Bitrix24 CRM-Integration

Bitrix24 ist eine umfassende Plattform für Geschäftsverwaltung, die CRM, Projektmanagement, Kommunikationswerkzeuge und vieles mehr kombiniert. Die Integration der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage mit Bitrix24 ermöglicht nahtlose Kontaktverwaltung, automatische Anrufprotokollierung und Echtzeit-Kundenkontakt während Anrufen. Nach der Integration hat Ihr Team sofortigen Zugriff auf Kundeninformationen, kann Anrufe automatisch in Kontaktdatensätze protokollieren und Verkaufsabläufe direkt von der Telefonanlage aus optimieren.

Übersicht

Die Bitrix24 CRM-Integration bietet die folgenden Funktionen:

• Kontaktsynchronisierung: Bitrix24-Kontakte werden automatisch mit Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage synchronisiert, um eine einfache Suche und Anwahl zu ermöglichen
• Kontakt-/Lead-Erstellung: Erstellen Sie neue Kontakte oder Leads in Bitrix24 direkt von der Telefonanlage während oder nach Anrufen
• Automatisches Call Popup: Zeigen Sie relevante Kundeninformationen aus Bitrix24 in einem Browser-Popup an, wenn Anrufe ankommen oder beantwortet werden
• Call Journal/Aktivitätsprotokollierung: Erstellen Sie automatisch Anrufaktivitätseinträge in Bitrix24 mit Anrufdetails, Dauer und optionalen Aufzeichnungslinks
• Benutzerzuordnung: Ordnen Sie PBX-Nebenstellen Bitrix24-Benutzern zu, um entsprechenden Zugriff basierend auf Berechtigungen und Aktivitätsprotokollierung zu gewährleisten

Voraussetzungen

Vor der Einrichtung der Bitrix24 CRM-Integration müssen Sie über folgende Voraussetzungen verfügen:

• Bitrix24-Konto: Cloud Edition (beliebiger Plan) mit Administratorzugriff zur Verwaltung von Entwicklerressourcen und Webhooks
• Administratorrechte: Vollständiger Admin-Zugriff auf Ihr Bitrix24-Konto und das Virtual-Call Cloud PBX System
• PBX-Firmware: Aktuelle oder neuere Firmware-Version (überprüfen Sie Ihre aktuelle Version unter Settings System About)
• Webhook-Funktion: Ihr Netzwerk muss ausgehende HTTPS-Verbindungen zu Bitrix24-Servern für die Webhook-Bereitstellung zulassen
• E-Mail-Abgleich: Optional aber empfohlen – stellen Sie sicher, dass PBX-Benutzerkonten E-Mail-Adressen verwenden, die mit Bitrix24-Benutzer-E-Mails übereinstimmen oder auf diese abgebildet werden können, um eine automatische Benutzerzuordnung zu ermöglichen

Bitrix24 CRM verbinden

Befolgen Sie diese drei Schritte, um eine Verbindung zwischen Bitrix24 und Ihrer Virtual-Call Cloud PBX herzustellen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen eingehenden Webhook in Bitrix24

Der Webhook ermöglicht Virtual-Call Cloud PBX den Versand von Anruf- und Kontaktinformationen an Ihre Bitrix24-Instanz. Zum Erstellen des Webhooks:

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem Bitrix24-Konto an
2. Navigieren Sie zu Settings Developer Resources Other Inbound Webhook
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add oder + Add Webhook
4. Wählen Sie einen Benutzer (vorzugsweise ein System- oder Servicekonto), dem der Webhook gehört
5. Stellen Sie im Berechtigungsabschnitt sicher, dass die folgenden Berechtigungen gewährt werden:
   • CRM: Lesen, Hinzufügen, Aktualisieren (um Kontakte zu synchronisieren, Leads zu erstellen und Aktivitäten zu aktualisieren)
   • User: Lesen (um Benutzerzuordnungen zu validieren)
6. Klicken Sie auf Save, um die Webhook-URL zu generieren
7. Kopieren Sie die vollständige Webhook-URL (sie sieht etwa so aus: https://yourbitrix24domain.bitrix24.com/rest/1/xxxxx/crm.contact.list)

