KI-Funktionen: Text-to-Speech und Transkription

Überblick

Die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage bietet integrierte KI-gestützte Funktionen, die sowohl Administratoren als auch Benutzern die tägliche Kommunikation erleichtern. Es stehen zwei KI-Funktionen zur Verfügung:

• KI Text-to-Speech (TTS) – Wandelt geschriebenen Text in natürlich klingende Sprachprompts um. Ansagen und Begrüssungen lassen sich damit ohne eigene Aufnahme erstellen.
• KI-Transkription – Konvertiert Voicemail-Nachrichten und Telefongespräche automatisch in lesbaren Text und erstellt nach Gesprächsende eine Zusammenfassung.

Beide Funktionen werden unter Integrationen > KI im Web-Portal der Telefonanlage verwaltet.

KI Text-to-Speech

Was ist KI Text-to-Speech?

Mit KI Text-to-Speech (TTS) können Sprachprompts direkt aus geschriebenem Text erzeugt werden. Statt Ansagen manuell aufzunehmen, wird der gewünschte Text eingegeben, eine Stimme und Sprache ausgewählt — und die Audiodatei wird automatisch generiert.

TTS-generierte Ansagen können an vielen Stellen der Telefonanlage eingesetzt werden, unter anderem:

• IVR-Menüs und Tastendruck-Ziele
• Rufgruppen-Ansagen und Wartemusik
• Warteschlangen-Ansagen, periodische Mitteilungen und Zufriedenheitsumfragen
• Eingehende Routen (Standard- und zeitbasierte Ziele)
• Feiertagsansagen
• Knoten im Callflow-Designer
• Voicemail-Begrüssungen (je Nebenstelle, Gruppen-Voicemail und global)
• Benutzerdefinierte Ansagen (unter PBX-Einstellungen > Sprachansagen > Benutzerdefinierte Ansagen)

KI Text-to-Speech aktivieren

1. Im Web-Portal der Telefonanlage zu Integrationen > KI navigieren.
2. Das Kontrollkästchen Text-to-Speech aktivieren.
3. Auf Speichern klicken.

Nach der Aktivierung steht die Text-to-Speech-Option überall dort zur Verfügung, wo Sprachansagen konfiguriert werden können.

Sprachansage mit Text-to-Speech erstellen

1. Zur gewünschten Funktion navigieren (z. B. Anruffunktionen > IVR).
2. Auf Text-to-Speech klicken, um den Dialog zur Prompt-Erstellung zu öffnen.
3. Folgende Felder ausfüllen:
   • Name – Eine Bezeichnung zur Identifizierung des Prompts.
   • Sprache – Die Sprache der Audioausgabe.
   • Stimme – Ein Stimmenprofil auswählen (Standard oder Neural).
   • Text – Den Inhalt eingeben, der in Sprache umgewandelt werden soll. Der Text muss der gewählten Sprache entsprechen.
4. Optional: Geschwindigkeit, Lautstärke und (wo verfügbar) Tonhöhe nach Bedarf anpassen.
5. Auf Anhören klicken, um eine Vorschau des Audios zu hören. Die Schaltfläche wechselt zu Wird generiert und anschliessend zu Abspielen.
6. Auf Speichern klicken. Der Prompt wird gespeichert und auf die konfigurierte Funktion angewendet.

KI-Transkription

Was ist KI-Transkription?

Die KI-Transkription wandelt Audioinhalte mithilfe integrierter künstlicher Intelligenz in lesbaren Text um. Es gibt zwei Transkriptionsfunktionen:

• Voicemail-Transkription – Konvertiert Voicemail-Nachrichten automatisch in Text. Benutzer können ihre Nachrichten lesen, anstatt sie anzuhören, und erhalten die Transkription optional per E-Mail.
• Transkription von Anrufen – Transkribiert Gespräche zwischen zwei Teilnehmern in Echtzeit und erstellt nach Gesprächsende automatisch eine Zusammenfassung.

KI-Voicemail-Transkription aktivieren

1. Zu Integrationen > KI navigieren.
2. Das Kontrollkästchen Voicemail-Transkription aktivieren.
3. Die Transkriptionssprache konfigurieren:
   • Sprache – Die Sprache für die Voicemail-Transkription auswählen. Mit Automatisch erkennt das System die Sprache selbstständig.
   • Sprachen zur automatischen Erkennung – Bei Auswahl von „Automatisch" bis zu 5 Erkennungssprachen wählen. Pro Sprache ist nur eine regionale Variante wählbar (z. B. nicht gleichzeitig Englisch (UK) und Englisch (US)).
4. Unter Erweiterungsumfang für diese Funktion festlegen, welche Nebenstellen die Voicemail-Transkription nutzen können:
   • Alle Nebenstellen – Funktion für alle Nebenstellen verfügbar.
   • Bestimmte Nebenstellen – Funktion nur für ausgewählte Nebenstellen, Gruppen oder Abteilungen.
5. Auf Speichern klicken.

