Rufgruppen verwalten

Überblick

Eine Rufgruppe fasst mehrere Nebenstellen unter einer virtuellen Nummer zusammen. Wird diese Nummer angerufen, verteilt das System den Anruf nach der gewählten Klingelstrategie an alle Mitglieder — so wird sichergestellt, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt. Rufgruppen eignen sich ideal für Abteilungen wie Vertrieb, Support oder Buchhaltung.

Voraussetzungen

• Administrator-Zugang zur Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
• Mindestens zwei Nebenstellen müssen bereits vorhanden sein

Rufgruppe erstellen

1. Melden Sie sich im Admin-Portal der Virtual-Call Cloud-Telefonanlage an.
2. Navigieren Sie zu Anruffunktionen > Rufgruppe.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Konfigurieren Sie die Grundeinstellungen:
   • Nummer — Geben Sie eine virtuelle Nummer ein, über die die Gruppe erreichbar sein soll. Der Standardbereich ist 6300–6399.
   • Name — Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Vertriebsteam" oder „Support-Hotline").
5. Wählen Sie eine Klingelstrategie (siehe Abschnitt unten).
6. Legen Sie das Klingel-Timeout (s) fest — Wie viele Sekunden das System wartet, bevor es das nächste Mitglied anruft oder den Anruf an das Failover-Ziel weiterleitet. Verfügbar für alle Strategien ausser Benutzerdefiniert.
7. Fügen Sie Mitglieder hinzu, indem Sie Nebenstellen aus der verfügbaren Liste auswählen. Bei der Strategie Benutzerdefiniert können Sie für jedes Mitglied individuelle Verzögerungs- und Timeout-Werte festlegen.
8. Wählen Sie ein Failover-Ziel — Wohin der Anruf geleitet wird, wenn niemand antwortet (siehe Abschnitt unten).
9. Klicken Sie auf Speichern und Übernehmen.

Klingelstrategien

Wählen Sie die Strategie, die am besten zu Ihrem Team passt:

Optionale Einstellungen

• Begrüßungsansage — Eine Ansage, die dem Anrufer einmalig vor dem Klingeln abgespielt wird. Sie können wählen, ob die vollständige Ansage abgespielt werden soll, bevor die Mitglieder klingeln.
• Freizeichenton — Ein benutzerdefinierter Ton, der dem Anrufer während des Wartens auf die Annahme abgespielt wird (nach der Begrüßungsansage).
• Wartemusik – Musik, die dem Anrufer bei einem gehaltenen Gespräch abgespielt wird.
• UC Client Klingelton — Weisen Sie Rufgruppen-Anrufen einen eigenen Klingelton im Virtual-Call UC Client zu. So können Mitglieder Gruppenanrufe von direkten Anrufen unterscheiden.
• Verpasste Anrufe aufzeichnen — Protokolliert unbeantwortete Rufgruppen-Anrufe. E-Mail-Benachrichtigungen können für Gruppenmitglieder eingerichtet werden.

Failover-Ziel

Wenn kein Mitglied innerhalb des Klingel-Timeouts antwortet, wird der Anruf an das Failover-Ziel weitergeleitet. Verfügbare Optionen:

• Auflegen — Der Anruf wird beendet.
• Nebenstelle — Weiterleitung an eine bestimmte Nebenstelle.
• Nebenstellen-Voicemail — Weiterleitung an die Voicemail einer Nebenstelle.
• Gruppen-Voicemail — Weiterleitung an eine gemeinsame Voicemail (Rufgruppe, Warteschlange oder benutzerdefinierte Gruppe).
• IVR (Sprachmenü) — Weiterleitung an ein Sprachmenü.
• Rufgruppe — Weiterleitung an eine andere Rufgruppe.
• Warteschlange – Weiterleitung an eine Warteschlange.
• Externe Nummer — Weiterleitung an eine externe Telefonnummer.
• Ansage abspielen und auflegen — Spielt eine benutzerdefinierte Nachricht ab und beendet dann den Anruf.

Zeitbedingungen

Sie können eine Rufgruppe so konfigurieren, dass Anrufe ausserhalb der Geschäftszeiten oder an Feiertagen anders behandelt werden:

1. Aktivieren Sie die Option Zeitbedingung in der Rufgruppe.
2. Wählen Sie die zutreffende Zeitzone. Die unter Anrufsteuerung > Geschäftszeiten und Feiertage definierten Regeln für diese Zeitzone werden angewendet.
3. Legen Sie das Ziel ausserhalb der Geschäftszeiten fest — Wohin Anrufe ausserhalb der Geschäftszeiten geleitet werden.
4. Legen Sie das Feiertags-Ziel fest — Wohin Anrufe an Feiertagen geleitet werden.
5. Optional: Aktivieren Sie Feiertags-Ziel ignorieren, um auch an Feiertagen die Geschäftszeiten-Regeln anzuwenden.
6. Optional: Aktivieren Sie Feiertagsansage abspielen, um vor der Weiterleitung eine Feiertagsbegrüssung abzuspielen.

Beispiel

Szenario: Ein Unternehmen möchte, dass sein Vertriebsteam (3 Mitglieder) eingehende Anrufe gemeinsam entgegennimmt. Während der Geschäftszeiten sollen alle Telefone gleichzeitig klingeln. Ausserhalb der Geschäftszeiten sollen Anrufe an die Voicemail weitergeleitet werden.

1. Erstellen Sie eine Rufgruppe mit der Nummer 6300 und dem Namen „Vertriebsteam".
2. Wählen Sie als Klingelstrategie Alle gleichzeitig mit einem Timeout von 20 Sekunden.
3. Fügen Sie die drei Vertriebsnebenstellen als Mitglieder hinzu.
4. Setzen Sie das Failover-Ziel auf Gruppen-Voicemail.
5. Aktivieren Sie die Zeitbedingung, wählen Sie die passende Zeitzone und setzen Sie das Ziel ausserhalb der Geschäftszeiten auf Gruppen-Voicemail.

Häufige Probleme & Fehlerbehebung