Schritt 2: Verbinden Sie Bitrix24 CRM mit der Telefonanlage

Konfigurieren Sie nun die Verbindung auf der Virtual-Call Cloud PBX-Seite:

1. Melden Sie sich in Ihrer Virtual-Call Cloud PBX Admin-Schnittstelle an
2. Navigieren Sie zu Integrations CRM
3. Wählen Sie Bitrix24 aus der CRM-Liste aus
4. Auf der Konfigurationsseite werden die folgenden Felder angezeigt:
   • Bitrix24 Webhook URL: Fügen Sie die von Bitrix24 kopierte Webhook-URL ein
   • Bitrix24 Domain/Adresse: Geben Sie Ihre Bitrix24-Domain ein (z.B. yourcompany.bitrix24.com) ohne das Protokoll
5. Klicken Sie auf Save oder Connect
6. Überprüfen Sie, ob der Verbindungsstatus als „Connected" angezeigt wird oder ein grünes Häkchen zeigt

Schritt 3: Ordnen Sie Bitrix24-Benutzern PBX-Nebenstellen zu

Die Integration muss wissen, welcher Bitrix24-Benutzer jede PBX-Nebenstelle darstellt, um ordnungsgemässe Aktivitätsprotokollierung und Zugriffskontrolle zu gewährleisten:

1. Navigieren Sie zu Integrations CRM User Association (oder einem ähnlichen Abschnitt in Ihrer Telefonanlage)
2. Das System kann Benutzer automatisch anhand von E-Mail-Adressen abgleichen:
   • Falls die E-Mail eines PBX-Benutzers mit der E-Mail eines Bitrix24-Benutzers übereinstimmt, werden sie automatisch verknüpft
   • Überprüfen Sie die automatischen Abgleiche auf Korrektheit
3. Für Benutzer ohne automatischen E-Mail-Abgleich wählen Sie den entsprechenden Bitrix24-Benutzer manuell aus einer Dropdown-Liste aus
4. Speichern Sie die Zuordnungen

Integrationsfunktionen konfigurieren

Konfigurieren Sie nach dem Herstellen der Verbindung die spezifischen Funktionen, die Sie aktivieren möchten.

Kontaktsynchronisierung

Die Kontaktsynchronisierung importiert Ihre Bitrix24-Kontakte in die Virtual-Call Cloud PBX und macht sie in Telefonbüchern für schnelle Suche und Anwahl verfügbar.

So funktioniert es: Kontakte werden in eine Richtung von Bitrix24 zur Telefonanlage synchronisiert. Die Telefonanlage ändert keine Bitrix24-Kontaktdaten, sondern importiert Kontaktinformationen in ein spezielles Telefonbuch als Referenz.

So konfigurieren Sie die Kontaktsynchronisierung:

1. Gehen Sie in der PBX Admin-Schnittstelle zu Integrations CRM Bitrix24 Contact Synchronization
2. Aktivieren Sie die Contact Synchronization Umschaltfläche
3. Wählen Sie das Ziel-Telefonbuch aus, in das Bitrix24-Kontakte importiert werden sollen. Dies ist typischerweise ein Telefonbuch mit der Bezeichnung „Bitrix24 Contacts" oder ähnlich
4. Konfigurieren Sie die Always Query CRM Option:
   • Aktiviert: Jedes Mal, wenn ein Anruf empfangen wird, fragt die Telefonanlage Bitrix24 in Echtzeit nach den Informationen des Anrufers ab. Dies stellt sicher, dass die aktuellsten Kontaktdetails angezeigt werden, kann aber eine leichte Latenz hinzufügen
   • Deaktiviert: Die Telefonanlage verwendet nur das lokal importierte Telefonbuch. Schnellere Reaktion, aber Kontakte können veraltet sein, wenn Änderungen in Bitrix24 auftreten
5. Klicken Sie auf Save

Kontakt-/Lead-Erstellung

Erstellen Sie automatisch neue Kontakte oder Leads in Bitrix24, wenn Sie Anrufe von unbekannten Nummern empfangen oder tätigen.

