Der Tab Anwesenheit steuert, wie eingehende Anrufe für eine Nebenstelle je nach Präsenzstatus behandelt werden. Für jeden Status können Sie individuelle Weiterleitungsregeln, Klingelstrategien und Optionen festlegen.
Anwesenheit-Tab aufrufen
- Melden Sie sich am Administrationsportal der Cloud-Telefonanlage an.
- Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle.
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der gewünschten Nebenstelle.
- Wählen Sie den Tab Anwesenheit.
Präsenzstatus
Im oberen Bereich des Tabs stehen sechs Präsenzstatus-Tabs zur Verfügung. Jeder Status kann eigene Weiterleitungs- und Klingelregeln haben:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Verfügbar | Der Benutzer ist erreichbar und nimmt Anrufe entgegen. Dies ist der Standardstatus. |
| Abwesend | Der Benutzer ist vorübergehend nicht am Platz. Anrufe können an ein alternatives Ziel weitergeleitet werden. |
| Geschäftsreise | Der Benutzer ist unterwegs. Typischerweise werden Anrufe an das Mobiltelefon oder die Voicemail weitergeleitet. |
| Bitte nicht stören | Der Benutzer möchte nicht gestört werden. Anrufe werden direkt an die Voicemail oder ein anderes Ziel weitergeleitet. |
| Mittagspause | Der Benutzer befindet sich in der Mittagspause. Anrufe werden gemäss den konfigurierten Regeln behandelt. |
| Arbeitsfrei | Der Benutzer hat Feierabend oder ist im Urlaub. Anrufe werden an die Voicemail oder ein alternatives Ziel weitergeleitet. |
Tipp: Der Präsenzstatus kann vom Benutzer selbst im UC Client gewechselt werden oder vom Administrator im Operatorfenster. Die hier konfigurierten Regeln gelten jeweils für den aktiven Status.
Anwesenheitsinformationen
Unterhalb der Status-Tabs befindet sich das Textfeld Anwesenheitsinformationen. Hier kann eine optionale Statusnachricht hinterlegt werden (z. B. „Bin um 14 Uhr zurück“ oder „Erreichbar per E-Mail“). Diese Nachricht wird im UC Client für andere Benutzer angezeigt.
Anrufweiterleitung
Für jeden Präsenzstatus können Sie getrennte Weiterleitungsregeln für interne und externe Anrufe konfigurieren:
Interne Anrufe
| Bedingung | Beschreibung |
|---|---|
| Immer | Alle internen Anrufe werden sofort an das gewählte Ziel weitergeleitet, ohne dass die Nebenstelle klingelt. |
| Keine Antwort | Der Anruf wird an das gewählte Ziel weitergeleitet, wenn die Nebenstelle nicht innerhalb der Anrufzeitüberschreitung angenommen wird. |
| Wenn besetzt | Der Anruf wird an das gewählte Ziel weitergeleitet, wenn die Nebenstelle besetzt ist. |
Externe Anrufe
| Bedingung | Beschreibung |
|---|---|
| Immer | Alle externen Anrufe werden sofort an das gewählte Ziel weitergeleitet. |
| Keine Antwort | Der Anruf wird weitergeleitet, wenn die Nebenstelle nicht innerhalb der Anrufzeitüberschreitung angenommen wird. |
| Wenn besetzt | Der Anruf wird weitergeleitet, wenn die Nebenstelle besetzt ist. |
Als Weiterleitungsziel stehen unter anderem zur Verfügung: Voicemail, eine andere Nebenstelle, eine Rufgruppe, eine Warteschlange, ein IVR-Menü oder eine externe Nummer.
Wichtig: Wenn Immer aktiviert ist, klingelt die Nebenstelle bei eingehenden Anrufen nicht. Die Regeln Keine Antwort und Wenn besetzt werden in diesem Fall ignoriert.
