Anrufweiterleitung

Überblick

Die Funktion Anrufweiterleitung Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage sorgt dafür, dass eingehende Anrufe Sie immer erreichen – unabhängig davon, wo Sie sich befinden. Für jeden der sechs Anwesenheitsstatus (Verfügbar, Abwesend, Geschäftsreise, Bitte nicht stören, Mittagspause, Arbeitsfrei) können individuelle Weiterleitungsregeln definiert werden.

So lässt sich beispielsweise festlegen, dass Anrufe im Status „Verfügbar“ bei keiner Antwort an die Voicemail gehen, während sie im Status „Abwesend“ sofort an eine Mobilnummer weitergeleitet werden.

Voraussetzungen

• Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
• Mindestens eine konfigurierte Nebenstelle

Weiterleitungsregeln konfigurieren

Die Follow-Me-Regeln werden pro Nebenstelle und pro Anwesenheitsstatus konfiguriert.

1. Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk → Nebenstelle.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Nebenstelle auf Bearbeiten.
3. Öffnen Sie den Tab Anwesenheit.
4. Wählen Sie den gewünschten Status-Tab (z. B. Verfügbar).
5. Konfigurieren Sie im Abschnitt Anrufweiterleitung die Regeln für interne und externe Anrufe.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Wiederholen Sie die Schritte 4–6 für jeden weiteren Anwesenheitsstatus, den Sie konfigurieren möchten.

Weiterleitungsoptionen

Für interne und externe Anrufe stehen jeweils drei Bedingungen zur Verfügung:

Für jede Bedingung kann ein individuelles Weiterleitungsziel gewählt werden, z. B. Voicemail, eine andere Nebenstelle, eine Rufgruppe oder eine externe Nummer.

Das folgende Bild zeigt die neue Bedingung „Wenn besetzt“ mit den verfügbaren Weiterleitungszielen:

Feature-Codes

Benutzer können die Anrufweiterleitung direkt vom Telefon aus per Feature-Code aktivieren oder deaktivieren – ohne Zugriff auf das Administrationsportal.

Zusätzlich kann ein Administrator die Option Ändern der Anrufweiterleitungsziele für bestimmte Nebenstellen aktivieren. Damit können Benutzer das Weiterleitungsziel per Feature-Code selbst festlegen.

Typische Szenarien

Szenario 1: Büro mit Voicemail-Fallback

• Status Verfügbar: „Keine Antwort“ → Voicemail, „Wenn besetzt“ → Voicemail.
• Die Nebenstelle klingelt normal. Wird nicht abgenommen oder ist besetzt, springt die Voicemail ein.

Szenario 2: Aussendienst mit Mobilnummer

• Status Geschäftsreise: „Immer“ → Mobilnummer (externe Nummer).
• Alle Anrufe werden sofort auf das Mobiltelefon umgeleitet, ohne dass die Nebenstelle klingelt.

Szenario 3: Schnelle Umschaltung per Feature-Code

• Beim Verlassen des Arbeitsplatzes: *31⁣⁣⁣wählen → alle Anrufe werden weitergeleitet.
• Bei Rückkehr: *031 wählen → Weiterleitung deaktiviert, Nebenstelle klingelt wieder normal.

Bewährtes Vorgehen

• Konfigurieren Sie für jeden Anwesenheitsstatus sinnvolle Weiterleitungsregeln, damit keine Anrufe verloren gehen – auch wenn der Benutzer vergisst, den Status zu wechseln.
• Nutzen Sie „Keine Antwort“ → Voicemail als Mindest-Konfiguration für den Status „Verfügbar“.
• Aktivieren Sie zusätzlich „Wenn besetzt“ → Voicemail, damit auch bei laufenden Gesprächen keine Anrufe verloren gehen.
• Für Aussendienst oder Home-Office: Nutzen Sie „Immer“ → Mobilnummer im entsprechenden Status.
• Informieren Sie Benutzer über die Feature-Codes, damit sie die Weiterleitung auch ohne Portalzugang schnell umschalten können.
• Testen Sie die Konfiguration nach dem Einrichten, indem Sie einen Testanruf an die Nebenstelle tätigen.