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BLF (Besetztlampenfeld) und Funktionstasten

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Überblick

Das Besetztlampenfeld (BLF) Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage zeigt den Status anderer Nebenstellen oder ausgewählter Funktionen direkt am Telefon oder im Virtual-Call UC Client an. Über programmierbare Funktionstasten können Sie schnell sehen, ob ein Kollege gerade telefoniert, und mit einem Tastendruck Funktionen wie Voicemail abhören, Anwesenheitsstatus wechseln oder eine Kurzwahl ausführen.

Funktionstasten werden pro Nebenstelle konfiguriert und stehen sowohl auf kompatiblen Tischtelefonen als auch im UC Client zur Verfügung. Häufig benötigte Tastenbelegungen können als Vorlage gespeichert und auf andere Nebenstellen angewendet werden.

Voraussetzungen

  • Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
  • Mindestens eine konfigurierte Nebenstelle
  • Tischtelefon mit programmierbaren Funktionstasten (für die Anzeige am Telefon) oder Virtual-Call UC Client

Funktionstasten konfigurieren

Die Funktionstasten werden pro Nebenstelle im Tab Funktionstasten konfiguriert.

  1. Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk → Nebenstelle.
  2. Klicken Sie bei der gewünschten Nebenstelle auf Bearbeiten.
  3. Öffnen Sie den Tab Funktionstasten.
  4. Konfigurieren Sie für jede Taste die folgenden Felder.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen, um weitere Tasten anzulegen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Tastenfelder

FeldBeschreibung
TypArt der Funktionstaste – z. B. „Funktionstasten“ für BLF/Funktionscodes oder „Null“ für deaktiviert.
WertKonkretes Ziel der Taste – eine Nebenstellennummer (BLF auf Kollegen) oder ein Funktionscode (z. B. *2, *91).
BeschriftungAnzeigename der Taste am Telefon oder im UC Client (z. B. „Max Muster“, „Voicemail abhören“, „Verfügbar“).
VorgängeTaste löschen.
SortierenReihenfolge der Tasten per Drag & Drop ändern.

blf-template-add-de.png

Typische Tastenbelegungen

BeispielWertBeschriftungVerwendung
BLF auf Kollegen1000-Max MusterMax MusterAnzeige des Anwesenheitsstatus/Besetztzustands der Nebenstelle
Voicemail abhören*2VoicemailSchnellzugriff auf das eigene Voicemail-Postfach
Status „Verfügbar“*91VerfügbarAnwesenheitsstatus auf „Verfügbar“ wechseln
Status „Auswärts“*92AuswärtsAnwesenheitsstatus wechseln
Hinweis: Eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Funktionscodes finden Sie im Artikel Funktionscodes (Feature Codes).

Funktionstasten-Vorlagen

Wenn mehrere Nebenstellen die gleiche Tastenbelegung erhalten sollen, können Sie eine Vorlage erstellen und auf weitere Nebenstellen anwenden. Das spart Zeit bei der Einrichtung neuer Nebenstellen oder bei der Aktualisierung der Belegung für eine ganze Abteilung.

Vorlage erstellen

  1. Im Tab Funktionstasten klicken Sie auf Funktionstasten-Vorlage anwenden.
  2. Im Dialog klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (z. B. Vorlage Vertrieb).
  4. Optional: Geben Sie eine Bemerkung ein.
  5. Konfigurieren Sie die Tasten wie bei einer normalen Nebenstelle (Typ, Wert, Beschriftung).
  6. Klicken Sie auf Speichern.

blf-template-add-de.png

Vorlage anwenden

  1. Im Tab Funktionstasten klicken Sie auf Funktionstasten-Vorlage anwenden.
  2. Wählen Sie im Dialog die gewünschte Vorlage aus der Liste.
  3. Klicken Sie auf Anwenden.
  4. Die Tasten der Vorlage werden auf die Nebenstelle übertragen.

blf-template-apply-de.png

Wichtig: Beim Anwenden einer Vorlage werden bestehende Tastenbelegungen der Nebenstelle überschrieben. Erstellen Sie bei Bedarf zuerst eine Sicherung der aktuellen Belegung.

Funktionstasten im UC-Client

Konfigurierte Funktionstasten werden auch im Virtual-Call UC Client (Desktop, Mobile, Web) angezeigt. Benutzer sehen den BLF-Status ihrer Kollegen und können Funktionen per Klick auslösen, ohne ein Tischtelefon zu benötigen.

blf-linkus-de.png

Typische Szenarien

Szenario 1: BLF für ein Team

  • Konfigurieren Sie für jeden Mitarbeiter eines Teams je eine Funktionstaste, die auf den Kollegen verweist (Wert = Nebenstellennummer).
  • Die Tasten zeigen jederzeit, wer gerade telefoniert, frei oder im DND-Status ist.
  • Mit einem Tastendruck können Anrufe auf den Kollegen umgeleitet oder weitergegeben werden.

Szenario 2: Schnellzugriff auf Voicemail und Status

  • Belegen Sie eine Taste mit *2 für „Voicemail abhören“.
  • Belegen Sie weitere Tasten mit Anwesenheitscodes (z. B. *91 Verfügbar, *92 Auswärts).
  • Benutzer können ihren Status mit einem Tastendruck wechseln.

Szenario 3: Einheitliche Belegung für eine Abteilung

  • Erstellen Sie eine Vorlage „Vertrieb“ mit BLFs auf alle Vertriebskollegen plus Voicemail- und Status-Tasten.
  • Wenden Sie die Vorlage auf alle neuen Vertriebsnebenstellen an.
  • Aktualisieren Sie die Vorlage zentral, wenn sich die Teamzusammensetzung ändert, und wenden Sie sie erneut an.

Bewährtes Vorgehen

  • Verwenden Sie kurze, eindeutige Beschriftungen – der Platz auf den Tasten ist begrenzt.
  • Gruppieren Sie Tasten nach Funktion: BLFs auf Kollegen zusammen, Funktionscodes zusammen, Kurzwahlen zusammen.
  • Nutzen Sie Vorlagen für einheitliche Belegungen innerhalb einer Abteilung – das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
  • Dokumentieren Sie Vorlagen mit aussagekräftigen Namen und Bemerkungen.
  • Prüfen Sie die Anzahl der verfügbaren Tasten Ihres Tischtelefons, bevor Sie Belegungen planen – manche Geräte unterstützen nur wenige programmierbare Tasten.
  • Testen Sie BLF-Anzeigen nach der Konfiguration: Rufen Sie eine überwachte Nebenstelle an und prüfen Sie, ob die Anzeige korrekt wechselt.

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