Anrufstrategie
Die Anrufstrategie legt fest, welche Geräte und Clients bei einem eingehenden Anruf klingeln:
| Stufe | Beschreibung |
|---|---|
| Zuerst anrufen | Die hier ausgewählten Geräte und Clients klingeln sofort bei einem eingehenden Anruf. |
| Als Zweites anrufen | Diese Geräte und Clients klingeln erst, wenn die Geräte der ersten Stufe nicht innerhalb der Anrufzeitüberschreitung angenommen haben. |
Folgende Geräte und Clients können pro Stufe ausgewählt werden:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Nebenstellenendgerät | Das physische IP-Telefon, das mit dieser Nebenstelle registriert ist. |
| Linkus Mobile Client | Die UC Client Mobil-App auf dem Smartphone des Benutzers. |
| Linkus Desktop Client (nur Softphone) | Die UC Client Desktop-Anwendung im Softphone-Modus. |
| Linkus Web Client (Web Client Mode Only) | Der UC-Client im Webbrowser. |
Hinweis: Die Feldbezeichnungen „Linkus Mobile/Desktop/Web Client“ in der Oberfläche der Telefonanlage beziehen sich auf die Virtual-Call UC Client-Anwendungen.
Anrufzeitüberschreitung
Legen Sie fest, wie lange die Nebenstelle klingelt, bevor der Anruf an das Weiterleitungsziel übergeben wird:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anrufzeitüberschreitung * | Dauer in Sekunden, bevor ein unbeantworteter Anruf an das konfigurierte Weiterleitungsziel weitergeleitet wird. Standardwert: 30 Sekunden. |
Optionen
Zusätzliche Einstellungen für das Anrufverhalten bei diesem Präsenzstatus:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Die Handynummer gleichzeitig anrufen | Wenn aktiviert, wird die unter Teilnehmerinformationen hinterlegte Handynummer gleichzeitig mit der Nebenstelle angerufen. Optional kann ein Präfix konfiguriert werden, das vor die Handynummer gesetzt wird. |
| Push-Benachrichtigungen annehmen | Wenn aktiviert, erhält der UC Client Mobil-App Push-Benachrichtigungen bei eingehenden Anrufen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn der Benutzer keine mobilen Anrufbenachrichtigungen erhalten soll. |
| Anrufe von der Rufgruppe annehmen | Wenn aktiviert, empfängt die Nebenstelle Anrufe, die über eine Rufgruppe eingehen. Deaktivieren Sie diese Option, um die Nebenstelle vorübergehend aus allen Rufgruppen zu entfernen. |
| Automatische Änderung des Status des Agenten * | Legt fest, ob der Agentenstatus in der Warteschlange automatisch geändert wird, wenn dieser Präsenzstatus aktiv ist. Optionen: Nichts unternehmen (keine Änderung), Pause (Agent wird pausiert) oder Abmelden (Agent wird abgemeldet). |
Wichtige Hinweise
- Pro Status konfigurieren: Jeder der sechs Präsenzstatus hat seine eigenen Einstellungen. Wechseln Sie zwischen den Status-Tabs, um die Regeln für jeden Status individuell anzupassen.
- Standardstatus: Neue Nebenstellen starten im Status „Verfügbar“ mit den Standard-Weiterleitungsregeln (Keine Antwort und Wenn besetzt → Voicemail).
- Anrufstrategie und Zeitüberschreitung: Die zweistufige Anrufstrategie wird durch die Anrufzeitüberschreitung gesteuert. Stellen Sie sicher, dass die Zeitüberschreitung lang genug ist, damit die erste Stufe eine angemessene Klingelzeit hat.
- Gleichzeitiges Anrufen der Handynummer: Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein ausgehender Anruf über einen Trunk zur Handynummer aufgebaut, was je nach Tarif Kosten verursachen kann.
- Warteschlangen-Agenten: Die Option „Automatische Änderung des Status des Agenten“ wirkt sich nur auf Benutzer aus, die als Agenten in einer Warteschlange konfiguriert sind. Nutzen Sie diese Funktion, um sicherzustellen, dass Anrufe nicht an abwesende Agenten verteilt werden.
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