Voicemail-Transkription für eine einzelne Nebenstelle konfigurieren

Nach der systemweiten Aktivierung können die Transkriptionseinstellungen je Nebenstelle individuell angepasst werden.

1. Zu Nebenstellen & Trunk > Nebenstelle navigieren.
2. Das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Nebenstelle anklicken, dann den Tab KI öffnen.
3. Im Abschnitt Voicemail-Transkription folgende Einstellungen vornehmen:
   • Automatische Voicemail-Transkription – Bei Aktivierung werden Voicemails automatisch transkribiert. Bei Deaktivierung müssen Benutzer die Transkription einzelner Nachrichten manuell über den UC Client auslösen.
   • Sprache – Die globale Transkriptionssprache für diese Nebenstelle überschreiben.
   • Sprachen zur automatischen Erkennung – Bei Sprachauswahl „Automatisch" bis zu 5 Erkennungssprachen festlegen.
4. Auf Speichern klicken.

Transkribierte Voicemails erscheinen im Bereich Voicemails des Virtual-Call UC Clients (gekennzeichnet mit einem Transkriptionssymbol). Benutzer können den transkribierten Text direkt im Client bearbeiten und kommentieren. Falls die Funktion Voicemail per E-Mail aktiviert ist, wird die Transkription auch in der E-Mail-Benachrichtigung mitgesendet.

KI-Transkription von Anrufen aktivieren

1. Zu Integrationen > KI navigieren.
2. Das Kontrollkästchen Transkription von Anrufen aktivieren.
3. Die Transkriptions-Sprache auswählen.
4. Unter Erweiterungsumfang für diese Funktion festlegen, welche Nebenstellen die Transkription von Anrufen nutzen können.
5. Auf Speichern klicken.

Nach der Aktivierung werden Gespräche berechtigter Nebenstellen in Echtzeit transkribiert, und nach jedem Gespräch wird automatisch eine Zusammenfassung erstellt.

Transkription von Anrufen für eine einzelne Nebenstelle konfigurieren

Nach der systemweiten Aktivierung können die Transkription von Anrufenseinstellungen je Nebenstelle individuell angepasst werden.

1. Zu Nebenstellen & Trunk > Nebenstelle navigieren.
2. Das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Nebenstelle anklicken, dann den Tab KI öffnen.
3. Im Abschnitt Transkription von Anrufen folgende Einstellungen vornehmen:
   • Automatische Transkription von Anrufen – Bei Aktivierung werden Gespräche automatisch transkribiert. Bei Deaktivierung lösen Benutzer die Transkription während eines aktiven Gesprächs manuell über den UC Client aus.
   • Transkriptionstext nach dem Gespräch anzeigen – Bei Aktivierung werden Transkription und Zusammenfassung nach Gesprächsende automatisch angezeigt.
   • Sprache – Die globale Transkription von Anrufenssprache für diese Nebenstelle überschreiben.
4. Auf Speichern klicken.

Transkribierte Gespräche erscheinen im Anrufprotokoll des Virtual-Call UC Clients, gekennzeichnet mit einem Transkriptionssymbol. Benutzer können dort die vollständige Transkription und die KI-generierte Zusammenfassung einsehen.

Transkriptionsnutzung einsehen

Die Anzahl der verbrauchten Transkriptionsminuten für Voicemail-Transkription und Transkription von Anrufen kann im Anrufbericht überwacht werden.

Bericht „Transkriptions-Nutzungsdetails"

1. Zu Berichte & Aufzeichnungen > Anrufberichte navigieren.
2. Den Tab Anrufberichte (Neu) anklicken.
3. Im Dropdown Berichtstyp die Option Transkriptions-Nutzungsdetails auswählen.
4. Den gewünschten Zeitraum festlegen und die Ergebnisse prüfen.

Der Bericht zeigt die verbrauchten Minuten für Voicemail-Transkription und Transkription von Anrufen separat an. Angefangene Minuten werden auf die nächste volle Minute aufgerundet. Der Bericht kann bei Bedarf heruntergeladen werden.