Integration mit HubSpot CRM

Überblick

Die HubSpot CRM-Integration verbindet Ihre Virtual-Call Cloud-Telefonanlage nahtlos mit dem HubSpot CRM-System. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, CRM-Daten direkt von Ihren Telefon-Workstations aus zu verwalten und die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern.

Wichtigste Funktionen:

• Click-to-Call: Direkte Anrufe über erkannte Telefonnummern auf HubSpot-Seiten initiieren
• Anruf-Popup: Automatisches Öffnen von CRM-Kontaktdaten bei eingehenden Anrufen
• Anruf-Protokoll (Call Journal): Automatische Protokollierung aller Anrufaktivitäten im HubSpot CRM
• Kontaktsynchronisierung: Einweg-Synchronisierung von HubSpot-Kontakten in das Telefonbuch
• Kontakterstellung: Automatische oder manuelle Erstellung neuer Kontakte bei Anrufen von/zu unbekannten Nummern

Voraussetzungen

HubSpot-Anforderungen:

• HubSpot-Plan: Free, Starter, Professional oder Enterprise
• HubSpot-Entwicklerkonto: Erforderlich, um eine Legacy-App für die OAuth-Autorisierung zu erstellen
• HubSpot-Standardkonto: Ein Konto mit Super-Admin-Berechtigung für die Autorisierung der Integration

Virtual-Call Cloud-Telefonanlage:

• Firmware-Version: 84.21.0.66 oder höher

HubSpot CRM verbinden

Schritt 1 – HubSpot-App erstellen (Entwicklerkonto)

Zunächst müssen Sie eine Legacy-App in Ihrem HubSpot-Entwicklerkonto erstellen, um die OAuth-Zugangsdaten (Client ID und Client Secret) zu erhalten.

1. Melden Sie sich bei Ihrem HubSpot-Entwicklerkonto an (developer.hubspot.com).
2. Navigieren Sie im Menü zu Apps Legacy Apps und klicken Sie auf Create legacy app. Wählen Sie Public als App-Typ.
3. Konfigurieren Sie den Reiter App Info:
   • Public app name: Geben Sie einen Namen ein (z.B. „Virtual-Call CRM Integration")
   • App Optional – laden Sie ein Logo hoch
   • Description: Optional – Beschreibung der App
4. Wechseln Sie zum Reiter Auth und konfigurieren Sie die OAuth-Einstellungen:
   • Redirect URL: Kopieren Sie die Redirect-URL aus Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage (unter Integrationen CRM HubSpot) und fügen Sie sie hier ein.

5. Fügen Sie im Bereich Scopes die folgenden OAuth-Berechtigungen hinzu:

   CRM-Scopes:

   • crm.objects.companies.read und crm.objects.companies.write
   • crm.objects.contacts.read und crm.objects.contacts.write
   • crm.objects.deals.read und crm.objects.deals.write
   • crm.objects.owners.read
   • crm.schemas.companies.read und crm.schemas.companies.write
   • crm.schemas.contacts.read und crm.schemas.contacts.write
   • crm.schemas.deals.read und crm.schemas.deals.write

   Settings-Scopes:

   • settings.users.read und settings.users.write
   • settings.users.teams.read und settings.users.teams.write
6. Klicken Sie auf Create app.
7. Nach der Erstellung wechseln Sie zum Abschnitt App credentials im Reiter Auth, um Ihre Zugangsdaten abzurufen:
   • Client ID: Kopieren Sie diese ID
   • Client Secret: Klicken Sie auf „Show" und kopieren Sie das Secret

Schritt 2 – HubSpot CRM mit der Telefonanlage verbinden

Nun verbinden Sie Ihre HubSpot-App mit der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage über die OAuth-Autorisierung.

1. Melden Sie sich in Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage an.
2. Navigieren Sie zu Integrationen CRM und wählen Sie HubSpot aus.
3. Geben Sie im Abschnitt Autorisierung die Zugangsdaten ein:
   • Client ID: Fügen Sie die Client ID aus der HubSpot-App ein
   • Client Secret: Fügen Sie das Client Secret aus der HubSpot-App ein
4. Klicken Sie auf Speichern. Ein neues Browserfenster wird geöffnet, in dem Sie aufgefordert werden, ein HubSpot-Konto auszuwählen.
5. Wählen Sie ein Standard-HubSpot-Konto mit Super-Admin-Berechtigung aus und klicken Sie auf Choose Account.

6. Überprüfen Sie die Berechtigungsanfrage und aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Haftungsausschluss-Erklärung. Klicken Sie dann auf Connect app.
7. Sie werden zur Virtual-Call Cloud-Telefonanlage zurückgeleitet. Ein Popup-Fenster zeigt das Ergebnis der Authentifizierung an. Klicken Sie auf OK.
8. Der Status sollte jetzt „Verbunden“ anzeigen. Die Integration ist erfolgreich konfiguriert.

Schritt 3 – HubSpot-Benutzer mit Nebenstellen verknüpfen

Um die CRM-Integration voll zu nutzen, müssen Ihre HubSpot-Benutzer mit Nebenstellen der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage verknüpft werden.