So aktivieren Sie die Kontakterstellung:

1. Suchen Sie in den Bitrix24-Integrationseinstellungen den Abschnitt Contact Creation
2. Aktivieren Sie Automatic Contact Creation
3. Wählen Sie aus, wann neue Kontakte erstellt werden sollten:
   • On Inbound Calls: Erstellen Sie einen Kontakt, wenn ein eingehender Anruf von einer Nummer ankommt, die nicht in Bitrix24 vorhanden ist
   • On Outbound Calls: Erstellen Sie einen Kontakt, wenn Ihr Team eine unbekannte Nummer anruft
   • Both: Erstellen Sie Kontakte für eingehende und ausgehende Anrufe
4. Aktivieren Sie optional Create as Lead Instead, wenn Sie bevorzugen, dass neue Anrufer als Leads statt als Kontakte protokolliert werden
5. Klicken Sie auf Save

Call Popup

Das Call Popup zeigt relevante Bitrix24-Kundeninformationen in einem Browser-Popup an, wenn Anrufe ankommen oder verbunden werden. Dies gibt Ihrem Team sofortigen Kontext, ohne die PBX-Schnittstelle zu verlassen.

So konfigurieren Sie das Call Popup:

1. Navigieren Sie zu Integrations CRM Bitrix24 Call Popup
2. Aktivieren Sie die Enable CRM Popup Umschaltfläche
3. Konfigurieren Sie Popup Trigger Events: Wählen Sie aus, wann das Popup angezeigt werden soll:
   • On Ringing: Zeigen Sie das Popup sofort an, wenn ein Anruf ankommt (vor der Annahme)
   • On Answered: Zeigen Sie das Popup an, nachdem der Anruf beantwortet wurde
   • On Call End: Zeigen Sie das Popup an, nachdem der Anruf beendet wurde
   • Sie können mehrere Ereignisse aktivieren; das Popup wird bei jedem ausgewählten Ereignis ausgelöst
4. Falls Sie CRM-Telefonbuchabzeichen in Ihrer Telefonanlage erstellt haben, können Sie optional ein Abzeichen zuweisen, um das Popup basierend darauf auszulösen, in welchem Telefonbuch der Kontakt gefunden wird
5. Klicken Sie auf Save

Verwendung des Call Popup im Virtual-Call UC Client:

Sobald konfiguriert, wenn ein Anruf das Popup auslöst:

1. Ein Browser-Popup-Fenster öffnet sich automatisch (stellen Sie sicher, dass der Popup-Blocker Ihres Browsers Popups von Ihrer PBX-Domain zulässt)
2. Das Popup zeigt die Kontaktinformationen aus Bitrix24 an, einschliesslich Name, Telefon, Unternehmen und beliebiger benutzerdefinierter Felder
3. Das Popup kann Quick-Action-Schaltflächen enthalten, um eine Notiz zu erstellen, eine Aktivität zu protokollieren oder zum Kontaktdatensatz in Bitrix24 zu navigieren
4. Falls kein übereinstimmender Kontakt gefunden wird, kann das Popup eine Option zum Erstellen eines neuen Kontakts oder Leads anbieten

Call Journal/Aktivitätsprotokollierung

Erstellen Sie automatisch Anrufaktivitätseinträge in Bitrix24 für jeden Anruf. Diese Aktivitätsprotokolle bieten eine vollständige Kommunikationshistorie mit jedem Kontakt und helfen Teams, Kundeninteraktionen zu verfolgen.

So aktivieren Sie die Anrufprotokollierung:

1. Gehen Sie zu Integrations CRM Bitrix24 Call Journal
2. Aktivieren Sie die Automatic Call Logging Umschaltfläche
3. Wählen Sie den Activity Type in Bitrix24 aus, wo Anrufe protokolliert werden sollen (typischerweise „Call" oder „Phone Call")
4. Konfigurieren Sie die Description Template, um anzupassen, welche Informationen in der Aktivität aufgezeichnet werden. Sie können die folgenden Variablen verwenden:
   • {Time} — Anruf-Zeitstempel
   • {Call_Log_Status} — Anrufstatus (beantwortet, verpasst, abgelehnt usw.)
   • {Call_From} — Rufnummer oder Name des Anrufers
   • {Call_To} — Rufnummer oder Nebenstelle des Angerufenen
   • {Talk_Duration} — Dauer des Anrufs in Sekunden oder HH:MM:SS Format
   • {Recording_URL} — Direkter Link zur Anrufaufzeichnung (falls Aufzeichnung aktiviert ist)
5. Beispielvorlage: Call from {Call_From} at {Time}, Duration: {Talk_Duration}. Status: {Call_Log_Status}
6. Falls Sie einen Link zur Anrufaufzeichnung in die Aktivität aufnehmen möchten, aktivieren Sie Include Recording Link (erfordert, dass Anrufaufzeichnungen in Ihrer Telefonanlage aktiviert sind)
7. Klicken Sie auf Save

So funktioniert die Aktivitätsprotokollierung:

• Nach jedem Anrufende sendet die Telefonanlage automatisch Anrufdetails an Bitrix24
• Ein Aktivitätseintrag wird erstellt und mit dem Kontakt oder Lead verknüpft, der angerufen wurde oder der angerufen hat
• Die Aktivität wird unter dem Konto des PBX-Benutzers protokolliert, der dem Anruf zugeordnet ist, der die Nebenstelle bearbeitet hat
• Die Aktivität wird im Activity Stream des Kontakts in Bitrix24 angezeigt und bietet eine vollständige Kommunikationshistorie

Problembehandlung

Falls Sie Probleme mit der Bitrix24-Integration haben, nutzen Sie diesen Abschnitt zur Diagnose und Behebung häufiger Probleme.

Verbindungsstatus zeigt „Disconnected" oder Fehler

• Webhook-URL überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die Webhook-URL, die Sie in der Telefonanlage eingegeben haben, genau wie von Bitrix24 kopiert ist, einschliesslich des Protokolls (https://)
• Netzwerkzugriff überprüfen: Bestätigen Sie, dass Ihre Telefonanlage Bitrix24-Server erreichen kann (ausgehende HTTPS auf Port 443). Testen Sie von Ihrem Telefonanlage-Netzwerk aus, um sicherzustellen, dass keine Firewall-Blöcke vorhanden sind
• Bitrix24-Domain validieren: Überprüfen Sie doppelt, dass das Feld für die Bitrix24-Domain nur den Domain-Namen ohne https:// oder nachfolgende Schrägstriche enthält (z.B. yourcompany.bitrix24.com)
• Webhook-Berechtigungen: Melden Sie sich erneut bei Bitrix24 an und überprüfen Sie, dass der Webhook CRM und User-Leseberechtigung zugewiesen hat
• Webhook-Status in Bitrix24: Besuchen Sie Settings Developer Resources Inbound Webhook und bestätigen Sie, dass der Webhook aktiv ist (nicht deaktiviert oder gelöscht)

Kontakte werden nicht mit dem PBX-Telefonbuch synchronisiert

• Kontaktsynchronisierung aktiviert überprüfen: Gehen Sie zu Integrations CRM Bitrix24 Contact Synchronization und bestätigen Sie, dass die Umschaltfläche aktiviert ist
• Ziel-Telefonbuch überprüfen: Stellen Sie sicher, dass das ausgewählte Telefonbuch vorhanden ist und den richtigen Namen hat. Falls das Telefonbuch gelöscht oder umbenannt wurde, wählen Sie es erneut aus und speichern Sie
• Bitrix24-Kontakte müssen Telefonnummern haben: Nur Kontakte mit mindestens einem ausgefüllten Telefonnummernfeld werden synchronisiert. Kontakte ohne Telefonnummern werden übersprungen
• Manuelle Synchronisierung erzwingen: Einige PBX-Versionen bieten eine Schaltfläche „Sync Now" oder „Refresh". Klicken Sie darauf, um Kontakte sofort von Bitrix24 abzurufen
• Bitrix24-Benutzerberechtigungen überprüfen: Der Bitrix24-Webhook-Benutzer muss die Berechtigung zum Lesen von CRM-Kontakten haben. Überprüfen Sie dies unter Settings Users [User] Roles/Permissions

