Microsoft Outlook-Integration

Übersicht

Die Microsoft Outlook-Integration verbindet den Virtual-Call UC Desktop Client für Windows mit Microsoft Outlook. Nach der Einrichtung können Benutzer Anrufe direkt aus Outlook-Kontakten heraus starten, erhalten bei eingehenden Anrufen von bekannten Outlook-Kontakten automatisch ein Kontakt-Popup und alle Anrufaktivitäten werden automatisch in Outlook protokolliert.

Die Integration umfasst zwei Ebenen: eine administratorseitige Kontaktsynchronisation (die zunächst eine konfigurierte Microsoft Entra ID-Integration voraussetzt) sowie eine benutzerseitige Einrichtung im UC Desktop Client und in Outlook.

Voraussetzungen

• Virtual-Call UC Desktop Client für Windows ist installiert und angemeldet
• Microsoft Outlook für Windows (klassische Desktop-Version)
• Administratorzugriff auf das Webportal der Cloud-Telefonanlage (für die Kontaktsynchronisation)
• Microsoft Entra ID-Integration konfiguriert (Voraussetzung für die Outlook-Kontaktsynchronisation — siehe Artikel Microsoft Entra ID-Integration)

Schritt 1: Outlook-Kontaktsynchronisation aktivieren (Administrator)

Damit die Kontakterkennung bei eingehenden Anrufen funktioniert, muss ein Administrator die Outlook-Kontaktsynchronisation im Webportal der Cloud-Telefonanlage aktivieren.

1. Melden Sie sich als Administrator im Webportal der Cloud-Telefonanlage an.
2. Navigieren Sie zu Integrationen > Kollaboration.
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Microsoft Outlook-Kontaktsynchronisation.
4. Aktivieren Sie den Synchronisationsschalter.
5. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Shared Mailbox-Kontaktsynchronisation und wählen Sie über die Dropdown-Liste aus, welche freigegebenen Postfächer einbezogen werden sollen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Nach der Aktivierung werden Outlook-Kontakte (persönliche Kontakte sowie Kontakte aus konfigurierten freigegebenen Postfächern) mit der Cloud-Telefonanlage und den UC Desktop Clients der Benutzer synchronisiert.

Schritt 2: Integration im UC Desktop Client aktivieren (Benutzer)

Jeder Benutzer muss die Outlook-Integration in der eigenen UC Desktop Client-Installation aktivieren.

1. Öffnen Sie den Virtual-Call UC Desktop Client auf Ihrem Windows-PC.
2. Gehen Sie zu Einstellungen > Integration.
3. Aktivieren Sie den Schalter Outlook-Integration aktivieren.
4. Konfigurieren Sie bei Bedarf folgende optionale Einstellungen:
   • Automatische Kontakterstellung: Legt in Outlook automatisch einen neuen Kontakt für Anrufer an, die noch nicht in den Kontakten vorhanden sind.
   • Anrufprotokoll-Synchronisation: Protokolliert alle Anrufaktivitäten (eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe) automatisch in Outlook.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 3: Outlook-Add-in aktivieren

Der UC Desktop Client installiert ein Outlook-Add-in, das die Click-to-Call-Funktion direkt aus Outlook ermöglicht. Dieses muss einmalig manuell in Outlook aktiviert werden.

1. Öffnen oder starten Sie Microsoft Outlook neu.
2. Gehen Sie zu Datei > Optionen.
3. Klicken Sie im Optionsfenster in der linken Leiste auf Add-Ins.
4. Stellen Sie sicher, dass am unteren Rand des Fensters im Dropdown-Menü „Verwalten" der Eintrag COM-Add-Ins ausgewählt ist, und klicken Sie auf Los.
5. Aktivieren Sie im Dialogfeld „COM-Add-Ins" das Kontrollkästchen für das Add-in Virtual-Call UC Outlook Integration.
6. Klicken Sie auf OK.

Das Add-in ist jetzt aktiv. Möglicherweise ist ein Neustart von Outlook erforderlich, damit die Änderungen wirksam werden.

Integration verwenden

Sobald beide Schritte abgeschlossen sind, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Click-to-Call aus Outlook: Öffnen Sie einen Kontakt in Outlook und klicken Sie auf die Telefonnummer, um einen Anruf über den UC Desktop Client zu starten.
• Eingehende Anrufe mit Kontaktpopup: Wenn ein bekannter Outlook-Kontakt anruft, wird dessen Profil automatisch in Outlook angezeigt.
• Automatische Anrufprotokollierung: Alle Anrufe mit Outlook-Kontakten werden nach Gesprächsende automatisch im Aktivitätsprotokoll von Outlook erfasst.

Fehlerbehebung

• Das Add-in erscheint nicht in der Add-in-Liste von Outlook.
  Stellen Sie sicher, dass der Virtual-Call UC Desktop Client installiert ist und mindestens einmal gestartet wurde, bevor Sie das Add-in in Outlook aktivieren. Das Add-in wird beim ersten Start des UC Desktop Clients registriert.
• Bei Anrufen von Kontakten wird kein Name angezeigt.
  Die Outlook-Kontaktsynchronisation muss vom Administrator aktiviert worden sein (Schritt 1). Ohne Synchronisation kann der UC Desktop Client beim eingehenden Anruf nur die Telefonnummer, nicht aber den Kontaktnamen anzeigen.
• Anrufprotokolle erscheinen nicht in Outlook.
  Prüfen Sie, ob die Anrufprotokoll-Synchronisation unter UC Desktop Client-Einstellungen > Integration aktiviert ist und ob das Outlook-Add-in aktiv ist.