Überblick
Mit der Konferenzfunktion Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage können mehrere Teilnehmer gleichzeitig an einem Gespräch teilnehmen. Sie erstellen einen oder mehrere Konferenzräume mit eigener Nummer, optionalem Passwortschutz und definierten Moderatoren.
Teilnehmer treten einem Konferenzraum bei, indem sie die zugewiesene Konferenznummer wählen. Moderatoren haben erweiterte Rechte, z. B. das Stummschalten einzelner Teilnehmer oder das Beenden der Konferenz.
Voraussetzungen
- Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
- Mindestens eine konfigurierte Nebenstelle
- Eine freie interne Nummer für den Konferenzraum
Konferenzraum erstellen
Konferenzräume werden unter Anruffunktionen → Konferenz verwaltet. Alle Einstellungen und die Moderatorenzuweisung befinden sich auf einer gemeinsamen Seite.
- Navigieren Sie zu Anruffunktionen → Konferenz.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Konfigurieren Sie die Einstellungen (siehe Tabelle unten).
- Weisen Sie bei Bedarf Moderatoren zu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Einstellungen im Detail
| Einstellung | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Nummer | Die interne Nummer, die Teilnehmer wählen, um dem Konferenzraum beizutreten (z. B. 6500). | Ja |
| Name | Ein beschreibender Name für den Konferenzraum (z. B. „Teammeeting" oder „Vertrieb"). | Ja |
| Passwort Teilnehmer | Optionales Passwort, das Teilnehmer eingeben müssen, bevor sie der Konferenz beitreten. Leer lassen für offenen Zugang. | Nein |
| Passwort Moderator | Optionales Passwort für Moderatoren. Ermöglicht es, sich als Moderator zu authentifizieren und erweiterte Rechte zu erhalten. | Nein |
| Sprachansage | Sprache der Konferenz-Ansagen (z. B. Beitritts-/Verlassenston). Standard: Systemsprache. | Nein |
| Benutzerdefinierte Ansagesprache | Wenn aktiviert, können Sie eine eigene Ansagesprache für diesen Konferenzraum auswählen. | Nein |
| Auf Moderator warten | Wenn aktiviert, hören Teilnehmer Wartemusik, bis ein Moderator der Konferenz beitritt. Die Konferenz beginnt erst, wenn der Moderator anwesend ist. | Nein |
| Zulassen, dass User einladen dürfen | Wenn aktiviert, können Teilnehmer während der Konferenz weitere Personen einladen (Standard: aktiviert). | Nein |
Moderatoren zuweisen
Im unteren Bereich der Konfigurationsseite können Sie Moderatoren aus der Liste der verfügbaren Nebenstellen auswählen. Verschieben Sie die gewünschten Nebenstellen von Verfügbar nach Ausgewählt.
Moderatoren haben erweiterte Rechte innerhalb der Konferenz:
- Einzelne Teilnehmer stummschalten oder entfernen
- Die Konferenz für alle Teilnehmer beenden
- Bei aktivierter Option „Auf Moderator warten" startet die Konferenz erst mit dem Beitritt des Moderators
Einem Konferenzraum beitreten
Teilnehmer treten einem Konferenzraum bei, indem sie die zugewiesene Konferenznummer wählen (z. B. 6500). Je nach Konfiguration werden sie aufgefordert, ein Passwort einzugeben.
Beitritt über verschiedene Endgeräte
| Endgerät | So treten Sie bei |
|---|---|
| IP-Telefon | Konferenznummer wählen → ggf. Passwort eingeben |
| Linkus Desktop/Web Client | Konferenznummer im Wählfeld eingeben und anrufen |
| Linkus Mobile Client | Konferenznummer im Wählfeld eingeben und anrufen |
Konferenzraum verwalten
In der Übersicht unter Anruffunktionen → Konferenz sehen Sie alle erstellten Konferenzräume mit den Spalten:
- Nummer: Die Konferenznummer
- Name: Der Name des Konferenzraums
- Moderatoren: Die zugewiesenen Moderatoren
- Vorgänge: Aktionen wie Bearbeiten oder Löschen
Klicken Sie auf den Konferenzraum oder auf das Bearbeiten-Symbol unter Vorgänge, um die Einstellungen anzupassen.
Typische Szenarien
Szenario 1: Regelmäßiges Teammeeting
Für ein wöchentliches Team-Meeting mit fester Teilnehmergruppe:
- Erstellen Sie einen Konferenzraum mit einem einprägsamen Namen (z. B. „Teammeeting Vertrieb").
- Setzen Sie ein Teilnehmer-Passwort, um ungewollte Beitritte zu verhindern.
- Weisen Sie den Teamleiter als Moderator zu.
- Aktivieren Sie Auf Moderator warten, damit das Meeting erst beginnt, wenn der Teamleiter anwesend ist.
Szenario 2: Offener Konferenzraum
Für spontane Besprechungen ohne feste Struktur:
- Erstellen Sie einen Konferenzraum ohne Passwort.
- Lassen Sie Zulassen, dass User einladen dürfen aktiviert.
- Deaktivieren Sie Auf Moderator warten, damit Teilnehmer sofort miteinander sprechen können.
Szenario 3: Externe Teilnehmer einbinden
Wenn externe Teilnehmer per Telefon an der Konferenz teilnehmen sollen:
- Stellen Sie sicher, dass eine eingehende Regel existiert, die externe Anrufe an die Konferenznummer weiterleitet, oder richten Sie einen IVR-Menüpunkt ein, der zur Konferenz verbindet.
- Teilen Sie externen Teilnehmern die Einwahlnummer und ggf. das Passwort mit.
Best Practices
- Verwenden Sie Passwörter für Konferenzräume, die regelmäßig genutzt werden, um unbeabsichtigte Beitritte zu vermeiden.
- Aktivieren Sie Auf Moderator warten für formelle Meetings, damit die Konferenz erst beginnt, wenn der Organisator bereit ist.
- Vergeben Sie einprägsame Nummern für häufig genutzte Konferenzräume (z. B. 6500 für das Vertriebsteam).
- Weisen Sie mindestens einen Moderator zu, um die Konferenz bei Bedarf steuern zu können.
- Informieren Sie alle Teilnehmer über die Konferenznummer und ggf. das Passwort vor dem geplanten Termin.
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