Nebenstellen einrichten & verwalten

Überblick

Eine Nebenstelle ist eine kurze interne Rufnummer, die jedem Benutzer in Ihrer Organisation zugewiesen wird. Nebenstellen ermöglichen es Benutzern, über die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage Anrufe zu tätigen und zu empfangen – per IP-Telefon, Tischtelefon oder über den Virtual-Call UC Client.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Nebenstellen erstellen, Benutzereinstellungen konfigurieren und Nebenstellen-Eigenschaften verwalten.

Voraussetzungen

• Administrator- oder Super-Admin-Zugang zur Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
• Eine Liste der Benutzer, die Nebenstellen benötigen (Namen, E-Mail-Adressen)

Nebenstelle erstellen

1. Melden Sie sich im Verwaltungsportal der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage an.
2. Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Im Bereich Benutzerinformationen konfigurieren Sie:
   • Avatar (optional) – Laden Sie ein Profilbild für die Nebenstelle hoch. Klicken Sie auf das Kamera-Symbol, wählen Sie ein Bild (.jpg oder .png, max. 1 MB) aus und klicken Sie auf Hochladen. Benutzer können ihr Avatar auch selbst über den Virtual-Call UC Client ändern.
   • Vorname / Nachname — Geben Sie den vollständigen Namen des Benutzers ein.
   • E-Mail-Adresse — Der Benutzer verwendet diese E-Mail zur Anmeldung im Verwaltungsportal und im Virtual-Call UC Client. Voicemail-Benachrichtigungen und Systemhinweise werden ebenfalls an diese Adresse gesendet.
   • Mobilnummer (optional) – Der Benutzer kann Anrufe oder PBX-Benachrichtigungen auf dieser Nummer empfangen.
   • Benutzerpasswort — Der Benutzer benötigt dieses Passwort zur Anmeldung im Virtual-Call UC Client.
   • Benutzerrolle — Weisen Sie eine Rolle zu, um zu steuern, welche PBX-Funktionen der Benutzer verwalten kann. Standard ist Keine (keine Verwaltungsrechte).
5. Im Bereich Nebenstellen-Informationen konfigurieren Sie:
   • Nebenstellennummer — Eine kurze interne Nummer (z. B. 100, 201).
   • Anrufer-ID — Die Nummer, die bei ausgehenden Anrufen auf dem Telefon des Angerufenen angezeigt wird.
   • Registrierungsname / Passwort — Automatisch generierte Zugangsdaten zur Registrierung der Nebenstelle an einem IP-Telefon. Sie können diese bei Bedarf anpassen. Über das Kopier-Symbol neben jedem Feld können Sie die Zugangsdaten mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren.
   • Gleichzeitige IP-Telefon-Registrierungen — Wie viele physische Telefone sich gleichzeitig mit dieser Nebenstelle registrieren können (maximal 5). Virtual-Call UC Client-Sitzungen werden nicht mitgezählt.
6. Im Bereich Sprache stellen Sie ein:
   • Sprache für E-Mail-Benachrichtigungen — Sprache der systemgenerierten E-Mails.
   • Sprache der Systemansagen — Sprache der Ansagen, die der Benutzer während eines Anrufs hört.
   • Voicemail-Sprache — Sprache der Voicemail-Ansagen für Anrufer.
7. (Optional) Im Bereich Berechtigungskonfiguration können Sie der Nebenstelle Nebenstellengruppen zuweisen.
8. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Erweiterte Nebenstellen-Einstellungen

Neben den Grundeinstellungen bietet jede Nebenstelle zusätzliche Tabs für erweiterte Konfigurationen. Öffnen Sie eine Nebenstelle zur Bearbeitung, um auf folgende Tabs zuzugreifen:

Präsenz-Tab

Konfigurieren Sie das Verhalten der Nebenstelle je nach Präsenzstatus (Verfügbar, Abwesend, Dienstreise, Nicht stören, Mittagspause, Feierabend). Für jeden Status können Sie festlegen:

• Anrufweiterleitung — Leiten Sie interne und externe Anrufe an unterschiedliche Ziele weiter. Drei Bedingungen stehen zur Verfügung:
  • Immer — Alle eingehenden Anrufe werden sofort weitergeleitet.
  • Keine Antwort — Nur unbeantwortete Anrufe werden weitergeleitet.
  • Bei Besetzt — Anrufe werden nur weitergeleitet, wenn der Benutzer gerade telefoniert. (Neu in V24.1-GA)
• Klingelstrategie — Bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge die Endpunkte klingeln (IP-Telefon, UC Desktop Client, UC Mobile Client).
• Klingeldauer — Legen Sie fest, wie lange die Nebenstelle klingelt, bevor der Anruf als unbeantwortet gilt.
• Mobilnummer gleichzeitig klingeln — Aktivieren Sie diese Option, damit das Mobiltelefon bei eingehenden Anrufen mitklingelt.

