Voicemail

Überblick

Voicemail ist eine zentrale Funktion Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage, die es Anrufenden ermöglicht, Nachrichten zu hinterlassen, wenn Annehmende nicht verfügbar sind. Sie können Voicemail für einzelne Nebenstellen, Gruppen und das gesamte System konfigurieren, um eine professionelle Kommunikation auch in Ihrer Abwesenheit zu gewährleisten.

Voraussetzungen

• Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
• Gültige E-Mail-Adressen für Voicemail-Benachrichtigungen
• Konfigurierte Nebenstellen oder Gruppen

Nebenstellen-Voicemail konfigurieren

Voicemail-Grundeinstellungen

Um Voicemail für eine einzelne Nebenstelle zu aktivieren und zu konfigurieren:

1. Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk → Nebenstelle → Bearbeiten
2. Öffnen Sie den Tab Voicemail
3. Aktivieren Sie den Schalter Voicemail aktivieren
4. Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen nach Bedarf

Verfügbare Einstellungen

Voicemail-Begrüssung konfigurieren

Begrüssungen nach Präsenzstatus

Sie können für jeden Präsenzstatus eine unterschiedliche Voicemail-Begrüssung festlegen:

• Verfügbar
• Abwesend
• Geschäftsreise
• Bitte nicht stören
• Mittagspause
• Arbeitsfrei

Für jede Begrüssung können Sie zwischen Standardbegrüssung (System folgen) oder einer benutzerdefinierten Aufzeichnung wählen. Nutzen Sie den Link «Begrüssungsverwaltung», um Ihre Aufzeichnungen zu verwalten und neue Begrüssungen zu erstellen.

Voicemail an E-Mail

Die Voicemail-an-E-Mail-Funktion ermöglicht es, dass Voicemail-Nachrichten automatisch als E-Mail-Anhang versendet werden:

Konfigurationsschritte

1. Im Voicemail-Tab der Nebenstelle finden Sie den Abschnitt Benachrichtigung neue Voicemail
2. Wählen Sie im Dropdown E-Mail-Benachrichtigungen mit Anhang schicken
3. Legen Sie fest, was nach der Benachrichtigung geschehen soll (Standard: Nichts unternehmen)
4. Wählen Sie im Dropdown Senden an die Option Benutzer E-Mail

Globale Voicemail-Einstellungen

Globale Einstellungen beeinflussen das Verhalten der Voicemail auf Systemebene. Sie finden diese unter Anruffunktionen → Voicemail → Voicemail-Einstellungen:

Optionen für Anrufende

Optionen für Nachrichten

Optionen für Begrüßungen

Voicemail-Nummer und automatische Bereinigung

• Voicemail-Nummer: Standardmässig auf 9999 gesetzt. Benutzer können diese Nummer anrufen, um ihre Voicemail-Nachrichten abzurufen. Sie können diese Funktion durch den Toggle deaktivieren.
• Max. Anzahl an Voicemails: Legen Sie fest, wie viele Voicemail-Nachrichten pro Benutzer gespeichert werden können (Standard: 100)
• Max. Speicherdauer: Bestimmen Sie, wie lange Voicemail-Nachrichten aufbewahrt werden (0 = unbegrenzt)

Gruppen-Voicemail

Gruppen-Voicemail erstellen

Gruppen-Voicemail ermöglicht es, dass mehrere Benutzer eine gemeinsame Voicemail-Box nutzen:

1. Navigieren Sie zu Anruffunktionen → Voicemail → Gruppen-Voicemail
2. Klicken Sie auf Hinzufügen
3. Geben Sie einen Namen und eine Nummer für die Gruppen-Voicemail ein
4. Wählen Sie den Modus (Standard: geteilt von Mitgliedern)
5. Konfigurieren Sie PIN-Authentifizierung und Voicemail-Optionen
6. Klicken Sie auf Speichern

Mitglieder und Begrüßung

1. Wählen Sie im Tab Allgemein die Gruppen-Mitglieder aus der Liste Verfügbar aus
2. Nutzen Sie die Suchfunktion, um schnell bestimmte Benutzer zu finden
3. Konfigurieren Sie die Gruppen-Voicemail-Begrüssung über den Link Begrüßungsverwaltung
4. Speichern Sie die Änderungen

Voicemail-Benachrichtigung für Gruppen

Wenn die Gruppen-Voicemail eine neue Nachricht erhält, kann die Telefonanlage automatisch voreingestellte Kontakte nacheinander anrufen:

1. Öffnen Sie den Tab Voicemail-Benachrichtigung
2. Definieren Sie die Maximale Anzahl von Anrufversuchen
3. Fügen Sie Kontakte zur Benachrichtigungsliste hinzu
4. Legen Sie für jeden Kontakt fest:
   • Aufrufreihenfolge (Reihenfolge der Benachrichtigungen)
   • Kontaktnummer
   • Anzahl der Anrufversuche pro Kontakt
   • Wiederholungsintervall (Wartezeit zwischen Anrufversuchen)
5. Speichern Sie die Konfiguration

Voicemail abrufen

Benutzer können Voicemail-Nachrichten auf verschiedene Arten abrufen:

• Virtual-Call UC Client: Voicemail-Nachrichten direkt in der Desktop- oder Mobile-Anwendung anhören und verwalten
• Telefon: Die Voicemail-Nummer (Standard: 9999) anrufen, um Nachrichten abzuhören
• E-Mail: Bei aktivierter Voicemail-an-E-Mail-Funktion erhalten Benutzer Benachrichtigungen mit Audio-Anhang

Bewährtestes Vorgehen

• PIN-Schutz: Aktivieren Sie PIN-Authentifizierung, um unbefugten Zugriff auf Voicemail-Nachrichten zu verhindern.
• • Begrüssungen aktuell halten: Aktualisieren Sie Ihre Voicemail-Begrüssungen regelmässig, besonders wenn sich Ihr Präsenzstatus ändert.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Nutzen Sie Voicemail-an-E-Mail, um wichtige Nachrichten nicht zu übersehen.
• Speicherlimits beachten: Überprüfen Sie regelmässig Ihre globalen Speichereinstellungen, um zu verhindern, dass alte Nachrichten unbemerkt gelöscht werden.
• Gruppen-Voicemail für Teams: Nutzen Sie Gruppen-Voicemail für Abteilungen oder Projektteams, um sicherzustellen, dass Nachrichten von mehreren Personen bearbeitet werden können.
• Benachrichtigungen konfigurieren: Für Gruppen-Voicemail mit hohem Nachrichtenaufkommen sollten Benachrichtigungen aktiviert sein, um schnelle Reaktionszeiten zu gewährleisten.

Neue Funktionen ab Version 84.23.0.24

Voicemail-Weiterleitung an mehrere Nebenstellen

Benutzer können ihre Voicemails jetzt an eine oder mehrere Nebenstellen weiterleiten — direkt über den Virtual-Call UC Client.

Zusätzlich wurde die Voicemail-Wiedergabe verbessert: Beim Abhören einer weitergeleiteten Voicemail über einen Funktionscode wird jetzt zu Beginn die Weiterleitungsquelle angesagt.