benutzer werden nicht automatisch zugeordnet:

• Überprüfen Sie, dass die E-Mail-Adressen des Odoo-Benutzers und der Virtual-Call Nebenstelle exakt übereinstimmen (einschließlich Groß-/Kleinschreibung und Domains).
• Verwenden Sie in diesem Fall die manuelle Zuordnung für die betroffenen Benutzer.

Integration deaktivieren oder trennen

Sie können die Odoo-Integration jederzeit deaktivieren oder vollständig trennen.

Integration deaktivieren:

• Navigieren Sie zu Integrationen CRM Odoo.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren (oder ähnlich gekennzeichnet).
• Die Konfiguration bleibt gespeichert; Sie können die Integration später erneut aktivieren.

Integration trennen:

• Navigieren Sie zu Integrationen CRM Odoo.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Trennen oder Entfernen.
• Warnung: Diese Aktion löscht alle Konfigurationen und trennt die Verbindung vollständig. Sie müssen alle Einstellungen neu konfigurieren, wenn Sie die Integration später erneut aktivieren möchten.

Neue Authentifizierungsmethode ab Version 84.23.0.24

OAuth2 PKCE-Unterstützung

Für benutzerdefinierte CRM/Helpdesk-Integrationsvorlagen steht jetzt die Authentifizierungsmethode Authorization Code Flow with Proof Key for Code Exchange (PKCE) zur Verfügung. Diese Methode verwendet ein Challenge-Verifier-Paar anstelle eines Client-Secrets und erhöht dadurch die Sicherheit der OAuth 2.0-Authentifizierung.