Features-Tab

Konfigurieren Sie zusätzliche Funktionen für die Nebenstelle:

• Freizeichenton (Ringback Tone) — Wählen Sie einen individuellen Freizeichenton, den Anrufer hören, während die Nebenstelle klingelt. (Neu in V24.1-GA)
• E-Mail-Benachrichtigungen — Steuern Sie, welche Benachrichtigungen der Benutzer per E-Mail erhält (verpasste Anrufe, Voicemails etc.).
• Automatischer Präsenzwechsel — Richten Sie zeitbasierte Regeln ein, um den Präsenzstatus automatisch nach Geschäftszeiten und Feiertagen umzuschalten.
• Anrufaufzeichnung — Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anrufaufzeichnung für diese Nebenstelle.

Erweitert-Tab

Konfigurieren Sie technische SIP-Parameter:

• Transportprotokoll — Wählen Sie das SIP-Transportprotokoll (UDP, TCP oder TLS). Diese Einstellung wird benötigt, wenn Sie ein IP-Telefon manuell registrieren möchten (Pfad: Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle > Erweitert > Transport).

Sicherheit-Tab

Konfigurieren Sie SIP-Sicherheitseinstellungen und Anrufbeschränkungen für die Nebenstelle.

Online-Status

Nach dem Erstellen von Nebenstellen können Sie deren Registrierungsstatus auf der Nebenstellenliste überwachen. Die Statussymbole zeigen:

• Telefon-Endpunkte — Zeigt an, ob ein SIP-Telefon registriert ist. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um die IP-Adresse des verbundenen Geräts zu sehen.
• UC Client (Desktop) — Der Virtual-Call UC Desktop Client ist verbunden.
• UC Client (Mobil) — Der Virtual-Call UC Mobile Client ist verbunden.
• UC Client (Web) — Der Virtual-Call UC Web Client ist verbunden.

Nebenstelle bearbeiten oder löschen

Nebenstelle bearbeiten

1. Gehen Sie zu Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle.
2. Klicken Sie auf die Nebenstellennummer oder auf das Bearbeiten-Symbol neben der Nebenstelle.
3. Ändern Sie die gewünschten Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Speichern und Anwenden.

Nebenstelle löschen

1. Gehen Sie zu Nebenstelle und Trunk > Nebenstelle.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der/den Nebenstelle(n), die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Aktion.

Häufige Probleme & Fehlerbehebung

• Nebenstelle registriert sich nicht am IP-Telefon: Überprüfen Sie, ob Registrierungsname und Registrierungspasswort mit den am Telefon konfigurierten Zugangsdaten übereinstimmen. Stellen Sie ausserdem sicher, dass das Telefon Zugang zum PBX-Server hat. Prüfen Sie auch das Transportprotokoll im Erweitert-Tab (UDP, TCP oder TLS) — es muss mit der Konfiguration am Telefon übereinstimmen.
• Benutzer kann sich nicht im UC Client anmelden: Stellen Sie sicher, dass die richtige E-Mail-Adresse und das Benutzerpasswort eingegeben werden. Bei vergessenem Passwort können Sie es in den Nebenstellen-Einstellungen zurücksetzen.
• Anrufer-ID wird nicht korrekt angezeigt: Überprüfen Sie das Feld Anrufer-ID in den Nebenstellen-Einstellungen. Bei ausgehenden Anrufen über Shared Trunks kann die angezeigte Anrufer-ID auch von der Trunk-Konfiguration abhängen — kontaktieren Sie den Virtual-Call Support, wenn das Problem weiterhin besteht.
• Anrufe werden nicht weitergeleitet bei Besetzt: Stellen Sie sicher, dass im Präsenz-Tab die Weiterleitungsbedingung Bei Besetzt konfiguriert und ein Ziel hinterlegt ist. Diese Funktion erfordert Firmware-Version 84.23.0.24 oder höher.

Empfohlene Vorgehensweisen

• Verwenden Sie ein einheitliches Nummernschema (z. B. 100–199 für den Vertrieb, 200–299 für den Support).
• Hinterlegen Sie immer eine E-Mail-Adresse — sie ermöglicht die UC Client-Anmeldung, Voicemail-Zustellung und Passwort-Zurücksetzung.
• Verwenden Sie starke Registrierungspasswörter für die IP-Telefon-Registrierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Weisen Sie Benutzerrollen nur dann zu, wenn ein Benutzer bestimmte PBX-Funktionen verwalten muss — belassen Sie den Standard Keine für reguläre Benutzer.
• Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung im Präsenz-Tab, damit eingehende Anrufe bei Abwesenheit oder Besetzt-Status an ein geeignetes Ziel weitergeleitet werden.