Der Tab Voicemail enthält alle Einstellungen zur Voicemail-Funktion einer Nebenstelle. Hier aktivieren oder deaktivieren Sie die Voicemail, konfigurieren PIN-Schutz, E-Mail-Benachrichtigungen und individuelle Begrüssungsansagen für jeden Präsenzstatus.
Voicemail-Tab aufrufen
- Melden Sie sich am Administrationsportal der Cloud-Telefonanlage an.
- Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle.
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der gewünschten Nebenstelle.
- Wählen Sie den Tab Voicemail.
Voicemail-Einstellungen
Konfigurieren Sie die grundlegenden Voicemail-Optionen für diese Nebenstelle:
Voicemail aktivieren
Der Schalter Voicemail aktivieren im oberen Bereich aktiviert oder deaktiviert die Voicemail-Funktion für diese Nebenstelle. Wenn deaktiviert, können Anrufer keine Sprachnachrichten hinterlassen und alle nachfolgenden Einstellungen sind nicht verfügbar.
PIN und Authentifizierung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Voicemail PIN-Authentifizierung * | Legt fest, ob eine PIN-Eingabe erforderlich ist, um die Voicemail abzuhören. Optionen: Aktiviert (PIN wird benötigt) oder Deaktiviert (kein PIN erforderlich). |
| PIN für den Voicemail-Zugriff * | Die PIN, die der Benutzer eingeben muss, um seine Voicemail-Nachrichten abzuhören. Nutzen Sie das Symbol, um die PIN anzuzeigen oder zu ändern. |
Benachrichtigungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Benachrichtigung neue Voicemail * | Legt fest, wie der Benutzer über neue Voicemail-Nachrichten benachrichtigt wird. Optionen: E-Mail-Benachrichtigungen mit Anhang schicken (Audiodatei als Anhang), E-Mail-Benachrichtigungen schicken (nur Benachrichtigung ohne Anhang) oder Keine. |
| Nach Benachrichtigung * | Aktion nach dem Senden der E-Mail-Benachrichtigung. Optionen: Nichts unternehmen (Nachricht bleibt in der Voicemail), Als gelesen markieren oder Löschen (Nachricht nach Versand löschen). |
| Senden an * | Empfänger der Voicemail-Benachrichtigung. Optionen: Benutzer Email (die im Teilnehmer-Tab hinterlegte E-Mail-Adresse) oder eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse. |
Weitere Optionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Voicemail-Nachrichten nicht zulassen | Wenn aktiviert, wird die Voicemail-Begrüssung abgespielt, aber der Anrufer kann keine Nachricht hinterlassen. Nützlich, wenn die Begrüssung als reine Informationsansage dienen soll. |
| Datum und Uhrzeit abspielen | Wenn aktiviert, wird beim Abhören einer Voicemail-Nachricht Datum und Uhrzeit des Eingangs angesagt. |
| Anrufer-ID abspielen | Wenn aktiviert, wird beim Abhören die Rufnummer des Anrufers angesagt. |
| Dauer der Nachricht abspielen | Wenn aktiviert, wird die Länge der Sprachnachricht vor dem Abspielen angesagt. |
Voicemail-Begrüssung
In diesem Bereich können Sie individuelle Begrüssungsansagen für die Voicemail konfigurieren — sowohl eine Standardbegrüssung als auch statusabhängige Begrüssungen für jeden Präsenzstatus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standardbegrüssung | Die Standard-Voicemail-Begrüssung, die abgespielt wird, wenn keine statusspezifische Begrüssung konfiguriert ist. [System folgen] verwendet die Systembegrüssung. |
| Verfügbar | Begrüssung, die im Status „Verfügbar" abgespielt wird. |
| Abwesend | Begrüssung, die im Status „Abwesend" abgespielt wird. |
| Geschäftsreise | Begrüssung, die im Status „Geschäftsreise" abgespielt wird. |
| Bitte nicht stören | Begrüssung, die im Status „Bitte nicht stören" abgespielt wird. |
| Mittagspause | Begrüssung, die im Status „Mittagspause" abgespielt wird. |
| Arbeitsfrei | Begrüssung, die im Status „Arbeitsfrei" abgespielt wird. |
Tipp: Statusabhängige Begrüssungen haben Vorrang vor der Standardbegrüssung. Wenn für den aktiven Präsenzstatus [Keines] ausgewählt ist, wird die Standardbegrüssung verwendet. So können Sie z. B. im Status „Geschäftsreise" eine spezielle Ansage abspielen, während in allen anderen Status die Standardbegrüssung gilt.
Begrüssungsverwaltung
Über den Link Begrüssungsverwaltung (oben rechts im Bereich Voicemail-Begrüssung) öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie eigene Begrüssungsansagen erstellen und verwalten können:
Das Dialogfenster bietet zwei Tabs:
| Tab | Beschreibung |
|---|---|
| Begrüssungsverwaltung | Zeigt alle vorhandenen Begrüssungsansagen mit Audiodateiname, Typ und Text. Hier können Sie bestehende Ansagen abspielen, bearbeiten oder löschen. |
| Eine neue Begrüssung aufzeichnen | Erstellen Sie eine neue Begrüssungsansage. |
Zum Erstellen einer neuen Begrüssung stehen zwei Methoden zur Verfügung:
- Hochladen: Laden Sie eine vorhandene Audiodatei hoch (z. B. WAV oder MP3).
- Text-to-Speech: Geben Sie einen Text ein, der vom System automatisch in eine Sprachansage umgewandelt wird.
Hinweis: Erstellte Begrüssungen erscheinen in der Tabelle der Begrüssungsverwaltung und stehen anschliessend in den Dropdown-Menüs der Voicemail-Begrüssung zur Auswahl.
Wichtige Hinweise
- PIN-Sicherheit: Die Voicemail-PIN schützt die Sprachnachrichten vor unbefugtem Zugriff. Teilen Sie die PIN nur dem jeweiligen Benutzer mit und vermeiden Sie einfache Kombinationen wie „0000" oder „1234".
- E-Mail-Benachrichtigungen: Damit E-Mail-Benachrichtigungen funktionieren, muss im Teilnehmer-Tab eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein und die E-Mail-Einstellungen der Telefonanlage müssen korrekt konfiguriert sein (unter System > E-Mail-Einstellungen).
- Nach Benachrichtigung löschen: Wenn Sie „Löschen" als Aktion nach Benachrichtigung wählen, wird die Voicemail-Nachricht nach dem E-Mail-Versand unwiderruflich gelöscht. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Zustellung zuverlässig funktioniert, bevor Sie diese Option aktivieren.
- Nachrichten nicht zulassen: Die Option „Voicemail-Nachrichten nicht zulassen" ist nützlich für reine Informationsansagen (z. B. Geschäftszeiten), verhindert aber, dass Anrufer Nachrichten hinterlassen.
- Text-to-Speech: Die Qualität der Text-to-Speech-Begrüssung hängt von der gewählten Sprache und Stimme ab. Testen Sie die generierte Ansage, bevor Sie sie produktiv einsetzen.
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