1. Klicken Sie auf der CRM-Integrationsseite auf das Aktualisierungssymbol neben HubSpot User, um die aktuelle Liste der HubSpot-Benutzer zu laden.

2. Verknüpfen Sie die HubSpot-Benutzer mit Nebenstellen:

   Automatische Zuordnung:

   Wenn HubSpot-Benutzer und Nebenstellen die gleiche E-Mail-Adresse verwenden, können Sie die automatische Zuordnung nutzen:

   1. Klicken Sie auf Associate Automatically.
   2. Bestätigen Sie die Zuordnung im Popup-Fenster mit OK.

   Manuelle Zuordnung:

   Wenn die E-Mail-Adressen nicht übereinstimmen, ordnen Sie die Benutzer manuell zu:

   1. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem HubSpot-Benutzer.
   2. Wählen Sie im Popup-Fenster die gewünschte(n) Nebenstelle(n) aus.
   3. Klicken Sie auf Confirm.
3. Klicken Sie auf Save, um die Zuordnungen zu speichern.

Integrationsfunktionen konfigurieren

Kontaktsynchronisierung

Die Kontaktsynchronisierung kopiert Kontakte und/oder Firmen aus Ihrem HubSpot CRM in das Virtual-Call Telefonbuch, damit Sie diese direkt aus Ihrer Telefonsoftware aufrufen können.

1. Navigieren Sie zu Integrationen CRM.
2. Aktivieren Sie die Option Kontakte automatisch synchronisieren.
3. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:
   • Kontakte synchronisieren von: Wählen Sie die Objekttypen, die synchronisiert werden sollen:
     • Contacts – HubSpot-Kontakte
     • Companies – HubSpot-Firmenkontakte
   • In Telefonbuch synchronisieren: Wählen Sie ein vorhandenes leeres Telefonbuch aus oder erstellen Sie ein neues, in dem die Kontakte gespeichert werden.
   • CRM immer abfragen: Diese Option aktiviert die Echtzeit-CRM-Abfrage.
     • Aktiviert: Das System führt eine Echtzeit-Abfrage des HubSpot CRM durch. Dies bietet die aktuellsten Ergebnisse, erhöht aber die API-Nutzung.
     • Deaktiviert: Das System nutzt zunächst das lokale Telefonbuch. Das CRM wird nur abgefragt, falls kein lokaler Treffer gefunden wird.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Das synchronisierte Telefonbuch wird mit einem CRM-Label gekennzeichnet und ist im Virtual-Call UC Client verfügbar.

Kontakterstellung

Mit dieser Funktion können neue Kontakte automatisch oder manuell in HubSpot CRM erstellt werden, wenn ein Anruf von einer unbekannten Nummer eingeht oder ein Anruf an eine unbekannte Nummer getätigt wird.

1. Navigieren Sie zu Integrationen CRM.
2. Aktivieren Sie die Option Neuen Kontakt erstellen.
3. Konfigurieren Sie die Einstellungen im Abschnitt Erstellungsmethode:
   • Automatisch: Das System erstellt Kontakte automatisch, basierend auf dem gewählten Anruftyp:
     • Eingehend: Eingehender Anruf von einer unbekannten Nummer, die keinem vorhandenen Kontakt, Lead oder Account im CRM zugeordnet ist.
     • Ausgehend: Ausgehender Anruf an eine unbekannte Nummer, die keinem vorhandenen Kontakt, Lead oder Account im CRM zugeordnet ist.
   • Manuell: Zugeordnete Nebenstellenbenutzer können während eines Anrufs manuell einen neuen Kontakt im CRM erstellen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis:

• Bei automatischer Erstellung wird ein neuer Kontakt im HubSpot CRM angelegt, wenn ein Anruf mit einer unbekannten Nummer stattfindet. Der Name des automatisch erstellten Kontakts hat das Präfix Automatic New Contact gefolgt von der Telefonnummer.
• Bei manueller Erstellung können Benutzer während eines Anrufs über das Anruffenster einen neuen Kontakt hinzufügen.

Anruf-Popup

Das Anruf-Popup zeigt automatisch die CRM-Kontaktinformationen in einem neuen Browser-Tab an, wenn ein Anruf von einem CRM-Kontakt eingeht. Sie können einstellen, wann das Popup ausgelöst wird.

1. Navigieren Sie zu Nebenstellen & Trunk Nebenstelle.
2. Klicken Sie auf die Nebenstelle, für die Sie das Popup aktivieren möchten, und wählen Sie den Reiter UC Clients.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakt-URL über systemintegriertes CRM öffnen.
4. Wählen Sie die Popup-Methode:
   • Automatisch (nur eingehende Anrufe): Das Popup öffnet sich automatisch bei eingehenden Anrufen. Konfigurieren Sie den Auslöser:
     • Klingeln: Popup öffnet, sobald ein eingehender Anruf von einem CRM-Kontakt klingelt
     • Angenommen: Popup öffnet sich, wenn der Anruf angenommen wird
     • Anrufende: Popup öffnet, wenn der Anruf beendet wird
   • Manuell: Das Popup öffnet sich nur, wenn Sie während eines Anrufs auf das CRM-Label im Anruffenster klicken.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis:

• Automatisch: Bei einem eingehenden Anruf von einem CRM-Kontakt wird ein neuer Browser-Tab mit den HubSpot-Kontaktdetails geöffnet.
• Manuell: Benutzer können das CRM-Label im Anruffenster anklicken, um die Kontaktseite in HubSpot zu öffnen.

