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Anrufweiterleitung

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Überblick

Mit der Anrufweiterleitung Ihrer Virtual-Call Cloud-Telefonanlage können Sie eingehende Anrufe automatisch an ein anderes Ziel weiterleiten. Sie können Weiterleitungsregeln getrennt für interne und externe Anrufe konfigurieren – beispielsweise alle Anrufe dauerhaft umleiten, bei Nichtannahme an die Voicemail weiterleiten oder bei Besetzt an eine andere Nebenstelle senden.

Voraussetzungen

  • Administratorzugriff auf die Virtual-Call Cloud-Telefonanlage
  • Mindestens eine konfigurierte Nebenstelle

Weiterleitungsregeln konfigurieren

Die Anrufweiterleitung wird pro Nebenstelle im Tab „Anwesenheit“ konfiguriert. Sie können für interne und externe Anrufe jeweils unterschiedliche Regeln festlegen.

  1. Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk → Nebenstelle.
  2. Klicken Sie bei der gewünschten Nebenstelle auf Bearbeiten.
  3. Öffnen Sie den Tab Anwesenheit.
  4. Scrollen Sie zum Abschnitt Anrufweiterleitung.

callforward-rules-de.png

Verfügbare Weiterleitungsoptionen

Für beide Anruftypen (intern und extern) stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Option Beschreibung
Immer Alle eingehenden Anrufe werden sofort an das konfigurierte Ziel weitergeleitet, ohne dass das Telefon klingelt. Geeignet für dauerhafte Umleitungen, z. B. während einer Abwesenheit.
Keine Antwort Der Anruf wird weitergeleitet, wenn er innerhalb der eingestellten Anrufzeitüberschreitung nicht angenommen wird. Standardmäßig werden solche Anrufe an die Voicemail geleitet.
Wenn besetzt Der Anruf wird weitergeleitet, wenn alle Endgeräte der Nebenstelle besetzt sind. Standardmäßig werden diese Anrufe ebenfalls an die Voicemail geleitet.

Für jede aktivierte Option wählen Sie im Dropdown-Menü das gewünschte Weiterleitungsziel aus. Verfügbare Ziele sind unter anderem:

  • Voicemail
  • Nebenstelle (eine andere Durchwahl)
  • Rufgruppe
  • Warteschlange
  • IVR (Sprachmenü)
  • Externe Nummer
Tipp: Sie können interne und externe Anrufe unterschiedlich behandeln. So können Sie beispielsweise interne Anrufe bei Nichtannahme an eine Kollegin weiterleiten, während externe Anrufe an die Voicemail gehen.
Wichtig: Die Anrufweiterleitung wird pro Präsenzstatus konfiguriert. Das bedeutet: Sie können für jeden Status (Verfügbar, Abwesend, Geschäftsreise usw.) unterschiedliche Weiterleitungsregeln hinterlegen. Wenn ein Benutzer seinen Präsenzstatus wechselt, greifen automatisch die entsprechenden Regeln. Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Präsenzstatus & Anwesenheit“.

Besetzt-Verhalten konfigurieren

Zusätzlich zu den Weiterleitungsregeln können Sie im Tab Funktionen festlegen, wie sich die Nebenstelle bei besetzten Endpunkten verhält. Dies beeinflusst, wann die Weiterleitung bei Besetzt ausgelöst wird.

  1. Navigieren Sie zu Nebenstelle und Trunk → Nebenstelle → Bearbeiten.
  2. Öffnen Sie den Tab Funktionen.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt Anruf.

callforward-call-settings-de.png

Einstellung Beschreibung
„Besetzt bei Besetzt“ für alle Endgeräte Wenn aktiviert und eines der Endgeräte der Nebenstelle besetzt ist, werden neue eingehende Anrufe an allen anderen Endgeräten ebenfalls als besetzt behandelt und an das Besetzt-Ziel weitergeleitet. Dies verhindert, dass der Anruf auf einem anderen Endgerät klingelt, während der Benutzer bereits telefoniert.
Alle Ablehnungs-Modus für Endpunkte Wenn aktiviert und ein Endgerät einen eingehenden Anruf ablehnt, hören alle anderen Endgeräte der Nebenstelle auf zu klingeln. Der Anruf wird an das Besetzt-Ziel weitergeleitet.
Hinweis: Diese Einstellungen wirken sich nur auf eingehende Anrufe aus. Ausgehende Anrufe sind davon nicht betroffen.

Feature-Codes für Anrufweiterleitung

Benutzer können die Anrufweiterleitung auch direkt am Telefon über Feature-Codes (Tastenkombinationen) aktivieren oder deaktivieren, ohne sich in das Webportal einloggen zu müssen.

callforward-featurecodes-de.png

Funktion Aktivieren Deaktivieren
Alle Anrufe weiterleiten *31 *031
Umleiten bei Besetzt *32 *032
Weiterleiten bei keiner Antwort *33 *033
Tipp: Die Feature-Codes können vom Administrator unter Anruffunktionen → Funktionscode angepasst oder deaktiviert werden.

Typische Szenarien

Szenario 1: Abwesenheit wegen Urlaub

Sie möchten während Ihres Urlaubs alle Anrufe an eine Vertretung weiterleiten:

  1. Aktivieren Sie unter Anwesenheit → Anrufweiterleitung die Option Immer für interne und externe Anrufe.
  2. Wählen Sie als Ziel die Nebenstelle der Vertretung aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Alternativ können Sie am Telefon den Code *31⁣wählen um die unbedingte Weiterleitung schnell zu aktivieren.

Szenario 2: Verpasste Anrufe an Voicemail

Externe Anrufe sollen bei Nichtannahme an die Voicemail gehen, interne Anrufe an eine Kollegin:

  1. Setzen Sie unter Externe Anrufe → Keine Antwort das Ziel auf Voicemail.
  2. Setzen Sie unter Interne Anrufe → Keine Antwort das Ziel auf die gewünschte Nebenstelle.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Häufige Probleme

Problem Ursache Lösung
Anrufe werden trotz aktivierter Weiterleitung nicht umgeleitet Die Weiterleitung ist möglicherweise nur für interne oder nur für externe Anrufe konfiguriert Prüfen Sie, ob die Regel sowohl für interne als auch für externe Anrufe aktiviert ist
Weiterleitung bei Besetzt funktioniert nicht Die Option „Besetzt bei Besetzt“ ist nicht aktiviert, daher wird die Nebenstelle erst als besetzt erkannt, wenn alle Endgeräte gleichzeitig belegt sind. Aktivieren Sie unter Funktionen → Anruf die Option „Besetzt bei Besetzt“ für alle Endgeräte
Anrufe klingeln trotz Ablehnung auf anderen Geräten weiter Der Ablehnungs-Modus ist nicht aktiviert Aktivieren Sie unter Funktionen → Anruf die Option Alle Ablehnungs-Modus für Endpunkte

Bewährteste Vorgehen

  • Richten Sie für jede Nebenstelle mindestens eine Weiterleitung bei Nichtannahme ein, damit kein Anruf verloren geht.
  • Aktivieren Sie „Besetzt bei Besetzt“ für Benutzer mit mehreren Endgeräten (Tischtelefon und UC Client), um ein konsistentes Verhalten zu gewährleisten.
  • Informieren Sie Ihr Team über die Feature-Codes, damit Mitarbeitende die Weiterleitung bei Bedarf selbst am Telefon aktivieren können.
  • Denken Sie daran, die unbedingte Weiterleitung (immer) nach der Abwesenheit wieder zu deaktivieren – oder nutzen Sie den Code *031 zur schnellen Deaktivierung.

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