Call Popup wird während Anrufen nicht angezeigt

• Popup aktiviert überprüfen: Gehen Sie zu Integrations CRM Bitrix24 Call Popup und bestätigen Sie, dass Enable CRM Popup aktiviert ist
• Popup-Trigger-Ereignisse überprüfen: Bestätigen Sie, dass mindestens ein Trigger-Ereignis (Ringing, Answered oder Call End) ausgewählt ist
• Browser Popup-Blocker: Ihr Browser blockiert möglicherweise Popups. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihres Browsers und erlauben Sie Popups von Ihrer PBX-Domain. Beispielsweise in Chrome: Settings Privacy and Security Site Settings Pop-ups and redirects, dann fügen Sie Ihre PBX-URL zur zugelassenen Liste hinzu
• Benutzerzuordnung: Stellen Sie sicher, dass die Nebenstelle, die den Anruf bearbeitet, mit einem Bitrix24-Benutzer verknüpft ist. Falls nicht zugeordnet, funktioniert der Popup-Trigger möglicherweise nicht
• Übereinstimmender Kontakt erforderlich: Das Popup wird nur angezeigt, wenn die Nummer des eingehenden Anrufers mit einem Kontakt in Bitrix24 (wenn „Always Query CRM" aktiviert ist) oder im Telefonbuch (wenn deaktiviert) übereinstimmt. Falls die Nummer nicht gefunden wird, wird kein Popup angezeigt.

Anrufaktivitäten werden nicht in Bitrix24 angezeigt

• Anrufprotokollierung aktiviert überprüfen: Überprüfen Sie Integrations CRM Bitrix24 Call Journal und stellen Sie sicher, dass Automatic Call Logging aktiviert ist
• Benutzerzuordnung: Die PBX-Nebenstelle, die den Anruf bearbeitet hat, muss mit einem Bitrix24-Benutzer verknüpft sein. Ohne Zuordnung hat die Aktivität keinen Platz zum Protokollieren
• Kontakt muss vorhanden sein: Ein Aktivitätseintrag wird nur erstellt, wenn der Anruf mit einem vorhandenen Bitrix24-Kontakt oder Lead verknüpft ist. Falls die Nummer unbekannt ist und die Kontakterstellung deaktiviert ist, wird keine Aktivität protokolliert
• Bitrix24-Webhook-Berechtigungen überprüfen: Der Webhook-Benutzer muss die Berechtigung zum Hinzufügen von Aktivitäten zum CRM haben. Überprüfen Sie CRM Create und Update Berechtigungen unter Settings Developer Resources Inbound Webhook
• Anrufprotokolle überprüfen: Überprüfen Sie in der Telefonanlage die Anrufprotokolle (typischerweise unter Call Reports oder Call History), um zu überprüfen, ob der Anruf erfolgreich abgeschlossen wurde, bevor Sie nach Bitrix24-Aktivitäten suchen

Unbekannte Nummern erstellen keine neuen Kontakte

• Kontakterstellung muss aktiviert sein: Überprüfen Sie, dass Automatic Contact Creation in Integrations CRM Bitrix24 Contact Creation aktiviert ist
• Korrekten Trigger ausgewählt: Bestätigen Sie, dass der Trigger für Ihren Anruftyp ausgewählt ist (On Inbound Calls, On Outbound Calls oder Both)
• Caller ID muss gültig sein: Der Kontakt wird von den Caller ID-Informationen erstellt. Falls die Caller ID „Unknown", „Blocked" oder leer ist, kann die Kontakterstellung fehlschlagen oder einen unvollständigen Datensatz erstellen
• Bitrix24-Validierungsregeln: Ihr Bitrix24-Konto kann Datenvalidierungsregeln haben, die das Erstellen von Kontakten ohne bestimmte Felder (wie einen Firmennamen oder eine E-Mail) verhindern. Überprüfen Sie Bitrix24-Einstellungen und passen Sie Regeln an, falls erforderlich
• Webhook-Berechtigungen: Der Webhook muss CRM Create und Update Berechtigungen haben, um neue Kontakte hinzuzufügen