Anruf-Protokoll (Call Journal)

Das Anruf-Protokoll dokumentiert automatisch jeden Anruf als Aktivität im HubSpot CRM. Alle ausgehenden, eingehenden und verpassten Anrufe werden im Aktivitätsbereich des entsprechenden Kontakts protokolliert.

1. Navigieren Sie zu Integrationen CRM.
2. Aktivieren Sie die Option Anruf-Protokoll (Call Journal).
3. Konfigurieren Sie die Einstellungen:
   • Beschreibung: Definieren Sie den Inhalt des Protokolleintrags. Sie können folgende Variablen verwenden:
     • {Time} – Anrufdatum und -uhrzeit
     • {Call_Log_Status} – Status des Anrufs
     • {Call_From} – Anrufernummer
     • {Call_To} – Empfängernummer
     • {Talk_Duration} – Gesprächsdauer
   • Anrufaufzeichnung abspielen: Wenn aktiviert, können CRM-Benutzer die Anrufaufzeichnung direkt innerhalb des HubSpot CRM abspielen. Das System fordert die Aufzeichnungsdatei von der Telefonanlage an.
   • Verpasste Anrufe bei nicht angenommenen Agenten ausblenden: Wenn aktiviert, werden bei Warteschlangen- und Rufgruppenanrufen die Protokolleinträge nur beim annehmenden Agenten angezeigt. Verpasste Einträge bei nicht annehmenden Agenten werden unterdrückt.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Alle Anrufaktivitäten werden automatisch im Aktivitätsbereich des entsprechenden HubSpot-Kontakts dokumentiert. Benutzer können Anruf-Protokolle und zugehörige Aufzeichnungen im Tab Activities der Kontaktseite einsehen.

Fehlerbehebung

Autorisierung schlägt fehl:

• Überprüfen Sie, dass Client ID und Client Secret korrekt eingegeben wurden (keine Leerzeichen am Anfang/Ende).
• Stellen Sie sicher, dass die Redirect-URL in der HubSpot-App korrekt konfiguriert ist.
• Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen OAuth-Scopes in der HubSpot-App hinzugefügt wurden.
• Wählen Sie bei der Kontoauswahl ein Standard-HubSpot-Konto mit Super-Admin-Berechtigung – kein Entwicklerkonto.

Kontaktsynchronisierung schlägt fehl:

• Überprüfen Sie, dass jeder Kontakt mindestens einen Vor- oder Nachnamen und eine Telefonnummer enthält.
• Stellen Sie sicher, dass die HubSpot-Verbindung aktiv ist (Status: „Verbunden").
• Kontakte können nur in ein leeres Telefonbuch synchronisiert werden. Erstellen Sie ggf. ein neues Telefonbuch.

Anruf-Popup wird nicht geöffnet:

• Überprüfen Sie die Popup-Blocker-Einstellungen Ihres Browsers und fügen Sie die HubSpot-Domain zur Ausnahmenliste hinzu.
• Stellen Sie sicher, dass die Option „Kontakt-URL über systemintegriertes CRM öffnen" auf der Nebenstelle aktiviert ist.
• Vergewissern Sie sich, dass der UC Desktop Client oder UC Web Client angemeldet ist.

Benutzer werden nicht automatisch zugeordnet:

• Überprüfen Sie, dass die E-Mail-Adressen des HubSpot-Benutzers und der Virtual-Call Nebenstelle exakt übereinstimmen.
• Verwenden Sie in diesem Fall die manuelle Zuordnung.

Integration deaktivieren oder trennen

Sie können die HubSpot-Integration jederzeit deaktivieren oder vollständig trennen.

Integration deaktivieren:

• Navigieren Sie zu Integrationen CRM.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren.
• Die Konfiguration bleibt gespeichert; Sie können die Integration später erneut aktivieren.

Integration trennen:

• Navigieren Sie zu Integrationen CRM.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Disconnecten oder Entfernen.
• Warnung: Diese Aktion löscht alle Konfigurationen und trennt die Verbindung vollständig. Sie müssen alle Einstellungen neu konfigurieren, wenn Sie die Integration später erneut aktivieren möchten.

Neue Authentifizierungsmethode ab Version 84.23.0.24

OAuth2 PKCE-Unterstützung

Für benutzerdefinierte CRM/Helpdesk-Integrationsvorlagen steht jetzt die Authentifizierungsmethode Authorization Code Flow with Proof Key for Code Exchange (PKCE) zur Verfügung. Diese Methode verwendet ein Challenge-Verifier-Paar anstelle eines Client-Secrets und erhöht dadurch die Sicherheit der OAuth 2.0-Authentifizierung.