Überblick
Der Präsenzstatus in Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage steuert, wie eingehende Anrufe für jede Nebenstelle behandelt werden. Sie können für jeden Präsenzstatus individuelle Einstellungen festlegen – darunter Anrufweiterleitung, Anrufstrategie, Zeitüberschreitung und weitere Optionen. Wenn ein Benutzer seinen Status wechselt, greifen automatisch die dafür hinterlegten Regeln.
Voraussetzungen
- Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
- Mindestens eine konfigurierte Nebenstelle
Verfügbare Präsenzstatus
Jede Nebenstelle verfügt über sechs vordefinierte Präsenzstatus. Für jeden Status können Sie alle Anwesenheits-Einstellungen individuell anpassen.
| Status | Typische Verwendung |
|---|---|
| Verfügbar | Normaler Arbeitsmodus. Alle Anrufe werden wie konfiguriert entgegengenommen. |
| Abwesend | Vorübergehend nicht am Arbeitsplatz. Sie können z. B. alle Anrufe an eine Vertretung oder Voicemail weiterleiten. |
| Geschäftsreise | Unterwegs oder auf Dienstreise. Ideal, um nur den UC Mobile Client klingeln zu lassen oder Anrufe an das Mobiltelefon weiterzuleiten. |
| Bitte nicht stören | Konzentrierte Arbeit oder Meeting. Alle Anrufe können direkt an die Voicemail weitergeleitet werden, ohne dass ein Gerät klingelt. |
| Mittagspause | Pause. Ähnlich wie abwesend, aber mit eigenen Weiterleitungsregeln. |
| Arbeitsfrei | Feierabend oder Wochenende. Anrufe können an die Voicemail oder eine Bereitschaftsnummer geleitet werden. |
Einstellungen pro Präsenzstatus
Um die Einstellungen eines Präsenzstatus zu bearbeiten:
- Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk → Nebenstelle.
- Klicken Sie bei der gewünschten Nebenstelle auf Bearbeiten.
- Öffnen Sie den Tab Anwesenheit.
- Wählen Sie den gewünschten Präsenzstatus-Tab aus (z. B. „Abwesend“).
Jeder Präsenzstatus-Tab enthält die folgenden Abschnitte:
Anrufweiterleitung
Legen Sie fest, wann und wohin Anrufe weitergeleitet werden – getrennt für interne und externe Anrufe. Eine ausführliche Beschreibung aller Weiterleitungsoptionen finden Sie im Artikel Anrufweiterleitung.
Anrufstrategie
Die Anrufstrategie bestimmt, welche Endgeräte bei einem eingehenden Anruf klingeln und in welcher Reihenfolge.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Zuerst anrufen | Wählen Sie die Endgeräte aus, die sofort beim Eingang eines Anrufs klingeln sollen. Verfügbare Optionen: Nebenstellenendgerät (Tischtelefon), UC Mobile Client, UC Desktop Client (Softphone), UC Web Client. |
| Als Zweites anrufen | Endgeräte, die erst klingeln, wenn die primären Geräte nicht antworten. Nützlich als Fallback-Strategie. |
Anrufzeitüberschreitung
Die Anrufzeitüberschreitung legt fest, wie viele Sekunden ein eingehender Anruf klingelt, bevor er als „nicht angenommen“ behandelt wird und die entsprechende Weiterleitungsregel greift.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Anrufzeitüberschreitung | Zeit in Sekunden, bevor ein nicht angenommener Anruf weitergeleitet wird. Standardwert: 30 Sekunden. Verfügbare Werte hängen von der Systemkonfiguration ab. |
Optionen
Zusätzliche Einstellungen, die das Anrufverhalten für den jeweiligen Präsenzstatus beeinflussen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Die Handynummer gleichzeitig anrufen | Wenn aktiviert, wird die hinterlegte Mobilnummer des Benutzers gleichzeitig mit den anderen Endgeräten angerufen. Optional kann ein Präfix für die ausgehende Nummer konfiguriert werden. |
| Push-Benachrichtigungen annehmen | Aktiviert Push-Benachrichtigungen für eingehende Anrufe auf dem UC Mobile Client. Empfohlen für den mobilen Empfang von Anrufen. |
| Anrufe von der Rufgruppe annehmen | Legt fest, ob die Nebenstelle im jeweiligen Präsenzstatus Anrufe aus Rufgruppen entgegennehmen soll. Deaktivieren Sie diese Option z. B. im Status „Bitte nicht stören“. |
| Automatische Änderung des Status des Agenten | Bestimmt, was mit dem Agenten-Status im Contact Center geschieht, wenn der Benutzer diesen Präsenzstatus aktiviert. Optionen: „Nichts unternehmen“, „Pause“ oder „Abmelden“. |
Typische Szenarien
Szenario 1: Geschäftsreise – nur mobil erreichbar
Ein Mitarbeiter ist unterwegs und möchte nur auf dem Smartphone erreichbar sein:
- Öffnen Sie den Präsenzstatus-Tab Geschäftsreise.
- Unter Anrufstrategie → Zuerst anrufen: Nur UC Mobile Client aktivieren.
- Unter Anrufweiterleitung → Externe Anrufe → Keine Antwort: Ziel auf Voicemail setzen.
- Speichern klicken.
Wenn der Mitarbeiter seinen Status im UC Client auf „Geschäftsreise“ setzt, klingelt nur noch das Smartphone.
Szenario 2: Bitte nicht stören – alle Anrufe an Voicemail
Während eines wichtigen Meetings sollen keine Anrufe durchkommen:
- Öffnen Sie den Präsenzstatus-Tab „Bitte nicht stören“.
- Unter Anrufweiterleitung: Aktivieren Sie immer für interne und externe Anrufe mit Ziel Voicemail.
- Unter Optionen: Deaktivieren Sie Anrufe von der Rufgruppe annehmen.
- Speichern klicken.
Szenario 3: Arbeitsfrei – Bereitschaftsnummer
Nach Feierabend sollen externe Anrufe an eine Bereitschaftsnummer weitergeleitet werden:
- Öffnen Sie den Präsenzstatus-Tab Arbeitsfrei.
- Unter Anrufweiterleitung → Externe Anrufe → Immer: Ziel auf die Bereitschafts-Nebenstelle oder externe Nummer setzen.
- Unter Anrufweiterleitung → Interne Anrufe → Immer: Ziel auf Voicemail setzen.
- Speichern klicken.
Bewährteste Vorgehen
- Konfigurieren Sie mindestens die Status Verfügbar, Abwesend und Bitte nicht stören für jede Nebenstelle, da diese am häufigsten genutzt werden.
- Nutzen Sie den Status Geschäftsreise für mobile Mitarbeitende, um nur den UC Mobile Client klingeln zu lassen und so die Akkulaufzeit der Tischtelefone zu schonen.
- Deaktivieren Sie Anrufe von der Rufgruppe annehmen im Status „Bitte nicht stören“ und „Arbeitsfrei“, damit die Nebenstelle in der Rufgruppe übersprungen wird.
- Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, den Präsenzstatus aktiv im UC Client zu wechseln – nur so greifen die konfigurierten Regeln.
- Nutzen Sie die Option „Automatische Änderung des Status des Agenten“, um Contact-Center-Agenten bei Statuswechsel automatisch in Pause zu setzen oder abzumelden.
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