Anrufaufzeichnungs-Links sind nicht in Aktivitätsbeschreibungen enthalten

• Aufzeichnung muss aktiviert sein: Stellen Sie sicher, dass die Anrufaufzeichnung in Ihrer Telefonanlage aktiviert ist (Settings Call Recording oder Recording Settings)
• Include Recording Link aktiviert überprüfen: Aktivieren Sie in der Call Journal-Konfiguration die Option Include Recording Link
• Aufzeichnungs-URL-Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass die Variable {Recording_URL} ordnungsgemäss formatiert ist und die Aufzeichnung zugänglich ist (überprüfen Sie, dass der PBX-Aufzeichnungsserver online ist)
• Neu testen: Tätigen Sie einen Testanruf und lassen Sie ihn vollständig abschliessen. Überprüfen Sie die in Bitrix24 erstellte Aktivität, um zu überprüfen, dass der Aufzeichnungs-Link enthalten ist

Integration deaktivieren oder trennen

Falls Sie die Bitrix24-Integration vorübergehend unterbrechen oder vollständig entfernen müssen, folgen Sie diesen Schritten:

So deaktivieren Sie die Integration vorübergehend:

1. Navigieren Sie zu Integrations CRM Bitrix24
2. Schalten Sie den Enable Integration Schalter aus oder deaktivieren Sie einzelne Funktionen:
   • Deaktivieren Sie Contact Synchronization, um die Synchronisierung von Kontakten zum Telefonbuch zu beenden
   • Deaktivieren Sie Contact Creation, um die Erstellung neuer Kontakte zu verhindern
   • Deaktivieren Sie Call Popup, um die Anzeige von Popups zu beenden
   • Deaktivieren Sie Call Journal, um die automatische Aktivitätsprotokollierung zu beenden
3. Klicken Sie auf Save
4. Die Integration bleibt konfiguriert und kann jederzeit erneut aktiviert werden, ohne den Webhook oder Benutzerzuordnungen neu zu konfigurieren

So trennen Sie die Integration vollständig:

1. Navigieren Sie in der Telefonanlage zu Integrations CRM Bitrix24
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Disconnect oder Delete
3. Bestätigen Sie die Trennung, wenn Sie dazu aufgefordert werden
4. In Bitrix24 können Sie optional den Webhook löschen oder deaktivieren:
   • Gehen Sie zu Settings Developer Resources Other Inbound Webhook
   • Suchen Sie den Webhook, der Virtual-Call Cloud PBX zugeordnet ist
   • Klicken Sie auf Delete, um ihn vollständig zu entfernen, oder deaktivieren Sie ihn einfach, falls Sie sich in Zukunft erneut verbinden möchten
5. Nach der Trennung werden keine weiteren Kontaktsynchronisierungen, Anrufprotokolle oder Popups auftreten

Zusammenfassung

Die Bitrix24 CRM-Integration verwandelt Ihre Virtual-Call Cloud-Telefonanlage in ein leistungsstarkes, CRM-bewusstes Kommunikationswerkzeug. Durch die Aktivierung von automatischer Kontaktsynchronisierung, Anruf-Popups, Kontakterstellung und Aktivitätsprotokollierung gewinnt Ihr Team vollständige Transparenz in Kundeninteraktionen und kann effizienter von einer einheitlichen Schnittstelle aus arbeiten.

Für weitere Unterstützung oder Fragen zur Bitrix24-Integration wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder beziehen Sie sich auf die Bitrix24 API-Dokumentation und Virtual-Call Cloud PBX Support-Ressourcen.

Neue Authentifizierungsmethode ab Version 84.23.0.24

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Für benutzerdefinierte CRM/Helpdesk-Integrationsvorlagen steht jetzt die Authentifizierungsmethode Authorization Code Flow with Proof Key for Code Exchange (PKCE) zur Verfügung. Diese Methode verwendet ein Challenge-Verifier-Paar anstelle eines Client-Secrets und erhöht dadurch die Sicherheit der OAuth 2.0-Authentifizierung.